Cleveres Dokumentenmanagement für schlaue Köpfe

27. Oktober 2016 um 6.54 Uhr
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Wer qualifizierte Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten sucht, ist bei der Privatschule Bénédict garantiert am richtigen Ort. Doch das international tätige Bildungsinstitut ist nicht nur erste Anlaufstelle für schlaue Köpfe, sondern auch in Sachen interner IT richtig clever. Zusammen mit Faigle wurde eine kreative Verbindung vom bestehendem CRM zum Dokumentenmanagement-System DLS Professional geschaffen.

Erfahren Sie…

…wie aus der Zusammenarbeit zwischen Kunde und Anbieter eine kreative Lösung entsteht
weshalb CRM und DMS zusammen eine ideale Basis für Prozesseffizienz bilden

Als der Schweizer Sprachwissenschaftler und einstige Professor der University of Southern California Dr. Gaston Bénédict 1928 in Lausanne seine erste Schule eröffnete, dachte wohl noch kaum jemand, dass Bénédict Schulen rund 90 Jahre später in vielen Ländern Europas und in Übersee präsent sein würden. Moderne Unterrichtsmethoden, qualifizierte Lehrkräfte sowie pädagogisch-didaktisch einwandfreies Lehrmaterial begründen den ausgezeichneten Ruf der Privatschule. Die weite Verbreitung gewährleistet, dass ihre Diplome und Zeugnisse nicht nur lokalen Charakter haben, sondern internationales Ansehen geniessen. In der Schweiz führt Bénédict moderne, den heutigen Bedürfnissen angepasste Sprachschulen, Handelsschulen, Management- und Kaderschulen sowie Informatikschulen und medizinische Fachschulen in Zürich, St. Gallen, Luzern und Bern.

benedict-schule-zuerich-aussenansichtAusgangslage

Das umfassende Aus- und Weiterbildungsangebot der Bénédict Privatschule wird rege genutzt. Entsprechend hoch ist der Aufwand für die Organisation und Administration der Studien- und Lehrgänge. Von der Ausschreibung über die Anmeldung bis zur Abrechnung muss jederzeit alles unter Kontrolle sein – und das mit mehreren Hundert Absolventen und Absolventinnen an verschiedenen Standorten in der Schweiz gleichzeitig. Als Unterstützung bei der Adress- und Kontaktverwaltung, sowie für Marketingkampagnen und Auswertungen, nutzt Bénédict die CRM-Lösung Cobra des gleichnamigen Schweizer Softwareherstellers in Tägerwilen TG. Ergänzend zum bestehenden CRM-System benötigte die Privatschule jedoch dringend eine Entlastung im Bereich Dokumentenmanagement. So mussten beispielsweise Prüfungsarbeiten der Klassen einzeln gescannt und manuell den jeweiligen Kontakten im Cobra zugeordnet werden. Dies war nicht nur mühsam und zeitaufwändig, sondern auch sehr fehleranfällig. Zudem verlangte das wachsende Datenvolumen an Dokumenten dringend nach einer strukturierten, sichern Ablage.

Zielsetzung

Für das Management der Bénédict Schulen war klar, dass nur mit einer einheitlichen Lösung für alle Standorte ein nachhaltiger Fortschritt erzielt werden konnte. Ziel war es, für alle Standorte ein gemeinsames Schul-ERP aufzubauen, jedoch mit einem CRM-Kern, um die verschiedenen individuellen Lösungen zu ersetzen. Dazu sollte die eigenentwickelte Debitorenbuchhaltung, welche teilweise auch als Schulverwaltung genutzt wurde, optimiert und integriert werden. Gleichzeitig wollte man bei Bénédict mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems die Ablage und Archivierung von Schülerdaten und -dokumenten optimieren und durch einen leistungsfähigen Scanning-Prozess vereinfachen. Davon versprach man sich eine deutliche Reduktion des Personalaufwandes und eine Verbesserung der Datenqualität.

Vorgehen

Als Lösungsansätze fasste man zwei Varianten ins Auge: Entweder die Ablösung aller bestehenden Produkte durch ein neues, webbasiertes CRM-System oder die Integration und Optimierung der in der Filiale St. Gallen bereits seit 2006 erfolgreich eingesetzten CRM-Software cobra CRM PRO. Relativ rasch zeigte es sich, dass es keine Standardlösung gab, welche «out of the box» alle Anforderungen erfüllen konnte. Bereits die Kosten für die Anpassungen an die Grundbedürfnisse einer so breitaufgestellten Universal-Schule wie Bénédict überstiegen die Vorstellungen deutlich. Aus diesem Grund wurde die zweite Variante bevorzugt, begründet Robert C. Gut, Bereichsleiter Informatik der Bénédict Schule International, den damaligen Entscheid: «Wir entschlossen uns, das vorhandene Know-how rund um die Lösung cobra CRM PRO zu nutzen und hier Eigenleistungen zu investieren. Mit der Firma Faigle hatten wir zudem schon sehr gute Erfahrungen im Bereich Print Solutions gemacht. Gemeinsam erstellten wir ein Realisierungskonzept für eine neuentwickelte Schnittstelle zwischen dem Dokumentenmanagement-System von Faigle und unserem bestehenden CRM». In einem ersten Workshop wurde die Lösung entwickelt und anschliessend die Schnittstellenkonfiguration vorgenommen. Gleichzeitig ging man daran, eine automatisierte Dokumentenablage aus Cobra in DLS Professional (M-Files) von Faigle zu erstellen. Mittels Dokumentenaufruf aus Cobra konnte so auf Daten zugegriffen werden, welche in M-Files abgelegt sind. Nachdem diese Vorbereitungen erledigt waren, wurde die Lösung ausführlich und erfolgreich getestet. Rund 60’000 bisherige Dokumente wurden aus Cobra ins neue DMS-System von Faigle migriert. Produktiv in Betrieb genommen wurde die neue Gesamtlösung am Standort St. Gallen. Danach wurde die Lösung zuerst in Zürich implementiert, während die anderen Filialniederlassungen in Bern und Luzern später noch folgen.

