Business Power für die Partner von bueroboss.de

16. Oktober 2014 um 17.20 Uhr
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Büroboss_Bild2Unter der Dachmarke bueroboss.de sorgt die Bürologistik GmbH & Co. KG als Verbund mittelständischer Büromaterialhändler für eine pünktliche Bestellabwicklung. Auf Wunsch können die angeschlossenen Partner weitere Dienstleistungen in Anspruch nehmen wie Einkauf, IT-Service, Marketing, Aus- und Weiterbildung, Rechnungswesen und Qualitätsmanagement. Die Fachhändler verlassen sich dabei ganz auf die Profis bei bueroboss.de. Und diese bauen voll auf das ERP-System tosca, welches als moderne E-Commerce Plattform sämtliche Bestell- und Interaktionsprozesse abdeckt.

 

Erfahren Sie

  • wie ein integriertes ERP/E-Business-System Unternehmensprozesse effizienter macht.
  • wie komplexe Anforderungen durch flexible Business Software gemeistert werden.

Seit 1996 übernimmt die Bürologistik GmbH & Co. KG als Dienstleistungszentrale für die angeschlossenen Fachhändler zentrale Aufgaben in den Bereichen Einkauf, Lager, Marketing, Qualitätsmanagement, Rechnungswesen, IT-Service. Dank Bürologistik können die Partner ihren Endkunden unter der gemeinsamen Dachmarke bueroboss.de eine elektronische Bestellplattform anbieten, welche ein Warensortiment mit rund 10‘000 täglich verfügbaren Artikeln umfasst. Das Angebot reicht vom Kopierpapier über Verbrauchsartikel bis zu Computerzubehör und Accessoires für den Schreibtisch. Im Bereich QM sind alle bueroboss-Partner nach DIN ISO zertifiziert; hier unterstützt das QM-Team von Bürologistik die Partner bei internen Audits und begleitet sie bei externen Zertifizierungen.

Ausgangslage

Die Verschiedenheit der bei den jeweiligen Partnern eingesetzten Systemen und Anwendungen verunmöglichten die Einführung eines einheitlichen Dienstleistungsangebots für alle Fachhändler. Als zwingend notwendige Grundlage war daher die Einführung eines zentralen Warenwirtschaftssystems mit einer gemeinsamen Datenbasis unumgänglich. Dieses System sollte als Drehscheibe sowohl im Business-to-Business als auch im Business-to-Consumer Bereich gleichermassen verbundübergreifende Services ermöglichen. Das bisher bei Bürologistik GmbH & Co. KG eingesetzte ERP-System war dabei keine Alternative, stand es doch schon seit 25 Jahren im Einsatz und erfüllte technisch die Anforderungen nicht mehr. Für die Verantwortlichen war daher klar, dass die Ziele nur mit einer neuen, modernen Lösung erreicht werden könnten.

Ziele

Übergeordnetes Projektziel war es, den bueroboss-Partnern effiziente, umfassende Dienstleistungen anbieten zu können, welche die Geschäftsprozesse nachhaltig unterstützen. Gleichzeitig sollte den Endkunden hinsichtlich Qualität, Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit und Einfachheit ein positives Einkaufserlebnis vermittelt werden. Schlüssel dazu war die Vereinheitlichung der verschiedenen Partnersysteme sowie die Einführung einer modernen E-Commerce Plattform. Mit der automatischen Übertragung der Partneraufträge in das Warenwirtschaftssystem von Bürologistik sollte künftig die Warenverfügbarkeit geprüft und der Kommissionierungsprozess automatisch ausgelöst werden. Ein wichtiges Teilziel für die Partner war die Individualisierung ihrer bei Bürologistik platzierten Bestellungen. Das neue System musste die Möglichkeit bieten, den Sendungen der Partner individuelle Rechnungen beizulegen. Zudem sollten mehrere Aufträge zusammengeführt werden können und mit einer Umverpackung und den entsprechenden Lieferdokumenten dem Empfänger zugestellt werden. Statt der bisherigen Stichtagsinventur sollte die permanente Inventur den Partnern einen zusätzlichen Verfügbarkeitstag ihrer Logistik ermöglichen. Für den Vertrieb waren die kalendarisch bestimmbare Preispflege bzw. die Zurverfügungstellung von Preisspiegeln bereits Wochen vor der „Scharfschaltung“ wichtig. Dadurch konnten die bueroboss-Partner die Preisspiegel für ihre Kunden frühzeitiger und zum Stichtag bereits abgestimmt realisieren und umsetzen.

