Auftragsabwicklung und Produktion nach Mass

9. März 2012 um 8.11 Uhr
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Bei der Fluora Leuchten AG wurde die eingesetzte ERP-Lösung ABACUS optimal den Kundenanforderungen angepasst. Dazu gehören zum Beispiel die Versionierung von Offerten, ein „Abteilungsleitstand“ für die Freigabe von Produktionsaufträgen oder die auftragsorientierte Einkaufsdisposition. Da einige dieser Funktionen auch von anderen Bauzulieferern benötigt werden, wurden die individuellen Anpassungen in die Standardversion übernommen.

Erfahren Sie in dieser Fallstudie:

  • … mit welchen Massnahmen Auftragsabwicklung und Produktion optimiert wurden.
  • … weshalb sich individuelle Softwareanpassungen durchaus lohnen können.

Das Unternehmen Fluora Leuchten wurde 1946 in Herisau gegründet. Es produziert und montiert mit Zweigstellen in Aarwangen und Stuttgart Licht- und Leuchtsysteme sowie Lichtkörper und gehört in diesem Bereich zu den führenden Anbietern der Schweiz. Jeder Auftrag ist individuell und erfordert von den Mitarbeitern eine hohe Fachkompetenz und eine gute Kommunikationsfähigkeit mit den Kunden.

Die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten und individuelle Formgebung lassen kreative Lichtlösungen zu, welche im Stammhaus in Herisau konstruiert und produziert werden.

Ausgangslage

In den vergangenen Jahren wurde das Geschäft der Fluora Leuchten AG strategisch neu ausgerichtet. Die Blech- und Kunststoffverarbeitung wurde ausgelagert, und die Firma konzentriert sich auf das Projektgeschäft mit der technischen Konstruktion und Umsetzung von Lichtlösungen. Früher waren vor allem Privatkunden die Abnehmer der Leuchten; heute sind es primär Architekten und Elektroplaner. Die veränderte Auftragssituation führte dazu, dass die Verkaufsabteilung Funktionen von ihrer bisherigen ERP-Softwarelösung benötigte, die diese nicht bieten konnte.

Zielsetzung

Für ein Unternehmen der Produktions- und Konstruktionsbranche wie Fluora ist ein effizientes Handling der Aufträge zentral. Dementsprechend wurde eine Standardsoftware gesucht, welche dank ihrer Flexibilität und Erweiterbarkeit die Möglichkeiten bietet, individuelle Anpassungen vorzunehmen. Zudem wurde von der neuen Lösung erwartet, dass alle Kundenaufträge in Produktion und Montage schlank und effizient abgewickelt werden können.

Lösungskonzept/Vorgehen

Nach einer langen Evaluationsphase favorisierte das Projektteam zwei ERP-Lösungen. Als Unternehmen mit Produktionsstandort Schweiz entschied sich die Fluora für ABACUS und damit für eine Software „made in Switzerland“. In einem Workshop legten die Geschäftsleitung der Fluora und die Projektleiter der St. Galler ABACUS-Partnerin bsb.info.partner die zu erreichenden Ziele fest. Danach wurden die wichtigen Unternehmensprozesse mit den internen Spezialisten in verschiedenen Arbeitsgruppen definiert, um sie mit Hilfe der ABACUS-Standardfunktionen und -Erweiterungen auf Basis von OLE-Schnittstellen und Scripts abzubilden. Zu den Kundenanpassungen gehören u.a.:

