Sieben auf einen Streich: Tipps für ERP-Projekte

7. März 2012 um 14.42 Uhr
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Mit rund sechzig Mitarbeitenden ist die gravuretec in Erlach auf die Herstellung kundenspezifischer Produkte spezialisiert. Seit den 1990er Jahren verwendete das Unternehmen teilweise selbst entwickelte ERP- Insellösungen für verschiedene Bereiche. Um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben, entschloss sich die gravuretec, eine durchgängige ERP-Standardlösung einzuführen.

Erfahren Sie…

  • … welche Erfahrungen ein KMU mit einer ERP-Einführung gemacht hat.
  • … wie sieben Insellösungen durch eine integrierte Software ersetzt wurden.

Die gravuretec sa ist seit mehr als 80 Jahren der führende Schweizer Produktionsbetrieb für kundespezifische Industrieschilder, Skalen, Gehäuse, Frontplatten, Frontfolien, Folientastaturen und kompletten Eingabesysteme. Die Hauptabnehmer sind Kunden der Maschinen-, Apparate-, Elektro- und Elektronikindustrie. Die gravuretec hat sich auf kleinere bis mittlere Serien/Losgrössen zwischen 1 – 100’000 Stück spezialisiert, welche nur bedingt automatisiert gefertigt werden können. Die hohe Fertigungstiefe und die Möglichkeit, Kunden sehr kurzfristig zu bedienen, verschaffen dem Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile gegenüber Mitbewerbern.

Ausgangslage

Der langjährige Firmenerfolg der gravuretec beruhte unter anderem darauf, dass dem Ausbau kundenbezogener Dienstleistungen stets höchste Beachtung geschenkt wurde. Demgegenüber stagnierten die eingesetzten Informatiklösungen und machten Veränderungen wie z.B. die Einführung des ISO 9001-2001 QS-System nie mit. Sie blieben als Insellösungen mit unterschiedlichen Datenbanken seit Anfang der 1990er Jahre auf den Einsatz in einzelnen Bereichen beschränkt. Der Export von Daten oder Auswertungen in Office-Anwendungen oder das Speichern als PDF-Dokumente blieb Wunschdenken. Die fehlenden ERP-Funktionalität konnte nur mit grossem Einsatz von personellen Ressourcen und diversen Hilfsmitteln wie Ablagesystemen, Stempeln, Handzettel, Doppelerfassungen usw.  kompensiert werden. Nebst Selbstdisziplin verlangte dies auch viel Eigenverantwortung, um Fehler möglichst zu vermeiden. Ein weiterer Nachteil bestand darin, dass viel Know-how bei einzelnen Mitarbeitern “gebunkert“ war. Neue Mitarbeiter benötigten eine lange Einführungszeit, bis sie sich das nötige Prozess- und Organisationswissen angeeignete hatten.

Zielsetzung

Das Ziel war genauso klar wie komplex: Alle bestehenden Insellösungen mussten durch eine neue,  durchgängig integrierte ERP-Standardlösung ersetzt werden, um die Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu beschleunigen. Davon betroffen waren in erster Linie die Bereiche  Produktkonfiguration, Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Prozesskostenrechnung, Verkauf, CRM, Einkauf und Produktionsplanung und -steuerung sowie Finanz-, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Banking, Lohn, Personal- und Zeitwesen. Gewünscht war eine modular aufgebaute Lösung, welche sich flexibel und optimal an die Anwenderbedürfnisse anpassen liess.

Zudem sollte die Release-Fähigkeit auch bei Anpassungen der Standartfunktionen nicht gefährdet werden. Sämtliche Betriebsdaten sollten künftig zentral in einer Datenbank verwaltet werden können, um Redundanzen zu vermeiden. Dadurch sollte die Möglichkeit geschaffen werden, die Daten unternehmensweit real-time und transparent zu nutzen; eine wichtige Voraussetzung, um die Chancen auf dem Markt besser und effizienter wahrnehmen zu können. Die ERP-Projektphase sollte zudem genutzt werden, nicht wertschöpfende Abläufe und Strukturen zu optimieren.

Lösungskonzept/Vorgehen

Um sich einen ersten Überblick zu verschaffen, wurden auf der topsoft während eines Tages rund zehn mögliche Anbieter unter die Lupe genommen, welche über Produkte mit einem integrierten PPS-Modul verfügten und sämtliche Leistungen aus einer Hand anbieten konnten. Aufgrund des Messebesuchs legte sich die gravuretec auf fünf Anbieter fest, welche alle ein detailliertes Pflichtenheft inklusive Drehbuch für ein Demo-Beispiel erhielten. Die jeweiligen Präsentationen wurden vom Projektteam benotet und die Stärken und Schwächen festgehalten. Auf dieser Basis fiel die Wahl schlussendlich auf eNVenta ERP des Implementierungspartners Probyt, welche die ERP-Einführung mit Beratung, Schulung, Datenmigration und Parametrierungsdienstleistungen unterstützte.

Das System wurde auf einem Datenbank- und Applikationsserver der gravuretec installiert. Beim Produktivstart anfangs Januar 2011 wurden alle eNVenta Module inklusive Personalzeit- und Betriebsdatenerfassung in Betrieb genommen. Durch den Einsatz von Crystal Report wurde dafür gesorgt, dass die Anwender ihre eigenen individuellen „real time“ Auswertungen/Cockpits für den Verkauf,  Geschäftsleitung bzw. Verwaltungsrat erstellen können.

Für die Zukunft ist die Einführung eines Produktkonfigurators geplant, um regelbasierendes Produktwissen für Angebote und die  Auftragsabwicklung zu automatisieren. Angedacht ist auch die Einführung eines DMS-Systems. Beide Erweiterungen werden ebenfalls in eNVenta ERP integriert.