freesystem-sprachen-lernenLösungskonzept

Mit M-Files steht den Bénédict Schulen ein leistungsstarkes und benutzerfreundliches System für das Verwalten, Suchen und Rückverfolgen von Dokumenten und Informationen zur Verfügung. M-Files integriert sich nahtlos in die Windows-Oberfläche und wird als virtuelles Laufwerk angezeigt. Als Teil des Dokumentenmanagement-Systems DLS Professional erlaubt M-Files das direkte Öffnen und Speichern von Dokumentdateien. Alle relevanten Dokumente können erfasst, bearbeitet, gespeichert und weitergeleitet werden, was die Arbeit der Schuladministration bei Bénédict wesentlich erleichtert. Gleichzeitig ist damit aber auch sichergestellt, dass die elektronische Archivierung der Dokumente sicher und nach gesetzlichen Vorgaben erfolgt. Die gleiche Lösung kann unabhängig an allen drei Standorten in Zürich, Bern und Luzern genutzt werden.

Ein weiteres Highlight des Lösungskonzepts ist das automatisierte Scannen und die anschliessende Zuordnung der Dokumente zur entsprechenden Kontaktadresse. Heute werden beispielsweise alle Prüfungen, getrennt durch einen QR-Code zusammen eingelesen und von Autostore direkt dem entsprechenden Kunden in Cobra zugeordnet sowie automatisch in M-Files abgelegt. Es sind genau solche optimierten Prozesse, welche Robert C. Gut am gemeinsam mit Faigle realisierten Lösungskonzept begeistern: «Die Spezialisten von Faigle haben uns überzeugt, dass wir mit M-Files eine Schnittstelle zu Cobra erstellen können. Dank dieser Integration können wir heute Dokumente über Cobra in M-Files übergeben und diese umgekehrt im CRM wieder abfragen. Die Benutzer können stets in der gleichen CRM-Umgebung bleiben und merken kaum, dass dahinter mit DLS Professional bzw. M-Files und Autostore ein hochprofessionelles Dokumentenmanagementsystem von Faigle steckt».

Fazit

Die Notwendigkeit einer integrierten Verbindung zwischen CRM und DMS war für die Bénédict Schulen von vorneherein klar. Dass die Dokumentenablage des CRM-Systems dafür nicht ausreichte, ebenfalls. In enger Zusammenarbeit mit Faigle konnte die Bénédict Schulen eine automatisierte Schnittstelle realisieren, welche die Anforderungen der Anwender an ein professionelles Dokumentenmanagementsystem und eine effiziente Scanninglösung optimal abdeckt. Das bedeutet: Aufwandreduktion beim Scanning und Ablageprozess, weniger Fehler, strukturierte Dokumentenablage und Nachverfolgbarkeit bei Dokumentenänderungen. «Es gibt keine Schulverwaltung auf dem Markt, die bereits schon alles abdeckt, was eine Schule wie unsere braucht. Auch hat wohl keine Privatschule unerschöpfliche Budgets.

Wir haben mit dem Mix aus bestehenden Systemen und sehr professionellem Support von Lieferanten wie Faigle eine kostengünstige und dennoch zukunftsorientierte Lösung für die Schulen von Bénédict realisiert. Dadurch werden die Arbeitsprozesse transparenter und unser Kundenservice noch effizienter».

Anwendertipp

«Es braucht eine überlegte Balance zwischen freigestellten eigenen Ressourcen und eingekauften Leistungen».

Robert C. Gut, Bereichsleiter Informatik, Bénédict Schule International

IT-Konkret

Anwender Bénédict Schule International
8004 Zürich
www.benedict.ch
Logo_diebewerbung_benedict
Mitarbeiter 700 in Kursleitung und Administration
User 60
Anbieter Faigle Solutions AG
8050 Zürich
www.faigle-solutions.ch
logo_faigle_topsoft_488x151
Lösung DLS Professional (M-Files), Autostore, Cobra
Branche Organisation / Institutionen
Thema Dokumentenmanagement, CRM

Das PDF zur Fallstudie: ITK_Clevers Dokumentenmanagement für schlaue Köpfe