Mit dem EDV-Obligatorium reagiert die Zollverwaltung auf die Forderungen nach einer vereinfachten Exportabwicklung, welche gleichzeitig die Papierflut reduziert und alle Ausfuhrnachweise lückenlos nachvollziehbar macht. Die Vorteile liegen auf der Hand, entfallen doch aufwändige Arbeiten gegenüber dem heutigen Formularverfahren wie

  • Drucken der Formulare
  • Faxen der Dokumente an den Spediteur
  • Kontrollliste der ausstehenden Ausfuhrdeklarationen
  • Ausfuhrdeklarationen sammeln und zusammensuchen
  • Fehlende Ausfuhrdeklarationen bei den Spediteuren monieren
  • Archivieren der Ausfuhrdeklarationen
  • Probleme/Bussen bei MWST-Kontrollen bei fehlenden Ausfuhrdeklarationen

Exporteure müssen sich entscheiden

Jeder Exporteur muss sich im Verlaufe dieses Jahres entscheiden, wie er inskünftig die Exporte abwickeln will. Es stehen ihm zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Entweder er übergibt die Ausfuhranmeldung dem Spediteur oder er beschafft sich eine eigene Software und meldet seine Exporte selbst beim Zoll an. Firmen, die bereits auf e-dec Export gewechselt haben, sind von dieser Umstellung nicht mehr betroffen.

Variante 1: Abwicklung durch einen Spediteur

Der Exporteur übergibt dem Spediteur die Dokumente wie Rechnung, Speditionsauftrag, EUR.1 etc. Der Spediteur meldet die Ausfuhr dem Zoll elektronisch an. Dabei stehen ihm während einer Übergangsfrist nebst dem neuen e-dec Export auch noch das bisherige NCTS (rosa Ausfuhrbeleg 11.38) zur Verfügung. Nach der Ausfuhr schickt der Spediteur dem Exporteur eine E-Mail mit der  neuen elektronischen Veranlagungsverfügung (eVV) oder sendet ihm per Post noch den rosa Ausfuhrbeleg zu. Der Exporteur muss die im Mail angehängte eVV bei sich während 10 Jahren elektronisch archivieren. Das mitgelieferte PDF ist nur zur Visualisierung – und daher für die MWST-Verwaltung nicht gültig. Bei der Anmeldung durch den Spediteur muss der Exporteur daher eine minutiöse Kontrolle führen, wem er welchen Auftrag übergeben hat und ob der entsprechende Ausfuhrnachweis (papierförmig oder elektronisch) eingetroffen ist. Die Spediteure verlangen für die e-dec Abwicklung Zusatzkosten von 15 bis 25 Franken.

Variante 2: Eigene Software einsetzen

Der Exporteur beschafft sich eine eigene Software für die Exportabwicklung. Dort erfasst er die Exportdaten, sendet diese an den Zoll und erhält ein PDF mit der Ausfuhrliste. Diese übergibt er dem Spediteur mit den anderen Exportdokumenten. Nach der erfolgten Ausfuhr holt seine Software die eVV beim Zoll ab und archiviert sie automatisch. Auf dem Bildschirm hat der Exporteur jederzeit die Übersicht über all seine Exporte. Auf dem Markt sind Softwaren mit Jahreskosten ab 280 Franken erhältlich. Für Kleinstexporteure und Private stellt der Zoll auch die Internetzollanmeldung e-dec web gratis zur Verfügung. Diese eignet sich jedoch nur für Selbstverzoller und allenfalls für Komplettladungen. Stückgutsendungen mit e-dec web werden Spediteure nicht annehmen, da e-dec web nur eine teilautomatische Lösung ist.

Auch Importe von EDV-Obligatorium betroffen

Mit der Einführung des EDV-Obligatoriums gibt es auch bei den Importbelegen grosse Veränderungen. Die heutigen gelben Importbelege werden abgeschafft. Neu gibt es auch dort nur noch eine elektronische Veranlagungsverfügung. Diese muss der Importeur mittels seiner ZAZ-Nummer (ZAZ = Zentralisiertes Abrechnungsverfahren der Zollverwaltung) selbst beim Zollserver abholen oder der Spediteur holt sie ab und leitet sie per E-Mail an den Importeur weiter. Diese evv.xml müssen ebenfalls während 10 Jahren elektronisch archiviert werden. Die meisten Softwarehersteller mit e-dec Export-Lösungen erweitern in der nächsten Zeit ihre Software dahin, dass diese die eVV Importdeklaration automatisch beim Zoll abholen und gesetzeskonform archivieren können. Diese Programme können allenfalls auch nur für den Bereich Import eingesetzt werden.

Umstellung möglichst rasch vollziehen

Dominique Zihlmann, Geschäftsführer der TransSoft GmbH, empfiehlt allen Exporteuren und Importeuren möglichst rasch den Wechsel auf e-dec zu vollziehen: „Die Vorgaben sind klar und die entsprechenden Software-Angebote wie ExpoVit®e-dec verfügbar. Einem Wechsel steht nichts im Wege und zahlt sich aus, da der Aufwand beim Export und Import deutlich reduziert wird.“ Die Umstellung ist in der Regel absolut problemlos.