Vom Webshop bis zum Kassensystem alles aus der Cloud

19. Juni 2013 um 8.06 Uhr
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07_genussDas Café Bueno der Kaffeewelt GmbH in St. Gallen ist mehr als ein Geschäftslokal. Hier öffnet sich für Kaffeeliebhaber die Tür zum Paradies. Verführerische Düfte, angeregte Gespräche, ein einladendes Ambiente und über 70 Kaffeesorten! Im Hintergrund sorgt die Cloud-Lösung myfactory dafür, dass vom Webshop bis zur Ladenkasse das Geschäft blüht.

Erfahren Sie…

  • …warum die Wahl des neuen ERP-Systems auf eine Cloud-Lösung fiel.
  • …welche Vorbereitungen bei der Einführung durchgeführt wurden.
  • …wie der Lösungsanbieter zum Projekterfolg beigetragen hat.

Der Name ist Programm beim St. Galler Genussunternehmen Kaffeewelt GmbH. Privatkunden und Firmen mit hohen Ansprüchen an Kaffee finden hier von der Tasse bis zur Bohne eine einzigartige Vielfalt an Produkten und Dienstleistungen. Unter der Marke „Dä Kafimaa“ werden verschiedene Kaffeesorten, Süssigkeiten und Spirituosen bis hin zu Kaffeemaschinen und Barista-Kursen angeboten. Die Kunden können sowohl online im Web-Shop als auch vor Ort im Ladengeschäft einkaufen. Verschiedene Dienstleistungen wie Lieferservice, Degustationen oder Catering machen den Kaffeegenuss perfekt. Das 1999 gegründete Unternehmen beschäftigt heute 7 Mitarbeitende, welche sich mit Leidenschaft und Fachwissen dem Handel mit Kaffee und den damit zusammenhängenden Produkten und Dienstleistungen widmen.

Ausgangslage

Kaffee ist aus unserer heutigen Welt nicht mehr wegzudenken. Die weltweite Nachfrage hat das beliebte Getränk zum Massenprodukt gemacht. Da Quantität jedoch nicht gleich Qualität ist, sind Kunden, die auf Genuss setzen, bei der Kaffeewelt GmbH am richtigen Ort. Hier werden ihnen kompetente Beratung, Dienstleistungen und Produkte geboten, die nicht überall erhältlich sind und zu ihren Wünschen passen. Nur dank dieser Spezialisierung und Differenzierung kann sich ein Fachgeschäft wie Kaffeewelt gegenüber Grossanbietern behaupten. Die Unterstützung durch eine integrierte Unternehmenslösung stellt dabei eine grosse Hilfe dar, indem sie für Transparenz und Effizienz im sämtlichen Geschäftsbereichen sorgt. Aus diesen Überlegungen heraus beschloss die Kaffeewelt GmbH, eine auf ihre Anforderungen und Möglichkeiten zugeschnittene Gesamtlösung einzuführen.

Zielsetzung

Natürlich sollte die Unternehmenslösung bei Kaffeewelt nicht Selbstzweck sein, sondern dazu dienen, den Kunden einen noch besseren Service zu bieten und gleichzeitig zum Unternehmenserfolg beizutragen. Da die Kunden von Kaffeewelt Wert auf eine persönliche Beratung legen, sollten mit dem neuen System auch Informationen über die Präferenzen der Kunden und ihre getätigten Einkäufe zur Verfügung stehen. Mit der Beratung allein ist es jedoch nicht getan; die Kunden wollen die  entsprechenden Produkte auch bestellen können. Die Kundenzufriedenheit hängt im Verkauf stark von der Warenverfügbarkeit ab, daher ist die Warenbewirtschaftung vom Einkauf bis zum Lager für den Geschäftserfolg von Kaffeewelt ein zentraler Funktionsbereich. Sämtliche Veränderungen aus den Verkaufsprozessen im Laden, im Webshop oder über das Telefon müssen berücksichtigt werden. Nur wenn rechtzeitig disponiert wird, ist die Versorgung auch sichergestellt. Die Mitarbeitenden von Kaffeewelt sind mit Herz und Seele für die Kunden da – nicht aber für die Informatik. Die Reduktion von IT-Aufgaben auf ein Minimum, ohne dass dabei Qualitätseinbussen z.B. in der Datensicherung entstehen, war ebenfalls ein wichtiges Ziel. Auch wenn es wie die Quadratur des Kreises tönt, sollte die neue Gesamtlösung schlussendlich vieles ermöglichen, aber ohne grosse Investitionen auskommen.

