ERP aus der Wolke: Eine saubere Sache für die Beropur AG

21. Mai 2012 um 8.50 Uhr
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Wer als Mechaniker, Spengler oder Drucker richtig anpackt, kommt um eine Reinigung von Oberflächen und Händen nicht herum. Die Beropur AG bietet hierzu ein umfassendes Sortiment. Direkte Kontakte durch den Aussendienst sowie ein moderner Webshop spielen eine zentrale Rolle. Sämtliche Geschäftsprozesse finden dank myfactory in der «Cloud» statt.

Als sich die Beropur AG entschloss, ihre in die Jahre gekommene ERP-Software durch eine moderne Gesamtlösung zu ersetzen, war ihre IT-Landschaft durch verschiedene, anfällige Insellösungen geprägt. Auch die Tablet-PC-Schnittstelle der Aussendienstmitarbeitenden entsprach nicht mehr dem aktuellen Stand. Der Entschluss, den Schritt in die Zukunft mit einer Cloud-Lösung zu machen, beruhte auf dem Wunsch nach besserer Verfügbarkeit, mehr Sicherheit, tieferen und kalkulierbaren Kosten, flexibler Skalierbarkeit und nach einer einfacheren Systemverwaltung. Als Beginn der Evaluationsphase nahm man die topsoft, Messe für Business Software, zum Anlass. Der direkte Kontakt mit verschiedenen Anbietern führte auch zur Begegnung mit myfactory Software Schweiz, der Schweizer Landesvertretung von myfactory. Die präsentierten Möglichkeiten und Funktionen der SaaS-Lösung entsprachen schlussendlich genau den Vorstellungen der Beropur AG.

Auftreten des Anbieters mitentscheidend

Wesentlich zum Entscheid der Beropur für die neue ERP-Lösung beigetragen hat das angenehme und kompetente Auftreten des myfactory-Teams. Bereits vor Vertragsunterzeichnung legten die Projektbeteiligten Wert auf ausführliche Detailabklärungen. Einige wichtige Funktionen wie die VOC-Lenkungsabgabe für die Emission flüchtiger organischer Verbindungen (VOC = volatile organic compounds) wurden gar ohne Kostenfolge von myfactory in den Standard übernommen. Besonders begrüsst hat Beropur aber auch die angemessene und transparente Kostenstruktur der Software-Abonnements. Und auch wenn myfactory eigentlich ein deutsches Produkt ist, überzeugte der unabhängige Schweizer myfactory Anbieter dank lokaler Beratung und Softwareentwicklung auf der ganzen Linie.

Kleine Firma mit komplexen Anforderungen

Wie viele Unternehmen in der Schweiz zählt auch die Beropur mit ihren 8 Mitarbeitenden eher zu den kleinen Firmen. Trotzdem waren die Anforderungen alles andere als trivial. Der integrierte Online-Shop und die iPad-Anbindung des Aussendienstes gehörten dabei zum Pflichtprogramm, welches myfactory zu bewältigen hatte. Ganz ohne individuelle Anpassungen ging es dabei nicht. Genau hier zeigte sich aber auch die Stärke des Anbieters: Dank eigener Entwicklerressourcen konnte jede Hürde problemlos gemeistert werden. Die Messlatte für die Qualität des Systems sind jedoch schlussendlich die Kunden, welche einen übersichtlichen und bequemen Bestellprozess erwarten. Dank myfactory können die beiden wichtigen Vertriebskanäle der Beropur – Aussendienst und Online-Shop – gleichzeitig bedient werden. So können die Kunden die gewünschten Produkte jederzeit übers Web bestellen, während der Aussendienst live und vor Ort Aufträge übers iPad auslösen kann.

