Flexibles ERP für den Handel mit Werkzeugmaschinen

29. Oktober 2015 um 8.28 Uhr
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Kaum vorstellbar, wie unser Alltag heute ohne industriell gefertigte Produkte aussähe. Die Komplexität und Leistungsfähigkeit dafür benötigter CNC-Maschinen und Bearbeitungszentren nimmt laufend zu. Die BWB Werkzeugmaschinen AG berät ihre Kunden über optimale Einsatzmöglichkeiten und liefert passende Fertigungslösungen. Die richtige Unternehmenslösung hat die BWB bei der Imhof Consulting AG in Form des ERP-Systems PROFFIX gefunden.

Erfahren Sie…

  • warum auch Projekte mit wenigen Usern äusserst komplex sein können.
  • wie eine gestaffelte Implementierung zum Erfolg führt.
  • weshalb die Flexibilität einer Standardsoftware Zusatzprogrammierungen unnötig macht.

Moderne Bearbeitungszentren erledigen Fräs-, Dreh-, Bohr- oder Schleifarbeiten und vieles mehr in rasantem Tempo und mit höchster Präzision. Solche Anlagen erfordern nicht nur viel Fachwissen, sondern stellen hohe Investitionen dar. Gut, wenn man sich dabei vertrauensvoll auf einen kompetenten Partner und Händler verlassen kann. Seit 2010 vertreibt die BWB Werkzeugmaschinen AG von Wetzikon aus qualitativ hochwertige Bearbeitungszentren verschiedenster Hersteller. Die im Rahmen eines Management-Buyout gegründete BWB geniesst bei Fertigungsunternehmen längst einen hervorragenden Ruf. Kein Wunder, die zwölf Mitarbeitenden verfügen alle über langjährige Erfahrung und technische Kompetenz im Werkzeugmaschinenhandel. Zum BWB-Angebot gehören Dreh-/Fräszenter, Metallbandsägen und vieles mehr von bekannten Marken wie Biglia, IMT Intermato, Jobs Sachmann, Thomas, OKK, Campro oder VDF Boehringer. Alles aus einer Hand für unsere Kunden – unter diesem Motto bietet die BWB nicht nur Gesamtlösungen, sondern auch eine umfassende Beratung.

Ausgangslage

Im Jahr 2010 sahen sich die heutigen Verantwortlichen der BWB bei ihrem damaligen Arbeitgeber von einem Tag auf den anderen mit der Möglichkeit eines Management-Buyouts konfrontiert. Die Firmengründung der heutigen BWB Werkzeugmaschinen AG erfolgte innerhalb von wenigen Tagen. Als Konsequenz wurde umgehend eine eigene Unternehmenslösung für die Verwaltung von Kunden, Maschinen, Seriennummern usw. benötigt. Die besondere Herausforderung war, einen Integrationspartner zu finden, welcher nicht nur über das nötige Know-how verfügte, sondern auch in der Lage war, kurzfristig genügend personelle Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Konkret bedeutete dies, dass Mitte November 2010 der Auftrag erteilt und das ERP bereits anderthalb Monate später, das heisst am 1. Januar 2011 in Betrieb genommen werden musste. Erschwerend kam hinzu, dass es während dieser Phase nicht nur um die Software-Einführung ging, sondern parallel dazu ebenfalls alles Notwendige für die Gründung der neuen Firma zu erledigen war.

Zielsetzung

Auch wenn nicht viel Zeit für eine ausführliche Evaluation zur Verfügung stand, hatten die Verantwortlichen der neu gegründeten BWB Werkzeugmaschinen AG klare Vorstellungen über die Anforderungen ihrer künftigen Unternehmenslösung. Sämtliche Handels-, Servicemanagement- und Wartungsprozesse mussten mit einer Standardsoftware abgedeckt werden können. Dabei sollte die Programmierung von individuellen Funktionen und die Entwicklung von Schnittstellen möglichst vermieden werden. Trotzdem musste das ERP-System in der Lage sein, die Bereiche Auftragsmanagement, Artikelverwaltung, CRM, Lager, Service und  Finanzen genügend flexibel abzudecken, damit auch spätere Anpassungen jederzeit möglich wären. Ein modularer Aufbau und eine moderne Softwarearchitektur auf der Basis von Standardtechnologien waren weitere wichtige Kriterien bei der Suche nach einer passenden Lösung.