Vorgehen

Zu Beginn der Suche recherchierte Kaffeewelt vor allem im Internet nach einer passenden Lösung, was sich jedoch als nicht ganz einfach erwies. Einerseits beschränkte sich die Suche lediglich auf Begriffe, welche Kaffeewelt kannte; neue Möglichkeiten blieben dabei ausser Acht. Andererseits war es schwierig, die Resultate sinnvoll zu bewerten. Mehr Klarheit brachten direkte Gespräche mit anderen Unternehmen. Hier gab es schon mal den einen oder anderen Tipp und konkrete Erfahrungswerte. Schlussendlich nutzte Kaffeewelt 2012 die topsoft, um sich einen Überblick zu verschaffen. Dabei konnten die in Frage kommenden Lösungen direkt angeschaut und den Anbietern vor Ort Fragen gestellt werden. So erhielt Kaffeewelt gleichzeitig relevante Produktinformationen und einen persönlichen Eindruck von den Mitarbeitenden der Anbieter. Nebst der geeigneten Software sind Fachkompetenz und Sozialkompetenz des Lösungspartners schliesslich die wesentlichen Faktoren für den Projekterfolg. Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Systeme wurden sorgfältig abgewogen. Der Entscheid fiel schlussendlich auf myfactory, welche als Gesamtlösung sämtliche Bereiche bei Kaffeewelt abdeckte. Dabei war ausschlaggebend, dass die Cloud-Lösung myfactory einen ortsunabhängigen Zugriff und dank klarer Abonnementsgebühren eine optimale Kostentransparenz ermöglichte. Auch Funktionen wie das Ausblenden und Individualisieren von Menüs sowie die Vergabe von funktionsabhängigen Benutzerrechten entsprachen genau den Kundenwünschen. Am wichtigsten war jedoch, dass mit myfactory alle Daten wie Kunden, Ansprechpersonen, Produkte, Umsatzlisten jederzeit zur Verfügung standen und sich bei Bedarf exportieren und importieren liessen.

Lösungskonzept

Damit von Anfang an ein möglichst grosser Nutzen mit der neuen ERP-Lösung erzielt werden konnte, wurden mit Ausnahme der Finanzbuchhaltung und des HR-Bereichs bereits im ersten Jahr alle Module in Betrieb genommen. Bis es soweit war, mussten jedoch noch einige Vorarbeiten erledigt werden. Der Terminplan war sehr ehrgeizig und sah nur wenige Monate bis zum Go-Live vor. Sehr viele Eingaben mussten von Hand erfasst werden, da die Produktinformationen nicht in digitaler Form zur Verfügung standen. Zudem nahm die Bereinigung und Korrektur der bestehenden Adressdaten viel Zeit in Anspruch. Auch bei den Geschäftsprozessen mussten zuerst die Abläufe bei Spezial-Fällen wie Sofortzahlungen der Rechnungen über die Kasse, Bar- und Kreditzahlungen sowie die Abwicklung von Gutscheinen geklärt werden.

Bei der Anpassung von Belegen, Listen usw. konnte Kaffeewelt die vorhandenen myfactory Standardvorlagen als Basis nehmen. Zusätzlich wurden Strichcodes integriert, da diese für eine speditive Abwicklung am POS (Point of Sales) wichtig sind. Für Kaffeewelt war es ein enormer Vorteil, dass auch das Kassensystem integriert ist und dadurch vollständig über die „Cloud“ läuft.

Effizient wurde auch die Verarbeitung von Einzahlungsscheinen mit Referenznummern (ESR) gelöst, welche aufgrund der vielen kleinen Beträge automatisiert wurde. Weitere individuelle Anpassungen wurden auf Kundenwunsch auch an den Eingabemasken vorgenommen, um die Übersicht für die Benutzer zu erhöhen.

Wichtig war für Kaffeewelt, dass sich die Mitarbeitenden in den ersten Wochen bei Fragen jederzeit an myfactory Schweiz wenden konnten. Dabei leistete der kostenlose Grundkurs, aber auch die Schulung vor Ort wertvolle Dienste.

Ab 2014 wird der Treuhänder von Kaffeewelt direkten Zugriff über myfactory auf die Finanzdaten haben. So kann dieser zum Beispiel die Informationen für die MWST Abrechnung selber holen. Die Buchungen werden von Kaffeewelt vorgenommen; durch die Einsparung steht dem Treuhänder mehr Zeit für Controlling-Aufgaben zur Verfügung.

Fazit

Auch die Einführung einer Cloud-Lösung ist anspruchsvoll. Das hat das Team von Kaffeewelt rasch gemerkt. Trotz einer Test-Datenbank lassen sich viele Geschäftsvorfälle nur im Tagesgeschäft wirklich durchspielen. Bereits nach kurzer Zeit lief jedoch alles rund und heute gehört myfactory – wie eine gute Tasse Kaffee – einfach „dazu“. Bruno Trepp, Mitinhaber von Kaffeewelt, ist überzeugt, dass sich der Aufwand für die Einführung eines neuen ERP-Systems gelohnt hat: „Das Endresultat macht Spass und entschädigt für den im Rahmen der Einführung geleisteten Mehreinsatz.“ Der Fortschritt gegenüber früher ist in vielen Bereichen bereits deutlich erkennbar. Wichtige Informationen können zeitaktuell dargestellt werden, welche noch vor wenigen Monaten mühsam zusammengesucht werden mussten. Informationen sind für alle zugänglich, was die Prozesse wesentlich vereinfacht und verbessert. Bruno Trepp lobt auch die Zusammenarbeit mit dem Lösungspartner myfactory Schweiz. Wünsche der Anwender wurden jeweils strukturiert umgesetzt, und die kurzen Kommunikationswege sowie die klaren Abrechnungen sorgen für Transparenz.

Anwendertipp

„Drei Dinge machen ein Projekt zum Erfolg: Klar definierte Bedürfnisse, eine stufenweise Einführung und kurze Kommunikationswege.“

Bruno Trepp, Mitinhaber, Kaffeewelt GmbH

IT-Konkret

Anwender Kaffeewelt GmbH
9014 St. Gallen
http://kaffeeshop-kaffeewelt.ch
 DäKafimaa 2004
Mitarbeiter 7
Anbieter myfactory Software Schweiz AG
9000 St. Gallen
www.myfactory-schweiz.ch
 myfactory-Schweiz
Lösung myfactory
Branche Detailhandel
Anzahl User 3

 

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