Gesucht, gefunden – die passende Lösung für den KeyRefinder® Service

15. Dezember 2013 um 14.13 Uhr
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im_lost-blogGehen Schlüssel verloren, sind die Chancen gering, dass diese – auch wenn sie gefunden werden – den Weg zu ihrem Besitzer wieder finden. Nicht so, wenn der Schlüsselbund beim Fund-Service KeyRefinder® registriert ist. Ein einfaches, aber effizientes System sorgt dafür, dass Verlorenes schnell und sicher wieder zum Eigentümer zurückkommt. Effizienz ist auch bei den Geschäftsprozessen angesagt. Dafür setzt The Key Company GmbH mit Winoffice Prime auf eine Standardsoftware, welche viel Raum für Individualität lässt.

Erfahren Sie…

  • …Wie The Key Company bei der Einführung der neuen Unternehmenslösung vorgegangen ist.
  • …Weshalb individuelle Anpassungen auch bei der Einführung einer Standardsoftware Sinn machen.

Wer hat es nicht schon selber erlebt: Der gewohnte Griff in die Jackentasche, der plötzliche Schreck – der Schlüssel ist weg! Trotz intensiver Suche und grossem Verdruss, der Schlüssel ist und bleibt verschwunden. Auf der anderen Seite: Jemand findet einen Schlüssel und würde ihn gerne aushändigen, gäbe es nur einen Hinweis auf den Besitzer. In solchen Fällen macht es KeyRefinder® dem Finder kinderleicht: Er kann den Schlüsselbund unverpackt in den nächsten Postbriefkasten werfen. Die Post leitet den Schlüssel an die Schlüsselfundstelle lost.ch weiter. Hier kann der Eigentümer anhand der Key-Nummer auf dem KeyRefinder® ermittelt werden. Natürlich nur, wenn er sich vorher registriert hat. In einem neutralen Päckchen schickt KeyRefinder® den Schlüsselbund kostenfrei zurück.

Hinter diesem Service steckt die Firma The Key Company GmbH mit Sitz in Ponte Tresa. Das Unternehmen gehört in der Schweiz zu den Marktführern im Lost & Found Business und hat sich einen Namen durch die Marke KeyRefinder® und bis 2010 auch BikeRefinder® (mit CH Velovignette) gemacht. Seit 2011 ist The Key Company Kooperationspartner von easyfind – dem offiziellen Fundsystem für die Schweiz. KeyRefinder® ist eine geschützte und eingetragene Marke und funktioniert weltweit. Zu den Kunden gehören nebst Privatpersonen vor allem Firmen, welche die KeyRefinder® Schlüsselanhänger mit ihrem Logo versehen und als Marketinginstrument verwenden oder gebrandete Lost & Found Codes verschenken, zum Beispiel als  Sticker für Wertsachen, Koffer-, Taschen-, Schlüsselanhänger, usw.

Ausgangslage

Wer einen Lost & Found Code erwirbt oder geschenkt bekommt, muss diesen auf der Website von The Key Company registrieren. Mit dem Code ist ein Abonnement verknüpft; während der Laufzeit stellt The Key Company sicher, dass eingesandte Schlüssel an die registrierten Besitzer zurückgesendet werden. In der Vergangenheit wurden die Geschäftsprozesse manuell abgewickelt. So wurden beispielsweise Verlängerungsrechnungen und Zahlungserinnerungen sehr zeitintensiv über die Serienbrieffunktion von Word erstellt. Offene Posten und Zahlungseingänge mussten einzeln erfasst werden. Die Verlängerungen der Abos wurden anschliessend ebenfalls manuell in einer separaten Datenbank nachgeführt. Das Hauptanliegen dabei waren die Bewältigung der ständig wachsenden Datenmengen und die erwünschte Anbindung der äusserst komplexen Kundendatenbank an das Inkassosystem. Insgesamt bot die damals eingesetzte Unternehmenslösung nur wenig Unterstützung der Geschäftsprozesse. Um die unbefriedigende Situation nachhaltig zu lösen, entschied sich The Key Company zur Einführung einer neuen Business Software.

Zielsetzung

Für das Tessiner Unternehmen war von Anfang an klar, dass die neue Software mit so wenig Aufwand wie möglich an die Eigenheiten der Arbeitsabläufe anpassbar sein musste. Als Massstab dienten dabei nicht nur die Ist-Prozesse, sondern auch mögliche künftige Anforderungen. Dabei sollte gleichzeitig ein entscheidender Schritt in Richtung Prozesseffizienz gemacht werden. Daher wurde ein weiterer Schwerpunkt in die Automatisierung von einzelnen Schritten im gesamten Ablauf gesetzt. Von dieser Massnahme erhoffte man sich eine deutliche Minimierung der Fehlerquellen. Zusätzlich wurde einem vereinfachten Datenimport und –export grosse Bedeutung zugeordnet. Aus Benutzersicht war schlussendlich eine Lösung gewünscht, welche einfach und intuitiv zu bedienen ist.