  • Produktionsrelevante Informationen wie z.B. die Sonderlänge von Leuchten werden nur noch einmal erfasst. Die Masse werden danach von allen Folgeprozessen übernommen, sei es in der Produktion für die Materialberechnung oder im Einkauf für die korrekte Fremdbeschaffung. Im Lager wird zudem der korrekte Einstandspreis durch das System errechnet und nachgeführt.
  • Modifikationen an Standardleuchten werden im Verkaufsauftrag durch den Sachbearbeiter vermerkt.  Damit wird der gesamte Ablauf von der Preisfindung über den Einstandspreis bis zur Steuerung der Logistik unabhängig vom Prozess der Standardleuchten gesteuert. Fehlerquellen konnten so markant reduziert werden.
  • Die Zusatzfunktion „Versionierung von Offerten“ verwaltet alle Preisanfragen zu einem bestimmten Objekt, für welches verschiedene Lichtplaner und Elektriker Offerten bei Fluora einholen. Durch die Versionierung wird verhindert, dass die Offertstatistik durch Mehrfachanfragen verfälscht wird. Die einzelnen Offerten können dabei trotzdem mit unterschiedlichen Konditionen oder individueller Ausprägungen ausgestellt werden.
  • Die Funktion Lieferzeitkategorie steuert die Termine im Verkaufsauftrag gemäss den Vorgaben der Produktion. Grundlage ist die voraussichtliche Produktionszeit. Alle Produkte werden einer bestimmten Produktgruppe mit unterschiedlichen Produktionszeiten zugeordnet. Diese werden wöchentlich festgelegt, wobei sich bei jedem Verkaufsauftrag automatisch das jeweils früheste mögliche Lieferdatum berechnen lässt.
  • Für den optimalen Einkauf von Handelsprodukte nach Objekten, wurde die Zusatzfunktion „Auftragsorientierte Einkaufsdisposition“ entwickelt. Damit werden Bestellungen aufgrund der vorgegebenen Bauetappe und der hinterlegten Lieferzeit termingerecht ausgeführt. Bei der Bestellung werden die nötigen Referenzen sowohl im Verkaufsauftrag als auch auf der Bestellung automatisch eingetragen.
  • Produkte wie Lichtsysteme müssen aufgrund von Änderungen am Objekt nach Auftragsvergabe oft angepasst werden. Dies bedeutete für Fluora bisher, Produktionsdokumente im ganzen Betrieb einzusammeln und zu ersetzen.Mit der speziell zum ABACUS-PPS entwickelten Funktion „Abteilungsleitstand“ sieht eine Produktionsabteilung die Aufträge erst nach der Freigabe und beim effektiven Startdatum des Arbeitsgangs. Beim erstmaligen Aufruf des Produktionsauftrags werden automatisch die dazugehörigen Produktionspapiere und Konstruktionszeichnungen ausgedruckt.
  • Eine wesentliche Optimierung in der Prozessabwicklung ist die EDI-Integration der beiden Zulieferer für Blech- und Plexiglasteile. Damit können auch Kleinteile und Kleinstaufträge wirtschaftlich ausgelagert werden. Da beide Zulieferer auch die ABACUS Business Software einsetzen, werden Bestellungen aus dem Einkaufsmodul der Fluora direkt an die Kommunikationsplattform AbaNet geschickt, von wo diese vom Lieferanten automatisch abgeholt und im Verkaufsprogramm als Auftrag angelegt wird. Die Rechnung geht denselben Weg – einfach in entgegengesetzter Richtung.

Resultat/Fazit

Seit 2009 ist die ABACUS-Standardsoftware mit der Auftragsbearbeitung und dem PPS bei Fluora im Einsatz. Die vom Einführungspartner entwickelten Zusatzfunktionen vereinfachen verschiedene Abläufe, indem sie durchgängige Daten vom Einkauf über die Produktion bis zum Verkauf liefern und in der Lage sind, Objektgeschäfte zu unterstützen oder mehrere Adressen pro Auftrag mit unterschiedlichen Konditionen bzw. Rabatten zu führen. Mehrere der von bsb realisierten Zusatzfunktionen wurden in die neue Standardversion der Auftragsbearbeitungssoftware übernommen und stehen somit allen ABACUS-Kunden zur Verfügung. Sowohl die Projekttermine als auch das Budget wurden eingehalten. Laut Remo Eccher, CEO Fluora Leuchten AG, hat es sich bei der Einführung bewährt, die Leitplanken für die Systemausgestaltung durch die Geschäftsleitung vorzugeben, das Feintuning dann aber den einzelnen Fachabteilungen zu überlassen. Für den Erfolg des Projektes sei es auch wichtig gewesen, dass für die verschiedenen Teilprojekte dedizierte Projektverantwortliche bestimmt waren. Die realisierte Lösung hat sich in der Praxis bestens bewährt und wird sukzessive zu einem zentralen Arbeitswerkzeug ausgebaut. Geplant ist die zentrale Datenablage der Pläne in den Dossiers zum jeweiligen Objekt und Kunden. Zudem sollen die auf der Website präsentierten Handelsartikel direkt aus dem Produktstamm der ABACUS-Software aufbereitet werden.

IT-Konkret

Anwender Fluora Leuchten AG
9100 Herisau
www.fluora.ch
Mitarbeiter 220
Anbieter bsb.info.partner AG
8957 Spreitenbach
www.bsb-info-partner.ch
 
Lösung ABACUS Business Software
Branche Textilmaschinenbau
Anzahl User Auftragsbearbeitung: 76, PPS: 42, Leistungs-/Projektabrechnung: 44, Finanzbuchhaltung: 6, Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung: 8, Lohnbuchhaltung/HR: 4