Gesunde IT-Strukturen bei der Spital Thurgau AG

14. November 2014 um 15.42 Uhr
0

Bild_Spital thurgauDie Spital Thurgau AG ist ein Zusammenschluss von vier Spitälern und Kliniken des Kantons Thurgau mit über 3000 Mitarbeitenden und einer komplexen IT-Infrastruktur. Um den Überblick über die vielfältigen Anwendungen, Lizenzen und Geräte zu behalten, wurde ursprünglich ein selbstentwickeltes Programm verwendet. Da dieses den heutigen Anforderungen nicht mehr genügte, wurde es mit Columbus und Spider Asset durch moderne Asset Management Tools ersetzt. Diese sorgen bei der Spital Thurgau AG heute für transparente, gesunde IT-Strukturen.

 

Erfahren Sie

  • Welche Prozesse mit modernen System-/Asset Management Tools optimiert werden können.
  • Weshalb eine aktuelle, umfassende Übersicht über alle IT-Mittel die Grundlage für die Einhaltung von Compliance-Vorgaben ist.

 

Die Spital Thurgau AG entstand Ende 1999 aus  vormals eigenständigen Betrieben: die Kantonsspitäler Frauenfeld und Münsterlingen sowie die Psychiatrische Dienste Thurgau und die Thurgauer Klinik St. Katharinental. Als attraktive Arbeitgeberin mit modernen Strukturen verfügt die Spital Thurgau AG über eine moderne, leistungsfähige IT-Landschaft.

Ausgangslage

Die Unternehmensstruktur der Spital Thurgau AG ist weitverzweigt mit verschiedenen Firmen, vielen Abteilungen und Standorten. Aufgrund der vielfältigen Organisationseinheiten verfügt die Spital Thurgau AG über eine äusserst heterogene IT-Struktur. Damit der Überblick über die eingesetzte Hardware und Software nicht verloren geht, setzte man schon frühzeitig auf ein zentrales Asset Management. Als Unterstützung diente dabei ein selbstentwickeltes Programm auf Access-Basis. Mit der Zeit zeigte es sich, dass eine Weiterentwicklung dieser Lösung nur eingeschränkt möglich war. Hinzu kam, dass das damit verbundene Know-how an eine einzelne Person gebunden war. Die mangelnde Flexibilität der Anwendung, fehlende Funktionen und das personelle Risiko führten zum Entschluss, eine neue, zukunftsorientierte Lösung zu suchen.

Zielsetzung

Der Fokus bei der Suche nach einem geeigneten Management System lag klar auf der Asset-Verwaltung, das heisst auf der Inventarisierung von Hardware und Software. Den Hintergrund bildeten wirtschaftliche, aber auch lizenzrechtliche Überlegungen. Die Einhaltung (Compliance) einer korrekten Lizenzierung und ein jederzeit transparenter Nachweis der beschaffen IT-Mittel sind für die Spital Thurgau AG unabdingbar. Mit der Ablösung des alten Programms wollte sich die Spital Thurgau AG zudem von der personellen Abhängigkeit lösen und künftig auf ein professionelles Standardprodukt setzen. Das neue System sollte von den Geräten über die Lizenzen bis zur Vertragsverwaltung durchgängig sämtliche Bereiche abdecken. Mittels unterschiedlicher Zugriffsberechtigungen sollte der Anwenderkreis auf weitere Benutzer erweitert werden. Selbstverständlich war die Ausbaufähigkeit des künftigen Systems ein absolutes Muss für die Spital Thurgau AG. Eine einheitliche Datenbasis für die gesamten Hardware und Software Assets gehörte dabei zu den Hauptzielen.

Vorgehen

Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung prüfte die Spital Thurgau AG mehrere Produkte. Am besten überzeugte dabei der Lösungsvorschlag von Brainware auf Basis der Produkte Columbus OS- und SWDeploy sowie Spider Asset, Spider Licence und Spider Contract. Mit dieser Kombination konnten die Projektanforderungen optimal abgedeckt werden. Geplant wurde die Einführung des neuen Asset Management Systems vorgängig zum Rollout von Windows 7 bei der Spital Thurgau AG. Das Projekt wurde dazu in klar definierte Teilschritte aufgeteilt: Aufgabendefinition, Anforderungsworkshop, Erstkonfiguration, Datenmigration und laufende Systemanpassung gemäss Anwenderbedürfnissen. In einer ersten Phase ging es um die Inventarisierung der Hardware (Assets). Bei der zweiten Phase standen die Lizenz- und Vertragsverwaltung im Mittelpunkt. Vorgängig mussten die vorhandenen Daten aus dem alten System korrigiert und in die neue Lösung importiert werden. Berücksichtigt wurden bei der Implementierung auch spezielle Kundenwünsche wie die Anbindung von Handscannern für die Datenerfassung beim Wareneingang. Für die Key User, welche das System verstehen und selber konfigurieren wollten, war zudem eine spezielle Schulung vorgesehen. Dank einer klaren Aufgabentrennung konnte auf beiden Seiten ein reibungsloser Projektablauf sichergestellt werden. Besonders wertvoll bei der Einführung war für die Spital Thurgau AG die Unterstützung durch den Lösungsanbieter Brainware bei der Konzeption und beim Support.

