Mineralwasserproduzentin setzt auf Standardsoftware

3. August 2015 um 9.15 Uhr
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glas_33cl_flauder_oDank der ABACUS ERP-Software hat die kleine, aber feine Mineralwasserproduzentin Goba AG aus Gontenbad bei Appenzell ihre Unternehmensprozesse im Griff. Mit Hilfe eines individuellen Customizing der Standardsoftware erfüllt diese sämtliche branchenspezifischen Anforderungen der Lebensmittelindustrie. Mit der ABACUS Lösung und der Implementierung durch bsb.info.partner wurde eine hohe Automatisierung der Auftrags- und Produktionsabwicklung bei der Goba AG erreicht.

Erfahren Sie…
… wie sich Chargen vom Rohstoff bis zur Auslieferung im ERP verfolgen lassen.
… weshalb durchgängige Prozesse für die Effzienz von KMU von höchster Bedeutung sind.

Die Goba AG, eine der kleinsten Mineralwasserproduzentinnen der Schweiz, ist im appenzellischen Gontenbad domiziliert, beschäftigt rund 50 Mitarbeitende und verzeichnet einen Ausstoss von rund 17 Millionen Flaschen pro Jahr. Mit zwei Partnerfirmen werden über die eigene Betriebslogistik schweizweit Händler, Gastronomen, Detaillisten, Grossverteiler und Private beliefert. Seit der gleichzeitigen Lancierung der drei Sorten Appenzell Mineral Laut, Leise und Still im Jahre 2000 sorgt der Betrieb nachhaltig für Furore. Zum Verkaufsschlager entwickelte sich das 2002 lancierte Flauder. Die in verschiedenen Geschmacksrichtungen erhältlichen Produkte basieren auf Kräuter und Blüten aus der Alpsteinregion und verzichten auf Konservierungsmittel. Die Goba AG pflegt einen zweiten, mit Manufaktur betitelten Unternehmensbereich, über den regionale Kräuterprodukte und andere Extrakte in Alkoholikas wie Bitter und Liköre oder in Konfitüren, Sirupe, Punschsorten und Tees angeboten werden. Zu diesem Unternehmensbereich gehört neben zwei Verkaufsstellen an den beiden Firmenstandorten Gontenbad und Bühler neuerdings auch der Laden «Flauderei» an der Hauptgasse in Appenzell.

Ausgangslage

glas_33cl_colaDa die bisherige Branchenlösung den Anforderungen nicht mehr genügte, startete die Goba AG vor drei Jahren eine Neuevaluation. Der Getränkehandel kennt eine komplexe Preis – und Rabattstruktur mit diversen Konditionsgruppen und Mehrwertsteuersätzen. Um die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden und ihrem spezifischen Wissen zu reduzieren sowie die Effzienz bei der Auftragsabwicklung zu steigern, sollte diese im Gesamtsystem abgebildet sein. Gemäss International Food Standard muss zudem jedes Produkt über eine zugewiesene Chargennummer vom Konsumenten bis zurück zur Produktion und zum Rohmaterial lückenlos verfolgt werden können. Die Software muss daher auch gewisse Aspekte der Qualitätssicherung erfüllen. Beispielsweise sind Rohmaterialien bis zur Qualitätsprüfung in einem Quarantänelager zu verwalten, d.h. bis sie freigegeben werden und – natürlich immer noch rückverfolgbar – in den Produktionsprozess gelangen. Zudem waren Funktionen gefragt, um Kreditorenbelege einzulesen, weiterzuverarbeiten und elektronisch zu archivieren. Darüber hinaus sollte die Lösung auch CRM-Aufgaben für den Aussendienst beherrschen und die Logistik unterstützen.

Zielsetzung

glas_33cl_mineral_lautInsbesondere die Aussendienstmitarbeitenden sollten mit der neuen Lösung von den individualisierten Funktionen zur Erfassung ihrer Kundenbesuche profitieren. Dabei müssen Gesprächsnotizen nach dem Motto «wer, wo, was, wie, wie viel» im System ebenso eingegeben werden wie die Spesen für die Kundenbesuche. Die Verkaufsleitung muss jederzeit über die Aktivitäten der Aussendienstmitarbeitenden informiert sein und mittels Wochenrapport eine Kontrolle inklusive Spesenauslagen über jeden einzelnen Aussendienstmitarbeitenden erhalten. Besonders wichtig ist die Abbildung der Beziehungen der Getränkehändler zu den Endkunden, damit jederzeit die richtigen Informationen zu jedem Händler wie auch zu den Endkunden in Form spezifischer Preise und Konditionen zur Verfügung stehen. Das verbessert die Zusammenarbeit mit den Kunden markant. Die Goba AG wünschte, dass mittels einem «Kundenstammblatt» sämtliche Ansprechpartner, das Kundensortiment, die Werbe und Sponsoringbeiträge sowie Umsatzzahlen der letzten beiden Jahre zur Verfügung stehen sollten, damit die Goba-Mitarbeitenden eine grösstmögliche Transparenz über das Unternehmensgeschehen haben.

