Mobile Arbeitszeiterfassung vereinfacht Ablauf

2. März 2017 um 10.06 Uhr
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Das Handelsunternehmen Tegro hat sich als erstes Unternehmen für die Nutzung der mobilen Smartphone-App AbaCliK entschieden. Dank der mobilen Datenerfassungslösung läuft der gesamte Prozess der Lohnabrechnung für Aussendienstmitarbeitende in Kombination mit AbaProject und der Lohnsoftware von A bis Z digital und ohne Medienbruch. Dabei wird einerseits Papier und andererseits Zeit in der Personalabteilung gespart.

Erfahren Sie…

… wie ein Handelsunternehmen dank mobilen Anwendungen Zeit und Papier spart und gleichzeitig die Datenqualität verbessert.
… welche Vorteile Employee-Self-Service für Lohnverwaltung und Arbeitszeit-/Spesenerfassung bietet.

Die Tegro AG ist im Schweizer Grosshandel ein führender Anbieter von Do-it-yourself-Sortimenten. Das 1971 gegründete Unternehmen ist in Schwerzenbach ZH domiziliert, verfügt über ein hausinternes Lager sowie über ein Aussenlager in Nänikon. Die Herstellung der Markenprodukte von Tegro übernehmen Auftragsfertiger. Zunächst auf den Handel mit Produkten für die Autopflege und Autozubehör ausgerichtet, hat Tegro seitdem seine Aktivitäten als Sortimentsgrosshändler und Dienstleister für Bau-, Fach- und Verbrauchermärkte sowie Tankstellen-Shops kontinuierlich erweitert. Das Angebot umfasst heute auch die Bereiche Fahrradzubehör, Elektromaterial sowie Hand- und Gartenwerkzeuge. Unter dem hauseigenen Label Nigrin werden Autofahrer mit Pflegeprodukten bedient, mit Fremdmarkenprodukten werden die Heimwerker und Hobbygärtner in Form von Werkzeugen und Eisenwaren beliefert. Das Unternehmen beschäftigt rund 120 Mitarbeitende, wovon 40 im Aussendienst tätig sind.

Ausgangslage

Bis vor kurzem waren die Merchandiserinnen der Tegro AG im Aussendienst gezwungen, auf ihren Touren jeweils zwei dicke Bundesordner mit Infomaterial mitzuschleppen. Um diesen Arbeitsprozess im wahrsten Sinn des Worts zu erleichtern, hat das Unternehmen auf Antrag einer Mitarbeiterin letztes Jahr beschlossen, Tablet-Rechner anzuschaffen. Dies ganz im Sinn des Firmenleitbilds, worin die Mitarbeitenden aufgefordert sind, stets nach Verbesserungen zu suchen. Dieser Vorschlag kam Marcel Willi, dem IT-Verantwortlichen von Tegro, gerade zur rechten Zeit. Er dachte damals ständig über Verbesserungen im Ablauf der Datenerfassung mit Hilfe mobiler Lösungen nach: Der bisherige Prozess von der Erfassung der Arbeitsstunden durch die Aussendienstlerinnen, über die Weiterverarbeitung für die Lohnauszahlung mit Visierung durch den Vorgesetzten und das Controlling war eindeutig zu umständlich. Sein Ziel war, den gesamten Prozess zu digitalisieren, um die Administration von manuellen Erfassungsarbeiten zu befreien. Allein, bis dahin fehlte eine vernünftige Lösung.

Die Aussendienst-Mitarbeitenden erledigen die Arbeitszeiterfassung selbst und entlasten den Hauptsitz

Arbeitszeiterfassung und Sortimentspflege erfolgt auf dem mobilen Gerät.

