Lösung für kreatives Business im digitalen Zeitalter

4. Januar 2017 um 14.45 Uhr
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Dass Digitalisierung erfolgreich macht, stellt die JLS DIGITAL AG immer wieder gerne unter Beweis. Für ihre anspruchsvollen Kunden gestaltet und realisiert die Kreativagentur digitale Verkaufslösungen und Erlebniswelten. Mit OpaccERP hat das Unternehmen ein digitales Business-Tool gefunden, welches die bestehenden Prozesse optimal unterstützt und kreativen Raum für neue Geschäftsideen bietet.

Erfahren Sie…
…wie eine ERP-Einführung auch in kurzer Zeit gelingen kann.
…welche Anforderungen der digitale Wandel an die Flexibilität von Business Software stellt.

 

Als führende Kreativagentur und Generalunternehmung für Digital Marketing zeichnet sich die JLS DIGITAL AG durch die nahtlose Verbindung von Kreation, Marketing und Technologie aus. Das Unternehmen besteht seit dem Jahr 2000 und wurde in dieser Zeit vom Start-up mit 3 Mitarbeitenden zum Marktführer für digitale Kommunikation in der Schweiz entwickelt. Die Firma mit dem ursprünglichen Firmennamen John Lay Solutions AG wurde als Tochterunternehmen der John Lay Electronics AG in der weiteren Entwicklung komplett verselbständigt und 2013 vom Management und Privatinvestoren übernommen. Im Rahmen der strategischen Weiterentwicklung hat das Unternehmen die Firma MONS Consulting GmbH mit Sitz in Zürich vollständig übernommen und tritt seit 1. Mai 2015 neu als JLS DIGITAL AG auf dem Markt auf. Mit rund 70 Mitarbeitenden werden Kunden in den Bereichen Banken, Versicherungen und Retail betreut.

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Ausgangslage

Auf ihrem Weg in die Selbständigkeit sah sich die JLS DIGITAL AG im Jahr 2011 nebst organisatorischen auch mit strukturellen Veränderungen konfrontiert. So stand das bisherige ERP-System der Schwesterunternehmung John Lay Electronics künftig nicht mehr zur Verfügung. Von vorneherein war klar, dass für die Evaluation und Einführung einer neuen Lösung nicht viel Zeit zur Verfügung stand. In Sachen Budget und Zeitplan mussten zudem klare Vorgaben eingehalten werden. Noch wichtiger war jedoch der angestrebte Leistungsumfang des zu beschaffenden Systems, welches nicht nur den damaligen Anforderungen zu genügen hatte, sondern auch Spielraum für die Weiterentwicklung der JLS DIGITAL AG bieten sollte.

Zielsetzung

Angesichts der geplanten Eigenständigkeit des Unternehmens und der Abkoppelung vom bisherigen ERP-Systems ging es der JLS DIGITAL AG in einer ersten Phase darum, die IT-Unterstützung aller Kernprozesse sicherzustellen und den regulatorischen Anforderungen zu genügen. Gleichzeitig sollte aber auch die Grundlage gelegt werden, um künftige Entwicklungen zu ermöglichen. Aufgrund des klar definierten Zeitrahmens mit nicht verschiebbaren Terminen musste ein Lösungsanbieter gefunden werden, welche die höchstmögliche Sicherheit – sowohl in zeitlicher als auch in finanzieller Hinsicht – bei der Einführung des neuen ERP bieten konnte.

Vorgehen

Eine passende Lösung unter Zeitdruck zu finden, ist nicht jedermanns Sache und in den meisten Fällen auch nicht empfehlenswert. Die JLS DIGITAL AG hat es dennoch geschafft, aus der Not eine Tugend zu machen. Durch die Verwendung eines neutralen Pflichtenheftes wurde die Auswahl an möglichen Lösungen auf eine überschaubare Shortlist reduziert. Nebst ausführlichen Gesprächen mit den Anbietern und prozessorientierten Präsentationen wurden gleichzeitig auch die Vertragsvorschläge für das neue System vorverhandelt. Dabei gab Opacc als einziger Softwarehersteller die Zusage, die sehr sportliche Projektdauer von lediglich sechs Monaten sowie das vereinbarte Projektbudgets verbindlich einzuhalten. Dank der standardisierten, bewährten Projektmethode von Opacc konnten die Vorgaben erfüllt werden. Zu den Vorbereitungen gehörten die Entwicklung eines detaillierten Konzepts im Bereich Vertragsmanagement sowie die Bereitstellung eines Systemprototyps. Für alle Projektverantwortlichen war klar, dass der ambitiöse Zeitplan jeweils eine rasche Entscheidungsfindung erforderte, wenn Fragen auftauchten. Dazu arbeiteten die beiden Projektleiter seitens JLS und Opacc eng zusammen. Sehr oft war das Projektteam des Softwareherstellers direkt vor Ort anwesend und stand mit Rat und Tat zur Verfügung. Für Roland Renggli, Chief Technology Officer bei JLS, war es wichtig, dass man bei Bedarf auch auf die internen Mitarbeitenden zugreifen konnte: «Sich trotz dynamischem Arbeitsalltag Zeit für das Projekt freizuschaufeln, ist weder einfach noch selbstverständlich. Wir konnten zum Glück jederzeit auf die Hilfe unseres Teams zählen».

