ERP-Software bei Non-Profit-Organisation

14. November 2012 um 10.06 Uhr
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In der Schweiz gibt es rund 750 Institutionen für etwa 60’000 Menschen mit Behinderungen. Eine dieser Einrichtungen ist die Non-Profit-Organisation Drahtzug. Unter dem Motto „So viel Leistung wie möglich, so wenig Betreuung wie nötig“ werden hier Personen mit psychischen Beeinträchtigungen in die Arbeitswelt integriert. Zu diesem Zweck hat Drahtzug nicht nur Ausbildungs-, sondern vor allem Arbeitsplätze geschaffen.  Seit 25 Jahren wird die ERP-Lösung ABACUS eingesetzt.

Erfahren Sie…

  • …welche Anforderung eine Non-Profit-Organisation an eine ERP-Lösung hat.
  • …warum Drahtzug seit 25 Jahren auf die gleiche Unternehmenslösung setzt.

Der Drahtzug ist ein soziales und modernes Non-Profit-Unternehmen mit der Aufgabe, Menschen mit erschwertem Zugang zur Arbeitswelt sozial zu integrieren. Diese Integration geschieht primär durch eine wertschöpfende Mitarbeit im breiten Dienstleistungsangebot des Drahtzugs für Kunden aus Gewerbe, Industrie und Verwaltung. Über 300 Menschen mit einer psychischen Beeinträchtigung, die in profitorientierten Betrieben noch keine Stelle gefunden haben oder keine mehr finden, integriert der Drahtzug durch die Schaffung von Arbeits- und Ausbildungsplätzen. Sie werden von einem 50-köpfigen Fachteam betreut, das aus Verkaufsberatern, Spezialisten und Handwerkern mit Zusatzausbildung besteht. Zusätzlich verfügt der Drahtzug über ein Atelier mit Tagesbetreuung und begleitete Wohnplätze.

Ausgangslage: Komplexe Aufgaben und ein breites Angebot

Das Drahtzug-Angebot erstreckt sich über mehr als ein Dutzend Branchen und reicht von einfachen manuellen Arbeiten bis hin zu komplexen Aufgaben in den Bereichen Briefversand, Verpackung und Schrumpfung, Montage, Ausrüstung sowie Textilarbeiten. Dabei geht es nicht nur um manuelle Arbeiten; auch Dienstleistungen in den Bereichen Logistik mit Warenlager und -lieferung, Office wie etwa mit dem Führen von Buchhaltungen sowie Landschaftspflege werden angeboten. Um die Aufträge professionell, termingerecht und zu marktüblichen Preisen zu erledigen, setzt Drahtzug auf die Unterstützung durch Business Software. Vor 25 Jahren löste die immer noch aktuelle ERP-Lösung ABACUS das einstige IBM-System ab. Rund die Hälfte der vor 25 Jahren von ABACUS implementierten Funktionen sind heute noch im Einsatz und funktionieren tadellos.

Zielsetzung: IT-Unterstützung aller Geschäftsprozesse

Wer beim Drahtzug arbeitet, weiss, dass Menschen durch Unterstützung zu Leistungen fähig sind, welche sonst undenkbar wären. Das Gleiche gilt auch für die internen Prozesse, daher setzte sich Drahtzug zum Ziel, sämtliche Geschäftsabläufe durch IT zu unterstützen. Auch hier kommt der Leitgedanke „so viel Leistung wie möglich, so wenig Betreuung wie nötig“ zum Tragen. Schon damals entschieden sich die Drahtzug-Verantwortlichen nicht zuletzt unter dem Gesichtspunkt für ABACUS, dass eine ERP-Lösung die Entwicklung des Unternehmens flexibel unterstützen soll. Verändern sich die Anforderungen, muss eine Lösung auch in der Lage sein, diese mitzutragen. Dieser vor einem Vierteljahrhundert fast visionäre Gedanke wurde durch die Ausweitung des Drahtzug-Angebotes in den Folgejahren zur Tatsache und gleichzeitig zum Prüfstein für die damals gewählte ERP-Lösung. ABACUS bewährte sich und trug seitens IT zur kontinuierlichen Erfolgsgeschichte des Drahtzugs bei.

Rahmenbedingungen: Anforderungen wie ein mittleres Unternehmen

Als soziale Institution steht der Drahtzug im Blickfeld öffentlichen Interesses und muss klar definierte Vorgaben erfüllen. Organisatorische Strukturen, Hilfsmittel und Ressourcen sind dazu zwar notwendig, müssen sich aber ebenfalls dem Verdikt „so wenig wie nötig“ unterordnen. Das gilt nicht zuletzt auch für die Investitionen und den Unterhalt im IT-Bereich. Um die verschiedenen Branchenaktivitäten bei Drahtzug effizient zu koordinieren, ist jedoch eine umfassende Funktionalität des ERP-Systems erforderlich, wie sie bei grösseren Unternehmen zur Anwendung kommt. Dank der Flexibilität von ABACUS gelang der Spagat zwischen Möglichkeiten und Anforderungen, so dass der Drahtzug heute über eine vollausgebaute Software-Installation verfügt.