Lösungskonzept

Ein wichtiger Teil bei der Implementierung war die Datenübernahme aus dem alten System sowie aus weiteren Datenquellen. Die vorhandenen Daten mussten zuerst bereinigt werden, denn es zeigte sich, dass diese nicht der gewünschten Qualität entsprachen. Dies hat sich mit der Einführung von Spider nachhaltig geändert. Als führendes System verfügt Spider heute über die umfangreichste Standortdatenbank und beliefert bei Bedarf die Umsysteme mit aktuellen Daten. Bei der Inventarisierung der Hardware und Software steht die Automatisierung im Vordergrund. Dies beginnt bereits beim Wareneingang: Das mühsame Abtippen von Seriennummern der Artikelbezeichnungen ist Vergangenheit; heute geschieht die Masseninventarisierung bequem mit Handscannern an allen Standorten. Die Daten werden anschliessend automatisch in Columbus importiert. Die Spider Applikation sorgt dafür, dass jedes Gerät über eine eigene Inventarnummer verfügt. Ab diesem Moment verbleiben die Geräte mit ihrem jeweiligen Status permanent in der Datenbank. Die verbleibende Garantiedauer kann auf Knopfdruck abgerufen werden. Sämtliche Dokumente, welche in Zusammenhang mit einem Gerät stehen (Lieferscheine, Reparaturrapporte usw.), werden in Spider abgelegt und sind mit dem entsprechenden Asset-Eintrag verlinkt. Wird ein Gerät verkauft, wird die entsprechende Quittung beim Asset hinterlegt und kann so jederzeit nachgeprüft werden. Die Softwareinstallationen können direkt im Inventar nachvollzogen werden. Dabei lässt sich klar unterscheiden zwischen den offziell lizenzierten Softwarepaketen und den effektiven Installationen.

Fazit

Die neue, professionelle Lösung bietet der Spital Thurgau AG heute dank zentraler Inventardaten deutlich mehr Möglichkeiten bei der Datenerfassung, bei der Inventarisierung und dem Lifecycle Management als früher. Auswertungen können von den Benutzern, je nach Zugriffsrechte, selbständig vorgenommen werden. Dabei steht eine Vielzahl von Informationen zur Verfügung. So können beispielsweise die Mitarbeitenden des Finance Controllings auf speziell auf ihre Bedürfnisse optimierte Inventarabfragen zugreifen, was mit dem alten Programm nicht möglich war. Kostenstellenanpassungen können die Controller heute selber vornehmen, ohne dass dies wie früher die für die Access Datenbank verantwortliche Person machen muss. Die Verwendung unterschiedlicher Nutzergruppen wird durch die vereinfachte Handhabung des Systems begünstigt. Künftig werden auch die Klinikmanager auf die Inventare zugreifen und tagesaktuell ihre Kostenträger sehen können. Die Spital Thurgau AG kann nicht nur auf ein leistungsfähiges Asset Management zurückgreifen, sondern hat auch die Sicherheit, dass bei einem personellen Ausfall der Systempartner Brainware jederzeit einspringen kann. Gesunde IT-Strukturen heisst bei der Spital Thurgau AG heute: Übersicht über den kompletten und einheitlichen Datenbestand aller IT-Mittel haben und jederzeit in der Lage sein, einen umfassenden Compliance-Report darzulegen.

Anwendertipp

«Bei Inventarprojekten ist ein aktuelles Standort-/Raumkonzept genauso wichtig wie eine exakte Analyse der Erfassungs- und Verwaltungsprozesse von Geräten, Applikationen und Lizenzen»

Hans Nagel, Projektleiter IT-Inventar, Spital Thurgau AG

IT-Konkret

Anwender Spital Thurgau AG
8501 Frauenfeld
www.stgag.ch
Logo_Spital thurgau
Mitarbeiter 3073
Mengengerüst 160 Server, 2300 Clients,
350 Applikationen
Anbieter Brainware Solutions AG
6300 Zug
www.brainwaregroup.com
brainware
Lösung Columbus (OSDeploy, SWDeploy)
Spider (Asset, Licence, Contract)
Branche Medizin
Thema IT Service Management

Die Fallstudie als PDF: Gesunde IT-Strukturen bei der Spital Thurgau AG