Was die Einführung eines ERP-Systems für ein Unternehmen wie die gravuretec sa bedeutete, brachte Willy Herren, Abteilungsleiter und Mitglied des ERP-Projektteams, auf den Punkt:  «ERP Einführung ist Knochenarbeit. Für uns hiess ERP Ein Riesengrosses Projekt nebst dem  Tagesgeschäft und der stark anziehenden Auftragslage.» Das Projekt lieferte aber auch viele Erkenntnisse, welche die gravuretec (CEO Marco Dalla Bona) anderen Unternehmen nachfolgend als Tipps zur Verfügung stellt.

  1. Entscheidet die Teppichetage alleine über das zu beschaffende ERP Produkt und delegiert  die Einführung an einen internen Projektleiter ohne umfassende Kompetenzen, ist die   Akzeptanz und die Bereitschaft für das neue ERP System eher gering. Dadurch dauert die Einführung meist länger als geplant mit der Konsequenz von Kostenüberschreitungen (wir haben das eher knapp bemessene Budget um lediglich 2% überschritten).
  2. Die Kern-User aus jeder Abteilung müssen im Projektteam mitentscheiden können, welches ERP System beschafft wird, denn sie arbeiten schlussendlich täglich mit dem System.
  3. Ein ERP-Projekt ist Chefsache – und zwar vom Pflichtenheft über die Evaluation bis zur Detailumsetzung! Kein externer Berater kann Ihnen die Hausaufgaben abnehmen! Sie werden erstaunt sein, wie ein solches Projekt Ihren   persönlichen Horizont erweitert. Danach wissen Sie im Detail, wie jeder einzelne Prozess abläuft und können diesen so auch optimieren.
  4. Wir sind keine EDV-Profis sondern reine Anwender. Im Projektteam haben wir uns aber autodidaktisch 3 x pro Woche à 2 Std. von Modul zu Modul durchgearbeitet. Unser Ziel war es, die Geschäftsprozesse so schlank wie möglich jedoch so umfassend wie nötig abzubilden. So war unser 6-köpfiges Projektteam über den Gesamtgeschäftsprozess umfassend informiert und in der Lage, die User beim Projektstart optimal zu unterstützen. Vom Implementierungspartner haben wir nur 4 Tage Vorort-Schulung benötigt.
  5. Die ERP Einführungsphase sollte in einem KMU nicht länger als 3-4 Monate dauern. Jede Verschiebung des Produktivstart-Termins stellt den Projekterfolg in Frage.
  6. Es ist eine Illusion, das System während der Projektphase zu 100 % an die Bedürfnisse anpassen zu wollen. Wir setzten 3 Monate Zeit nach dem Produktivstart ein, um das System bis ins Detail optimal an unsere Bedürfnisse und Prozesse anzupassen. Es empfiehlt sich dabei, eine Pendenzenliste zu führen und diese wöchentlich zu aktualisieren.
  7. eNVenta ERP ist für uns das geeignete Produkt bezügl. Ergonomie/Usability,  Funktionsabdeckung, Durchgängigkeit, Releasefähigkeit und moderner Technologie.  Wir konnten nach nur 4 Monaten Einführungsphase zum Produktivstart hin 80 % der Funktionalitäten inkl. Produktionssteuerung in Betrieb nehmen.
  8. Wichtig ist, dass ein Implementierungspartner zur Verfügung steht, der einem bei Bedarf unterstützt. Die Probyt Systems AG hat uns beispielsweise gerade bei der Datenübernahme aus den sieben alten Systemen professionell und umfassend geholfen.
  9. Positiv überrascht hat uns, dass bei Updates oder Releasewechseln unsere  individuellen Parametrisierung jeweils sauber an die neue Version übergeben wurden.
  10. Kann sich (wenn er die Fähigkeit dazu hat!) der Implementierungspartner umfassend in die   vorliegenden Geschäftsprozesse „einleben“, verkürzt sich die Projektdauer wesentlich!
  11. Datenhoheit war für uns immer ein zentrales Thema. Wir führen über 55‘000 individuelle  Kundenartikel inkl. komplexen mehrstufigen Stücklisten und Arbeitsplänen; da spielt  die Datenverfügbarkeit und der Datenschutz eine zentrale Rolle. ERP on Demand oder eine Cloud Lösung kam deshalb für uns nie in Frage.

Durch das schlanke Datenmodell und die eNVenta-Internettechnologie haben auch unsere   Aussendienstmitarbeiter immer einen effizienten Zugang zum System, egal wo Sie sich gerade aufhalten.

Resultat/Fazit

Marco Dalla Bona, Geschäftsführer der gravuretec sa, zieht eine äusserst positive Bilanz nach der Einführung der neuen ERP-Lösung: «Es ist bezeichnend, dass wir von Kunden oder Lieferanten nicht selten benachrichtigt werden, dass sie wegen einer ERP-Umstellung nur eingeschränkt liefern können. In unserem Fall haben unsere Kunden und Lieferanten von der Einführung nichts gespürt; im Gegenteil, wir konnten von Beginn weg unsere Kunden noch besser bedienen. Unsere Ziele haben wir erreicht: vollständige Prozesstransparenz, Beschleunigung und gleichzeitige Beruhigung der Geschäftsprozesse, Beseitigung der Datenredundanz und als oberstes Ziel, nicht mehr sondern intelligenter zu arbeiten.

IT-Konkret

Anwender gravuretec sa
3235 Erlach
www.gravuretec.ch
Anbieter PROBYT Systems AG
8500 Frauenfeld
www.probyt.ch
 
Lösung eNVenta ERP
Anzahl User 23