Einführung von Cloud-Lösungen nicht unterschätzen

Wer sich wie die Beropur AG für eine Cloud-Lösung entscheidet, stellt rasch fest, dass die sofortige Software-Bereitstellung deutlich einfacher ist als bei einer On-Premise-Lösung. Die Software „funktioniert“ standardmässig. Allerdings muss auch diese auf die Geschäftsprozesse des Anwenders abgestimmt werden. Auch ein Cloud-Projekt bleibt ein Projekt. Beropur konnte diesbezüglich von ihrem Lösungspartner in Form diverser Dienstleistungen wie Beratung, Konzeption, Programmierung, Parametrierung und Schulung profitieren. Eine SaaS-Lösung muss nicht starrer Standard sein – das bewiesen die eigenen Software-Entwickler von myfactory Schweiz, welche für Beropur gezielt einige speziell wichtige Funktionen programmierten. Während der ganzen Einführungsphase unterstützte der Lösungspartner myfactory Schweiz die Anwender aktiv im Projekt und stellte bei Bedarf Ressourcen und Spezialisten zur Verfügung. Kurze Kommunikationswege eliminierten das Risiko von Missverständnissen. Empfehlenswert war auch die Terminplanung: Dank einer grosszügigen Anfangsplanung konnten Engpässe ausgeglichen werden, so dass es zu keinerlei Auftragsausfällen kam. Gerade bei der komplexen Einführung von Gesamtlösungen sind Zeitreserven oft entscheidend für den Projekterfolg. Fazit: Das Ressourcen- und Zeitmanagement ging auch in hektischen Zeiten auf, so dass eine sehr gute Umsetzung gelang.

Hohe Anwenderzufriedenheit

Der bekannte Effekt „früher war alles besser“ ist nach der Einführung von myfactory nicht eingetreten. Die Akzeptanz der Mitarbeitenden ist hoch und die Programmlogik der neuen Lösung wird durchwegs geschätzt, auch wenn sich der eine oder andere umstellen musste. Schlussendlich profitieren aber alle von der Durchgängigkeit des Gesamtsystems. Beim Aussendienst ist natürlich die iPad-Funktionalität besonders beliebt, welche genau auf die Beropur abgestimmt wurde. Einzig die Abdeckung bzw. Datenübertragungsgeschwindigkeit in ländlichen Gebieten durch die Telekom-Anbieter lässt teilweise noch etwas zu wünschen übrig, doch hier soll ja mit LTE auch bald Abhilfe nahen.

Gelungener Schritt in die Cloud

Die Beropur zieht ein äusserst positives Fazit, was ihren Entscheid für eine Cloud-Lösung betrifft. Mit myfactory konnte eine sehr gut integrierte Plattform in Betrieb genommen werden, welche ohne externe Schnittstellen auskommt. Ausser für einfache Endgeräte (PC, Drucker, Notebook, iPads) hat die Beropur heute nur noch geringe Hardwarekosten. Die Administration der Geräte und der Systemumgebung ist einfach und kann selber bewältigt werden. Mittelfristig erwartet Beropur merklich tiefere Kosten und Zeitaufwand für die IT, so dass sie sich vermehrt um das eigentliche (gewinnbringende) Geschäft kümmern kann.

Anwender-Tipp

„Auch bei der Einführung einer Cloud-ERP-Lösung darf der eigene Aufwand, speziell in einer kleinen Firma wie der unseren, nicht unterschätzt werden. Schliesslich betrifft das System das gesamte Unternehmen. Wichtig ist, dass alle vom Gleichen sprechen, denn insgesamt gibt es einiges zu definieren und migrieren, bis alles am richtigen Platz sind.“Mirco Beerli, Geschäftsführer Beropur AG

 

Info-Box

Die Beropur AG wurde 1971 in St. Gallen von Mario und Heinz Beerli gegründet. Zwanzig Jahre später bezog das Unternehmen neue Räumlichkeiten in Sirnach TG. 1995 übernahm Mirco Beerli die Geschäftsführung. Heute zählt die Beropur AG 8 Mitarbeitende, davon 5 im Aussendienst. Zu den Abnehmern von chemisch-technischem Verbrauchsmaterial und den dazugehörenden Verarbeitungsgeräten gehören primär das Garagen-, Carrosserie- und Transportgewerbe Druckereien sowie weitere Abnehmer im B2B-Umfeld. Das Unternehmen zeichnet sich aus durch professionellen Beratung und Schulung ihrer Kunden sowie einem schnellen Lieferservice, welcher durch ein grosses Lager gewährleistet ist.

 

IT-Konkret

Anwender: Beropur AG
CH- 8370 Sirnach
www.beropur.ch
 
Anbieter myfactory Software Schweiz AG
CH- 9014 St.Gallen
www.myfactoryschweiz.ch
Lösung myfactory
Themen ERP, SaaS, Aussendienst, iPad, Online-Shop
Anzahl User  8