Vorgehen

Auf der Basis eines Pflichtenheftes wurden vom Projektteam, bestehend aus einer Fachgruppe und einem externen Berater, mehrere Softwarehersteller angefragt. Die Angebote und Kurzpräsentationen wurden bewertet, sodass zum Schluss drei Produkte in der engeren Wahl standen. Aufgrund der Erfahrung im Bürohandelsbereich und der bereits vorhandenen Schnittstellen zum PBS-Network (einem zentralen Dienstleister für Artikeldaten sowie Bestellabwicklung und Clearing zwischen Händlern und Lieferanten in der Bürobedarfsbranche) fiel die Wahl auf dynasoft und das Produkt tosca. Im Rahmen eines Vorprojektes wurden die aktuellen Prozesse analysiert und optimiert. Nach der Vorprojektphase wurde zuerst die Finanzbuchhaltung von Bürologistik umgestellt. Im Abstand von einem halben Jahr folgte die Warenwirtschaft mit der Lagerverwaltung. Für eine Übergangsphase mussten die Altsysteme der Partner an die neue Software angeschlossen werden. Nach einem halbjährigen Probebetrieb wurden im folgenden Jahr fünf weitere Partner umgestellt, wobei hier zusätzlich noch eine Integration über eine Schnittstelle des Produktes Evatic für den technischen Kundendienst zu realisieren und umzusetzen war. In den nachfolgenden Jahren wurden jeweils über ein Wochenende die weiteren zwanzig Partnerunternehmen auf die neue Software umgestellt. Bei jedem Unternehmen wurden Key-User benannt, die speziell geschult wurden. Diese Key-User waren auch bei dem Design der jeweiligen Prozesse beteiligt. Somit war es möglich, schon im Rahmen des Vorprojektes wichtige praktische Anforderungen der Anwender einfliessen zu lassen.

Lösungskonzept

Die verschiedenen Systeme der Partner mussten auf ein zentrales System umgestellt werden. Schwerpunkte dabei waren die Warenwirtschaft mit einer direkt verbundenen Bestellplattform für die Endkunden sowie die Datenübernahmen aus den Altsystemen. Der Funktionsumfang umfasst sowohl für die Partner als auch für Bürologistik die Bereiche Auftragsbearbeitung, Bestellabwicklung, CRM, Finanzbuchhaltung, Kostenstellenrechnung und Anlagenbuchhaltung. Zudem wurde mit Oracash von Kassaline eine Lösung integriert, die für die Büromärkte eine temporär-serverunabhängige Abwicklung des Kassenbetriebes gewährleistet. Darüber hinaus sollten die Partner aktuelle Verfügbarkeits- und Preisinformationen des zentralen Lagers dargestellt bekommen. Gleiches gilt für die Endkunden der Partner über die Bestellplattform. Spezielle Anforderungen wurden seitens Bürologistik für die Lagerverwaltung mit externem Lager gestellt. Die Datenpflege der Artikeldaten erfolgt zentral von Bürologistik. Jedoch sollten auch die Partner die Möglichkeit der Pflege von eigenen Artikeldaten erhalten, welche ebenfalls im Shopsystem verfügbar sein müssen. Ein weiteres Kriterium ist die Anbindung einer vorhandenen Fördertechnik mit der Steuerung durch das Lagerverwaltungssystem von tosca sowie die Umsetzung einer beleglosen Kommissionierung. Eine wichtige Funktion ist die ausgeklügelte Preisfindung im Bereich des Logistikdienstleisters als auch bei den Partnerfirmen. Dazu gehören durchgängige Prozesse von der Angebotsbearbeitung bei dem Partner bis hin zur Auslieferung mit der Rückübermittlung und revisionssicheren Archivierung der erstellten Dokumente sowie die Überführung einer externen Reklamationsmanagementsoftware in tosca. Gelöst werden musste auch das partnerindividuelle Formularwesen, sodass vom zentralen Dienstleister das richtige Formular an den richtigen Kunden geht. Ebenfalls realisiert wurde die Integration bzw. der Anschluss an Bestellplattformen externer Anbieter bzw. Warenwirtschaftssystemen von Endkunden.