Lösung für kreatives Business im digitalen Zeitalter.

Lösungskonzept

Emotional, kreativ und aussergewöhnlich sind sie alle, die zahlreichen Projekte, welche die JLS DIGITAL AG bereits für ihre Kunden realisieren durfte. Um die Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben zu bewältigen, braucht es eine entsprechend flexible Unternehmenslösung. Von der Offerte über den Auftrag bis zur Logistik und der Verwaltung der individuellen Kundenanlagen kommt dabei OpaccERP zum Zug. Eingesetzt werden die Module Verkauf, Warenwirtschaft, Service/ITSM, MIS, Groupware-Integration, WebCRM, Online-Support, Objektverwaltung, Finanzen (Sage) und das Opacc eigene Dokumentmanagement-/Archivierungssystem DMAS. Einen besonderen Stellenwert hat dabei die vollintegrierte Projektabwicklung, mit welcher sich Dienstleistungen – auch von Dritten – und Material übersichtlich verwalten lassen. Das

Vertragsmanagement für die dezentralen Kundenanlagen wird mit dem Servicedesk-Tool (ITSM) abgedeckt, welches direkt mit den bestehenden Verträgen und den entsprechenden Anlagen korrespondiert. Aufgrund der kurzen Projektdauer konzentrierte man sich in einer ersten Phase auf die wichtigsten Funktionsbereiche. Nach der Einführung am 31.12.2011 wurden jedoch die Praxiserfahrungen genutzt, um in Ruhe Erweiterungen anzugehen und das System zu optimieren. Dazu gehören auch die Automatisierungsmöglichkeiten, welche OpaccERP bietet. Workflow-Assistenten lassen sich dabei einfach mit Scripts definieren und vereinfachen so komplexe Prozessabläufe.

Fazit

Dass das digitale Zeitalter grosse Veränderungen mit sich bringt, ist nicht neu. Die Frage ist nur, wie man damit umgeht. OpaccERP trägt dazu bei, dass die Antwort der JLS DIGITAL AG heute leichtfällt. Mit ihrem Angebot trifft die digitale Kreativagentur den Nerv der Zeit. Und die Offenheit und Flexibilität des Systems bietet dem Unternehmen den Freiraum und die Agilität, um neue Geschäftsmöglichkeiten auch konsequent zu nutzen. Als bereichsübergreifende Business-Plattform liefert OpaccERP nicht nur transparente Informationen in allen Bereichen, sondern auch aktuelle Daten für durchgängige Prozesse. Möglich machen es Funktionen wie die automatisierte Vertragsrechnung, die Verknüpfung aller Dokumente mit der Anlagenverwaltung, die integrierte Rapportierung im Browser und vieles mehr. Rückblickend ist Roland Renggli froh, dass man sich damals für Opacc entschieden hat: «Seit der Einführung von OpaccERP hat sich unser Geschäft stark verändert. Die quantitativen, aber auch die funktionalen Anforderungen sind im Vergleich zu früher deutlich gestiegen. Um angesichts der Dynamik des technologischen und wirtschaftlichen Umfelds mitzuhalten, sind wir mehr denn je auf ein leistungsfähiges ERP-System angewiesen».

Anwendertipp

«Die Einführung einer Unternehmenslösung ist in der Regel eine Operation am offenen Herz. Damit diese gelingt, braucht es einen kühlen Kopf und die Bereitschaft, nebst dem Tagesgeschäft auch Zeit für die Projektaufgaben zu finden».

Roland Renggli, Chief Technology Officer, JLS DIGITAL AG

IT-Konkret

Anwender JLS DIGITAL AG
6004 Luzern
www.jls.ch
jls
Mitarbeiter 70
Anbieter Opacc
6010 Kriens
www.opacc.ch
opacc-extended-erp
Lösung Opacc Extended Enterprise Software
Branche Marketing-/ Kreativagentur
Thema ERP

Das PDF zur Fallstudie: ITK_Die Lösung für kreatives Business im digitalen Zeitalter