Logistiker nutzen Standard-Finanzsoftware für speditives Buchen in allen Bereichen

15. Juni 2016 um 9.53 Uhr
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Die Ostschweizer Logistik-Gruppe Sieber Transport setzt auf ABACUS Finanzsoftware. Speziell an der Lösung ist die intensiv genutzte Funktion der Geschäftsbereiche, die auch automatisierte, bereichsübergreifende Buchungen erlaubt. Die Führungscrew der Sieber-Gruppe wird mit eigens auf der Basis der ABACUS Software entwickelten Reporting- und Statistikwerkzeugen über die Geschäftsentwicklung auf dem Laufenden gehalten.

Erfahren Sie…
… wie eine Unternehmensgruppe ihre Buchhaltung vereinheitlicht hat.
… warum geschäftsbereichsübergreifende Buchungen für mehr Effzienz sorgen.
… weshalb ein kompetenter Lösungsanbieter massgebend zum Projekterfolg beiträgt.

Durch natürliches Wachstum und Zukäufe ist aus einem Zwei-Mann-Fuhrunternehmen im St. Galler Rheintal innert 40 Jahren ein international weitverzweigtes Dienstleistungsunternehmen für Logistik-Lösungen mit acht Schweizer Filialen sowie internationalen Niederlassungen und Partnern in Ländern wie Österreich und den USA entstanden. Heute zählt die Sieber-Gruppe zu den fünf grössten klassischen Stückgut-Transportunternehmen der Schweiz. Um eine schnelle und zuverlässige nationale Distribution zu gewährleisten, verfügt der Konzern innerhalb der Schweiz und Österreich über eine eigene Fahrzeugflotte mit mehr als 250 Lastwagen. Zudem wird diese um rund 70 ausschliesslich an Sieber gebundene Vertragsfahrer ergänzt. Darüber hinaus besitzt das Unternehmen landesweit mehrere Logistikzentren, ein Zollfreilager und offene Zolllager. Seit 2011 wurde die Software-Palette der Sieber-Gruppe modernisiert. Dazu gehörte auch der Aufbau einer neuen Finanzsoftware auf Basis ABACUS.

Ausgangslage

Auslöser für den Neuaufbau der Software-Lösung war die Ablösung der proprietären Transportsoftware durch die moderne Dispositionslösung Transit, welche Fahrzeugkommunikation und Navigation integriert. Zudem sei das bis zu diesem Zeitpunkt verwendete ERP-System ein „Wollknäuel“ gewesen, welches durch eine komplett neue Software hätte ersetzt werden müssen, berichtet Sascha Tscharner, CFO von Sieber.

Sieber_Sea_01_A4Zielsetzung

Mit der neuen Finanzsoftware sollte laut dem gelernten Wirtschaftsprüfer Sascha Tscharner die Buchhaltung für die ganze Sieber-Gruppe vereinheitlicht werden. Ziel war es, nur noch einen Kunden- und Lieferantenstamm sowie einen Konten- und Kostenstellenstamm für alle Gruppengesellschaften zu führen. Eine passende Lösung und ein idealer IT-Anbieter waren schon bald in Sicht: Nicht nur die geografische Nähe des Softwarehauses bsb.info.partner, sondern auch der Einsatz von ABACUS bei einem grossen Mitbewerber erleichterte den Entscheid zugunsten der Ostschweizer Lösung. Wichtiges Argument für die Einführung von ABACUS war, dass die Standardsoftware 2011 um eine Funktion erweitert wurde, dank der sich rechtlich selbständig bilanzierende Einheiten als separate Geschäftsbereiche in einem einzigen Mandanten buchhalterisch führen lassen. Das bietet die Gewähr, geschäftsbereichsübergreifend zu buchen und Fehlzahlungen von Debitorenrechnungen an irrtümlich adressierte Gruppengesellschaften aufzufangen, indem sie automatisch korrekt umgebucht werden

Vorgehen

Geradezu als Glückstreffer erwies sich, dass für die Implementierung mit bsb.info.partner ein kompetenter ABACUS Partner hinzugezogen wurde. Nicht umsonst hat sich dieser durch anspruchsvolle, erfolgreiche Projekte einen guten Namen geschaffen. Bsb.info.partner sollte sich denn auch als entscheidendes Erfolgskriterium herausstellen, da sich die operative Umsetzung der ABACUS Software mit der neuen Funktion der Geschäftsbereiche alles andere als eine triviale Angelegenheit entpuppte: Allein aufgrund der anfallenden Datenmengen mit rund 65‘000 Debitoren-Rechnungen an rund 4‘000 Kunden und 36‘000 Kreditoren-Rechnungen von rund 1‘800 Lieferanten und Subfrächtern pro Jahr stellte sich das Projekt in der Praxis als viel komplexer dar als in der Testumgebung gedacht. Die Anpassung und Implementierung verlangte von den Sieber-Buchhaltungsmitarbeitenden eine grosse Umgewöhnung und von den bsb-Beratern und den ABACUS Entwicklern viel Einsatz und Können bis zum operativen Start Anfang 2012. Dabei galt es, die Eigenarten des Transportgeschäfts zu berücksichtigen, wie etwa die gegenseitigen Verrechnungen von Verbindlichkeiten, Gutschriften und Fakturen.