Fazit

Dank tosca können durch die Anbindung an die Fördertechnik täglich vier Stunden Arbeitszeit gespart werden. Die beleglose Kommissionierung und der über den PDA realisierte Rückkopplungsprozess haben die Kommissionierqualität auf fast fehlerfreies Niveau gehoben; derzeit verlassen 99,9 % aller Positionen fehlerfrei das Haus. Durch die Dispositionsmöglichkeiten der Software wurde die Lieferfähigkeit deutlich verbessert. Die Partner erhalten mehr Informationen zur Warenverfügbarkeit und zum Abwicklungsstand ihrer Aufträge. Weitere Vorteile bietet der stabile, automatisierte Datenaustausch mit Paketdienstleistern.

Im Altsystem wurde noch beleghaft kommissioniert, verbunden mit vielen manuellen Zwischenschritten. Heute werden die Aufträge automatisch eingelesen, die Steuerungscodes an die Fördertechnik übergeben, und der Kommissionierprozess automatisch gestartet. Im Packbereich wird angezeigt, wie viele Kisten zu einer Kommission gehören, damit alle Kisten einer Kommission erfasst werden. Lieferschein und Paketaufkleber werden am entsprechenden Packplatz ausgegeben, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Dank der beleglosen Prüfung beim Wareneingang konnte die Qualität der Wareneingangskontrolle erheblich verbessert werden. Jedes Produkt kann über die Global Location Number (GLN) geprüft werden. Fehllieferungen werden sofort erkannt. Wichtig ist, dass sämtliche Dokumente automatisch in revisionssicherem PDF-Format in das DMS-System Docuware überführt werden und über Verknüpfungen mit den tosca Einkaufs- oder Verkaufsaufträgen jederzeit für den Anwender abrufbar sind.

Für Dirk Ohlmer, Geschäftsführer, Bürologistik GmbH & Co. KG, ist damit die Liste der Vorteile, welche die Einführung von tosca gebracht hat, noch längst nicht abgeschlossen. Einen Punkt hebt er jedoch besonders hervor: „Die Unterstützung seitens dynasoft und des Projektleiters war und ist hervorragend. Wir konnten alle Umstellungsprozesse innerhalb eines Wochenendes realisieren und hatten jeweils am Montagmorgen ohne Unterbrechung die Arbeitsbereitschaft herstellen können. Dies war der grösste Nutzen, da damit auch keine Störung in Richtung Kunden durch die doch recht umfangreiche Softwareumstellung hervorgerufen wurde.“

Anwendertipp

„Unser Umfeld ist in einem ständigen Wandel. Bei der Wahl eines ERP-Systems sind daher Funktionalität und Flexibilität von höchster Bedeutung. Wir haben eine Lösung gewählt, mit der wir unsere Prozesse beziehungsweise die Prozesse der Kunden kurzfristig anpassen und gestalten können.“

Dirk Ohlmer, Geschäftsführer, Bürologistik GmbH & Co. KG

IT-Konkret

Anwender Bürologistik GmbH & Co. KG
D-37154 Northeim
www.bueroboss.de
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Mitarbeiter 60
Anbieter dynasoft
4501 Solothurn
www.dynasoft.ch
Dynasoft_Logo
Lösung tosca
Branche Handel
Thema E-Commerce, ERP
Anzahl User Über alle Partner ca. 350