Vorgehen

Wie die administrative Leiterin von der Goba AG und Projektmitverantwortliche Petra Dörig berichtet, habe man sich rasch gegen eine Branchenlösung entschieden. Denn mit einer flexiblen Standardsoftware, die sich individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen liesse, wäre man bezüglich der Entwicklungsabsichten der Goba AG besser aufgestellt, begründet Frau Dörig. Die ABACUS Software gewann die Endausscheidung im Frühling 2013. Sie hätten ihre Investition in die Entwicklung der St. Galler Herstellerin als besser geschützt betrachtet als bei einer Branchenlösung und gleichzeitig die geografische Nähe zur St. Galler Entwicklerin und dem Implementierungspartner bsb.info.partner positiv bewertet, erklärt der am Projekt mitverantwortliche Betriebsleiter Walter Büchler. Zuletzt, sagt Herr Büchler, hätte der Bauch entschieden, da die Chemie zwischen ihnen und dem Vertriebspartner bsb.info.partner sofort gestimmt hätte und bsb.info.partner ausgewiesene Projekterfahrung und Know-how in der Lebensmittelindustrie aufweisen konnte. Die Umsetzung der Anforderungen von der Goba AG in der Software nahm etwa acht Monate in Anspruch. Anfangs 2014 erfolgte der «Livestart».

Lösungskonzept

glas_33cl_orangeDie Standardfunktionen der Auftragserfassung mussten aufgrund der Branchenanforderungen erheblich erweitert werden. Auch eine Maske zur Schnellerfassung von Telefonbestellungen ist hinzugekommen: Damit sich Artikelzubehöre wie Gebinde und das PET- Recycling im System ohne Zusatzaufwand verwalten lassen, wurden diese für jeden Artikel als Set-Positionen abgebildet, was die Auftragserfassung enorm beschleunigt. Leergebinde und Depot werden bei der Rücknahme wie bei den Getränkehandelslösungen auf dem Auftrag eingegeben und bei der Fakturierung der Monatsrechnung automatisch abgezogen. Die Möglichkeit, komplexe Preis- und Rabattfindungen für die einzelnen Kunden dem Programm zu überlassen, wird von den Sachbearbeiterinnen bei der Goba AG sehr geschätzt.

Mit einer von bsb.info.partner mit dem ABACUS Reporting -Tool konzipierten Auswertung lassen sich Chargen vom Rohstoff über die Zwischenprodukte bis hin zur Abfüllung und Auslieferung an Endkunden auf Knopfdruck lückenlos verfolgen. Ein Lebensmittelinspektor zeigte sich davon so beeindruckt, dass er diese Funktion als «sehr gut» taxierte. Das Rüsten der Verkaufsaufträge erfolgt mit mobilen Datenerfassungsgeräten und der Drittlösung Mobit, welche die kommissionierte Chargennummer auf den Auftrag in die ABACUS Auftragsbearbeitung zurück übermittelt. Erleichterte Bedingungen haben nun auch die Disponenten, indem sich sämtliche Aufträge direkt einer Tournummer zuordnen lassen und das Ladegewicht der Lastwagen umgehend im System angezeigt wird. Ladepapiere informieren über die optimale Reihenfolge der Beladung. Dank der laufenden Bestandesführung und der damit verbundenen aktuellen Verbuchung der Daten bis in die Finanzbuchhaltung kann die Goba AG nun jederzeit Zwischenabschlüsse tätigen. Entlastung hat die Buchhaltungsabteilung auch erfahren: Rückvergütungen an Kunden lassen sich über den automatischen Zahlungsverkehr mit einer Sammelzahlung in Form eines DTA tätigen und müssen somit nicht mehr alljährlich manuell eingegeben werden.

Fazit

glas_33cl_citroMit der ABACUS ERP-Gesamtlösung hat die Goba AG heute das gesamte Unternehmenswissen über Kunden und Prozesse an einem zentralen Ort abgelegt und somit jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen. Die von bsb.info.partner angepassten Programmmodule und implementierten Prozesse haben aus der ABACUS Standardsoftware ein mehr als taugliches ERP-System für Lebensmittelhersteller und den Getränkehandel gemacht. Frau Dörig ist vom ABACUS System vollständig überzeugt: «Manchmal staune ich, wie umfassend unser heutiges System ist.» Herr Büchler ergänzt: «Für ein zertifiziertes Unternehmen wie das unsere ist eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von den Endprodukten bis zur entsprechenden Charge und den verwendeten Rohmaterialien zwingend. Mit der ABACUS ERP-Software stellen wir das sicher.»

Anwendertipp

«Wir nutzen unser ERP, um das gesamte Unternehmenswissen über Kunden und Prozesse an einem zentralen Ort abzulegen und somit jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen zu haben.»
Petra Dörig, Projektleiterin, Goba AG, Mineralquelle und Manufaktur

IT-Konkret

Anwender Goba AG, Mineralquelle und Manufaktur
9108 Gontenbad/AI
www.mineralquelle.ch
Goba
Mitarbeiter 53
User 34
Anbieter bsb.info.partner AG
St. Gallen, Spreitenbach, Glarus
www.bsb-business-it.ch
S-bsb_cmyk_2014
Lösung ABACUS Business Software
www.abacus.ch
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Branche Nahrungsmittel (Getränke)
Thema ERP

Das PDF zur Fallstudie: Mineralwasserproduzentin setzt auf Standardsoftware