Vorgehen

Da The Key Company bereits über Kontakte zum Lösungsanbieter Winoffice verfügte, wurde dieser als erster zu einer Präsentation eingeladen. Dabei zeigte es sich, dass mit der Unternehmenslösung Winoffice Prime die Prozesse optimal abgebildet werden konnten. Die Basis, welche in der Standardversion vorhanden war, deckte die Anforderungen weitgehend ab, so dass nur noch wenig Aufwand für die kundenspezifischen Anpassungen nötig war. Diese wurden von den Spezialisten der Winoffice rasch umgesetzt. Mehr war nicht nötig, da sehr viele Bereiche durch die Anwender selber konfiguriert und angepasst werden konnten. Auch der Schulungsaufwand hielt sich aufgrund der sehr intuitiven Benutzerführung der Software in Grenzen. Für die Anpassungen der Belege wie Rechnungen und Abo-Erinnerungen kam der umfangreiche, vollständig integrierte Report-Designer von Winoffice zur Anwendung. Selbstverständlich war auch die Lizenzierung ein wichtiges Thema. WInoffice kommt hier den Kunden mit einem Modell entgegen, bei welchem die Anzahl Benutzerlizenzen pro Modul festgelegt werden kann (concurrent user pro Modul).

Lösungskonzept

Bei der Einführung der neuen Lösung setzte The Key Company auf schlanke Projektstrukturen. Auf externe Beratung wurde verzichtet, da Prozess- und Funktionsumfang bekannt waren und eine Reorganisation der Strukturen nicht notwendig war. Auf beiden Seiten war je eine Person für die Projektplanung/–überwachung zuständig; diesen sorgten auch dafür, dass alle für die Einführung benötigten Informationen und Vorgaben zur rechten Zeit zur Verfügung standen. Nachdem der Leistungsumfang von Winoffice klar abgesteckt war, wurde die Grundinstallation vorgenommen und die Basiskonfiguration gemäss den Kundenwünschen parametrisiert. Zu diesen Vorarbeiten gehörte auch die Gestaltung der Formulare und Dokumenten nach den Vorgaben der Anwender. Nachdem Winoffice die individuellen Software-Anpassungen programmiert und installiert hatte, ging es an die Tests und die Vorbereitungen für die Lösungsabnahme. In diese Projektphase gehörte auch die Datenübernahme inklusive Datenprüfung und –bereinigung. Zu den abschliessenden Projekttätigkeiten gehörte die Schulung der Administratoren und Benutzer. Damit war der Moment für die Projektabnahme gekommen und – nachdem alle Bereiche geprüft und für gut befunden wurden – der grosse Moment des Go-live.

Mit Winoffice verfügt The Key Company heute über eine moderne Lösung, welche die Prozesse optimal unterstützt. Dazu gehören die sehr komfortable Möglichkeit, auf Knopfdruck und ohne manuelle Bearbeitung Daten zu importieren oder zu exportieren, beispielsweise für neue Kundendaten und deren Aktualisierung. Auch bei der Erfassung von Zahlungen sind die manuellen Arbeiten weitgehend weggefallen. Eine Schnittstelle übernimmt das automatisierte Einlesen von Zahlungen. Die Rechnungen können übrigens mit individuellen Informationen ergänzt und direkt aus Winoffice per E-Mail versendet werden. Dazu stehen spezielle Funktionen zur Verfügung, welche die Möglichkeit bieten, Rechnungen sehr einfach zu erstellen und bei Bedarf zu stornieren.

Bei der gesamten Einführung wurde der Kunde vom Lösungsanbieter Winoffice rund um betreut. Die Beratung bereits zu Beginn ermöglichte es, mit möglichst geringem Aufwand die Anforderungen abdecken zu können. Dazu wurden dem Kunden verschiedene Lösungsansätze präsentiert. Während der Realisierungsphase übernahm die Winoffice AG die Konzeption und Programmierung der Individualanpassungen sowie die Datenmigration aus der alten Lösung und die Anwenderschulung.

Fazit

Die Einführung der neuen Unternehmenslösung bei The Key Company GmbH war mit der Erwartung verbunden, die Effizienz und Qualität der Arbeitsabläufe deutlich zu erhöhen, gleichzeitig aber den Aufwand für die neue Lösung überschaubar zu halten. Diese Ziel wurden gemäss Sabina Klein, Geschäftsführerin von The Key Company, erreicht: „Der administrative Aufwand konnte mit Winoffice Prime substantiell gesenkt werden, die Fehlerquellen wurden minimiert und gleichzeitig die Effizienz der Abläufe gesteigert. Unsere Prozesse werden mit Winoffice Prime optimal abgebildet.“ Auch die steigenden Datenmengen sind heute kein Thema mehr und können problemlos bewältigt werden. The Key Company ist es mit Winoffice gelungen, eine Standardsoftware speziell auf ihre Bedürfnisse anzupassen und diese individuellen Funktionen perfekt in den Standard zu integrieren. Mit Winoffice hat das Fund-Service-Unternehmen eine Lösung gefunden, mit welcher sie auch auf künftige Veränderungen rasch und flexibel reagieren kann.

Anwendertipp

«Bei der Wahl einer Standardsoftware sollte immer berücksichtigt werden, welche Möglichkeiten die Lösung für individuelle Anpassungen bietet.»

Sabina Klein, Geschäftsführerin, The Key Company GmbH

IT-Konkret

Anwender The Key Company GmbH
6988 Ponte Tresa
www.lost.ch
Key Company
Mitarbeiter 7
Anbieter Winoffice AG
6340 Baar
www.winoffice.ch
 Winoffice
Lösung Winoffice Prime
Branche Fund-Service, Dienstleistungen
Anzahl User 4

 

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