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Die Verrechnung von Debitorenrechnungen mit Lieferantenfakturen ist im Kreditoren-Dispolauf automatisiert.

Lösungskonzept

Als Erstes wurde die ABACUS Lohnsoftware eingeführt. Danach erfolgte die Einbindung des Finanzteils über neu programmierte Schnittstellen in die Umsysteme mit den Branchenlösungen und Drittprogrammen wie etwa jene für die Zollfakturierung oder das Transportgut- und das Lagerbewirtschaftungsprogramm. So werden heute von Transit aus jährlich rund 55’000 Rechnungen direkt in die ABACUS Debitorensoftware übertragen. Da Grosskunden Hunderte von Rechnungen oft mit einer einzigen Zahlung begleichen, musste bsb.info.partner ein spezielles Verarbeitungsprogramm in Excel schreiben. Dieses sorgt dafür, dass die automatische Ausbuchung der Offenen Posten in der ABACUS Debitorensoftware sozusagen auf Knopfdruck erfolgt. Der Debitoren-Zahlungsausgleich für diese Kunden beanspruche dank dieser Lösung markant weniger Aufwand als früher, berichtet Sascha Tscharner.

Die Buchhaltung für die Schweizer Filialen und die Österreichische Niederlassung wird heute von fünf Mitarbeitenden und einem Lehrling erledigt. Dabei haben sie sich die verschiedenen Geschäftsbereiche aufgeteilt und erledigen von den Debitoren- bis zu den Kreditorenzahlungen fast alles im gleichen Arbeitsgang. Aufgrund der Rechnungsnummer wird bei einer eingehenden Zahlung registriert, für welchen Geschäftsbereich sie bestimmt ist und erzeugt, sofern notwendig, automatisch eine Umbuchung von einem Geschäftsbereich zum anderen. Das bedeutet eine grosse Erleichterung für die Buchhaltungssachbearbeiter von Sieber, denn die Kunden überweisen ihre Zahlungen nicht immer an die eigentlich zu begünstigende Sieber-Gesellschaft. Ebenfalls als effizient hat es sich erwiesen, dass stets der Geschäftsbereich in den Programmmasken nun jeweils an erster Stelle eingegeben und angezeigt wird. Dieser bleibt auch dann aktiv, wenn ein anderes Programm gestartet wird. Sehr geschätzt wird zudem die Funktion des Auszifferns in den Kontoauszügen, mit der bei Hunderten von Einzelpositionen die Übersicht trotzdem gewahrt werden kann, da sich alle ausgeglichenen Posten ausblenden lassen.

Um aus den enormen Datenmengen aussagekräftige Informationen für die einzelnen Filialen zu bekommen, hat bsb.info.partner ein MIS auf der Basis des Business-Intelligence-Werkzeugs Palo entwickelt. Die Geschäftsführer der Sieber-Niederlassungen können damit für ihre Kundentermine auf einfach Art und Weise Auswertungen über die monatlichen Umsätze der letzten drei Jahre machen. Laut Sascha Tscharner wird dieses Kundeninformationsblatt, das die Datenmengen verdichtet darstellt, als Informationsinstrument sehr geschätzt.

Fazit

Das Tagesgeschäft in der Buchhaltung kann heute zur Zufriedenheit einheitlich abgewickelt werden. Das IT-Projekt habe viele gefordert, aber auch viel gefördert, resümiert Sascha Tscharner. So hat sich die ABACUS Standardsoftware im Lauf dieses Projekts so weiterentwickelt, dass heute ein praxistaugliches und effizientes Führen der Buchhaltung für alle Geschäftsbereiche mit geschäftsübergreifenden automatischen Buchungen möglich ist.

Anwendertipp

«Die Funktionen der Standard-Finanzsoftware, die Integration mit unseren Branchenlösungen und das Reporting-Tool für unsere Geschäftsführer bilden zusammen ein Gesamtsystem mit hohem betriebswirtschaftlichen Nutzen».

Sascha Tscharner, CFO Sieber Transport

IT-Konkret

Anwender Sieber Transporte AG
9442 Berneck
www.sieber.ch
(+8 Schweizer Niederlassungen)
Sieber Transport AG_Logo
Mitarbeiter ca. 560
User 10 (Finanzsoftware mit Geschäftsbereichen Auftragesbearbeitung und CRM)
Anbieter ABACUS Research AG
9300 Wittenbach
www.abacus.ch
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Implementation bsb.info.partner AG
8957 Spreitenbach
www.bsbit.ch
s-bsb_cmyk_2014
Lösung ABACUS Business Software
Branche Logistik
Thema Finanzsoftware

Das PDF zur Fallstudie: IT-Konkret_Logistiker nutzen Standard-Software für speditives Buchen in allen Bereichen