Vorgehen

Auf der Suche nach einer geeigneten Unternehmenslösung, lieferte der IT-Verantwortliche der früheren Firma den entscheidenden Hinweis. Auf Grund seines Wissens um die Bedürfnisse der BWB empfahl er die ERP-Lösung PROFFIX. Das System überzeugte sofort, denn die gestellten Anforderungen an eine moderne Lösung wurden vollumfänglich abgedeckt. Zudem bot die Lösung ein stimmiges Preis-/Leistungsverhältnis. Aufgrund des Softwaremietmodells, war nur ein geringer Kapitalbedarf nötig. Als die BWB sich später entschied, die gemieteten Lizenzen zu kaufen, wurden die letzten 12 Monatsmieten an den Kaufpreis angerechnet. Dank der kompetenten Beratung durch die Imhof Consulting AG als Implementierungspartner konnte der sportliche Zeitplan eingehalten werden. In kürzester Zeit analysierte die Imhof Consulting die Betriebsprozesse als Grundlage für die PROFFIX Einführung und erstellte einen entsprechenden Umsetzungsplan. Nach der Systeminstallation und der Eröffnung einer Mandantendatenbank wurde der KMU-Kontenplan definiert, die Benutzerverwaltung sowie die Clients mit den Outlook- und Telefonie-Integrationen eingerichtet. Danach folgte die kundenspezifische Softwarekonfiguration inkl. Dokumentanpassungen. Unterstützung bot die Imhof Consulting auch bei der Datenübernahme aus bestehenden Applikationen und Datenbanken. Aus zwei verschiedenen Systemen der vorherigen Firma mussten Adressdaten sowie Maschinen- und Ersatzteile-Daten importiert und korrekt den entsprechenden Kunden bzw. Seriennummern zugeteilt werden. Für die Anwender fanden bei Imhof Consulting in Cham PROFFIX Standardkurse statt, welche durch eine Individualeinführung in die Servicemanagement-Themen ergänzt wurden.

Lösungskonzept

Die ERP-Einführung bei der BWB Werkzeugmaschinen AG zeigt einmal mehr, dass bei serviceorientierten Handelsunternehmen Lösungsumfang und Projektkomplexität nicht zwingend mit der Benutzeranzahl korrespondieren. Trotz relativ wenigen Anwendern kommt ein breiter Funktionsumfang zum Einsatz: Adressverwaltung, Artikel- und Lagerverwaltung, Auftragsbearbeitung, Rückstände, Reservationen, Teilrechnungen, Stücklisten-, Bundles- und Optionenmanagement, CRM, Einkaufsverwaltung, Preisverwaltung, Provisionsverwaltung, Leistungsverwaltung, Chargen-/Seriennummernverwaltung, Kundeninstallationsverwaltung, Serviceauftragsverwaltung sowie Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und E-Banking. Dank der vollständigen Outlook-/Exchange-Integration in PROFFIX CRM sowie durch die Verbindung der PROFFIX Telefonintegration mit der VOIP Telefonieanlage haben die Mitarbeitenden der BWB bei eingehenden und ausgehenden Anrufen zu Kunden und Partnern stets den vollen Überblick über alle Kundenaktivitäten und Kundeninformationen. Manchmal zeichnen sich ERP-Systeme aber auch durch eher versteckte Funktionen aus. So kann die BWB zum Beispiel ihren elektronischen Newsletter direkt im CRM erstellen und versenden. Alle Email-Adressen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung, und der HTML-Mail-Inhalt kann mit dem enthaltenen Editor kinderleicht angepasst und für den Versand bereitgestellt werden. Bei der Maschinen- und Geräteverwaltung und in den Servicemanagement-Modulen wurden sämtliche Lösungsanforderungen mit den Bordmitteln von PROFFIX eingerichtet und konfiguriert. Zusatzprogrammierungen waren keine notwendig. Lediglich einige Listen, Dokumente und Auswertungen wurden gemäss den Kundenwünschen erweitert. Aussendienst- und Servicemitarbeitende können unterwegs oder im Home-Office via Remote-Verbindung (RDP) auf den zentralen PROFFIX-Server am Hauptsitz zugreifen.

Fazit

Nach einer sehr kurzen Anlaufzeit zwischen Evaluation und Installation hat sich PROFFIX bei der BWB Werkzeugmaschinen AG längst als unverzichtbares, flexibles Werkzeug etabliert. Die Software erfüllt alle Anforderungen an eine moderne, vollintegrierte Gesamtlösung – ohne Zusatzprogrammierung, sondern allein aufgrund der Konfigurationsmöglichkeiten der Standardsoftware.

Zwar konnte auf Grund des engen Zeitplans nicht jede Funktion von Anfang vollumfänglich genutzt werden, doch Schritt für Schritt haben die BWB-Mitarbeitenden gemeinsam mit der Imhof Consulting die offenen Punkte abgearbeitet. Für Maggie Bührer, Projektleiterin BWB Werkzeugmaschinen AG, ist damit das Lösungspotential noch lange nicht ausgereizt: „Modul für Modul haben wir in Angriff genommen und auf unsere Bedürfnisse angepasst. Das nächste Modul ist bereits geplant. Ausserdem ist PROFFIX eine innovative ERP-Lösung, welche lebt und ständig weiterentwickelt wird.“

Anwendertipp

«Offen sein für Neues und Weiterentwicklungen, auch wenn man sich ein neues System anschafft. Und nicht vergessen: Jahrelang ohne eine Änderung damit zu arbeiten, geht nicht. EDV sollte nicht heissen „Ende des Verstands“, sondern „eine deutliche Verbesserung“!»

Maggie Bührer, Personal/Marketing/EDV, BWB Werkzeugmaschinen AG

IT-Konkret

Anwender BWB Werzeugmaschinen AG
8620 Wetzikon
www.bwbag.ch
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Mitarbeiter 12
User 9
Anbieter Imhof Consulting AG
6330 Cham
www.imhof.ch
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Lösung PROFFIX
7323 Wangs
www.proffix.ch
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Branche Handel
Thema ERP, CRM, Service, Handel

Das PDF zur Fallstudie: ERP als flexibles Werkzeug im Handel mit Werkzeugmaschinen