Lösungskonzept: Integrierte Anwendungen von der Produktion bis zum Web-Shop

Neben den Standardfunktionen verfügt Drahtzug über eine breite Palette an Zusatzmodulen wie etwa Business Intelligence für die Budgetierung, einen E-Shop-, ein E-Banking und ein ausgeklügeltes Service- und Vertragsmanagement (SVM). Das bei Drahtzug eingesetzte System gilt landesweit als eine der fortschrittlichsten und umfassendsten Installationen von ABACUS, denn die Drahtzug-Mitarbeitenden sollten ihre Arbeit möglichst mit den modernsten und effizientesten Werkzeugen verrichten können. Mit ABACUS hat Drahtzug das optimale Instrument gefunden um sich rasch an die wechselnden Bedürfnisse der Kunden anzupassen.

Die Lagerbewirtschaftung etwa erfolgt vollständig mit Unterstützung der ABACUS Business Software. Highlight ist dabei die Lagerplatzverwaltung. Dank der IT-gestützten und mit Barcode-Scanning überwachten Lagerverwaltung ist der Drahtzug in der Lage, Waren professionell einzulagern und zu verwalten: Damit jeder freie Platz für das Kundenmaterial voll ausgenutzt werden kann, lässt sich im Lager alles „chaotisch einlagern“, sprich, alles wird dort abgestellt, wo es gerade Platz hat. Trotzdem wird jedes Objekt blitzschnell wieder gefunden, da sein Lagerort auf der Übersicht am Bildschirm sofort ersichtlich ist.

Im Service-Modul werden sämtliche Verträge mit den Lieferanten, den Vermietern der Wohngruppen oder für die Maschinenwartungen als so genannte Kreditorenverträge verwaltet. Dabei ist eine Alert-Funktion integriert, die Verträge bezüglich internen Zuständigkeiten und Budgetierungen der Vertragszahlungen anhand von Reports für jede Kostenstelle und pro Monat kontrollieren lassen, so dass minutiös alle vertraglichen Verpflichtungen eingehalten und erwartete Zahlungsströme geplant werden können.

Drehscheibe für sämtliche Drahtzug-Leistungen ist das PPS, da die Institution für ihre Kunden sämtliche Services von der Produktion und Logistik über die Auftragsbearbeitung bis hin zur Fakturierung und Führen der Finanzbuchhaltung übernimmt: Pro Kunde wird ein individuell konfiguriertes PPS in einem eigenen Mandanten eingesetzt. Mit besonderen Integrationswerkzeugen werden die Daten zusammengefasst und mit der zentralen Auftragsbearbeitung sowie dem Lager verknüpft.

Die Archivierung und Dossierverwaltung werden zur Ablage von Lieferantenrechnungen und zur Führung des HR-Dossiers verwendet. Daneben sind digitale Unterschriften ebenso im Gebrauch wie elektronische Läden für die eigenen Angebote wie etwa für handgefertigte Glückwunschkarten mit Hilfe von Aba-Shop betrieben.

Fazit: Seit 25 Jahren kontinuierlich auf Erfolgskurs

Unterstützt von der ERP-Lösung ABACUS konnte der Drahtzug seine Geschäftsbereiche seit 25 Jahren laufend ausbauen und sein Angebot flexibel auf die Möglichkeiten einer modernen ERP-Lösung abstimmen. Mittlerweile erledigt die Sparte Office die Buchhaltung für mehrere Betriebe aus dem sozialen Umfeld und kann zudem jungen Menschen einen Ausbildungsplatz anbieten.

Drahtzug und viele weitere Kunden profitieren so von der laufenden Weiterentwicklung von ABACUS. Nach dem erfolgreichen Update auf die aktuellste Version plant Drahtzug bereits eine Erweiterung: Projektiert sind eine Klientenverwaltung und -administration, das Software-as-a-a Service Angebot von ABACUS zum Führen von Buchhaltungen via Internet sowie die Installation von AbaVision im Rahmen der Treuhandlösung zur Erfassung der Kennzahlen und Abschlüsse der Treuhandkunden.

Die Softwareherstellerin habe in all diesen Jahren bewiesen, so der IT-Verantwortliche Fabio Gossweiler, dass sie die zentrale Frage nach Kontinuität zuverlässig garantieren könne. Last but not least, betont er, schlage natürlich auch die ABACUS-Partnerin BEWIDA in dieselbe Kerbe: Sie ist bei der Implementierung der umfassenden Softwarelösung seit über 20 Jahren eine zuverlässige Partnerin.

Anwender-Tipp

„Wir übertragen unser Betreuungskonzept auch auf den Einsatz der ERP-Lösung ABACUS: So viel wie möglich, so wenig wie nötig. Das heisst für uns, ein optimales Verhältnis zwischen IT-Unterstützung und Geschäftsprozessen.“Fabio Gossweiler, IT-Verantwortlicher und ehemaliger Geschäftsleiter, Drahtzug

IT-Konkret

Anwender Verein Werkstätte Drahtzug
8008 Zürich
www.drahtzug.ch
Fachmitarbeitende 50
Anbieter BEWIDA AG
8152 Glattbrugg
www.bewida.ch
 
Lösung ABACUS Business Software  
Branche Gesundheits- und Sozialwesen
Anzahl User Auftragsbearbeitung (24), PPS (6), Service- und Vertragsmanagement (1), Adressmanagement (12), E-Business AbaShop (4), Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung (12), Kredi-Visumsbenutzer (20), Anlagenbuchhaltung (1), Finanzbuchhaltung (12), Electronic Banking (8), Lohnbuchhaltung (12), Human Resources (14), Archivierung (4), Scannning (12), AbaView Report Writer (20)