Ziele

Als Handelsunternehmen mit einem umfassenden Sortiment setzt die Tegro AG stark auf den direkten Kontakt zu ihren Kunden. Neben dem Sortimentsgeschäft gibt es für Wiederverkäufer ein umfangreiches Rundumangebot. Dazu verfügt die Tegro AG über eine ausgeklügelte Logistik, um die Waren zeit- und bedarfsgerecht in die Läden zu bringen. Eine Reparaturwerkstatt sorgt für Service- und Garantiearbeiten. Ausserdem unterhält es ein Team von Ladenbauern und beschäftigt knapp 40 Aussendienstmitarbeitende, darunter 4 Key-Accountmanager und rund 35 auf Merchandising-Aufgaben spezialisierte Teilzeitmitarbeiterinnen. Sie sind schweizweit für die Pflege der Gestelle mit den Tegro-Produkten in Retail-Läden, Baumärkten und Tankstellenshops zuständig. Dabei müssen sie Bestellungen aufnehmen, Retouren behandeln und das Sortiment pflegen.

Da die Einsatzzeiten der Merchandiserinnen stets variieren, ist eine zuverlässige Erfassung der effektiv geleisteten Arbeitszeiten unumgänglich. Ihre Rapportierung wie auch die gefahrenen Kilometer und allfällige Spesen erfolgte bis vor kurzem ausschliesslich auf Papier. Die Daten mussten danach in der Lohnabteilung händisch in Excel-Tabellen eingegeben werden, um elektronisch weiterverarbeitet zu werden. Zu Controllingzwecken mussten zusätzlich aus den Excel-Daten aggregierte Informationen erstellt werden, damit sich die Kosten des Aussendienstes den verschiedenen Kundengruppen zuordnen liessen. Die Lohnbuchhaltung für die rund 80 Vollzeitstellen erledigt das Handelsunternehmen seit 2004 mit dem ABACUS Modul.

Vorgehen

Um die Merchandiserinnen zu entlasten, wurden sie mit Tablet-Rechnern ausgerüstet. Darauf waren nicht nur Produktdokumentationen und Layout-Pläne der Verkaufsläden geladen, auch die digitalen Geräte wurden gleich dafür vorbereitet, um E-Mails mit Betreuungsaufträgen und sonstigen Mitteilungen aus der Zentrale zu empfangen. Praktisch gleichzeitig zur Einführungsphase stiess der Tegro-CEO Martin Kelterborn in der Sonntagszeitung unter dem Titel „Buchhalters Liebling“ auf eine Kurzmeldung, worin die Smartphone-App AbaCliK empfohlen wurde, um effizient Belege zu sammeln und zu organisieren, Zeiten zu erfassen und es zu ermöglichen, unterwegs auf Personaldaten zuzugreifen. Zudem verwies der Artikel darauf, dass sich erfasste Daten mit der ABACUS Software synchronisieren liessen. Da in etwa zur gleichen Zeit der IT-Chef sich durch Renato Brutsche, dem langjährigen ABACUS Betreuer der Tegro, vom brandneuen App-Produkt überzeugen liess, ergab sich rasch das Eine aus dem Anderen.

Lösung

Der Beschluss, AbaClik auf den Android Tablet-Rechnern zu nutzen, fiel noch im gleichen Jahr. Danach musste die Leistungs-/Projektabrechnungssoftware AbaProject für die Datensynchronisation noch so eingerichtet und konfiguriert werden, dass darin die Kostenkontrolle pro Kunde und Filiale direkt vorgenommen werden konnte. Die Vorbereitungsarbeiten dazu wurden innert zwei Tagen realisiert. Obwohl die App und die Schnittstelle in die Lohnsoftware aus Zeitgründen vorher nicht ausgetestet werden konnten, erfolgte rund ein Monat später bereits die Schulung der Merchandiserinnen und der produktive Start von AbaCliK. Seitdem erfassen die Mitarbeiterinnen ihre Stunden, Kilometer und Spesenbeträge digital. Die Daten werden direkt ins AbaProject übernommen, wo sie von den Vorgesetzten kontrolliert und visiert werden. Nach drei erfolgten Monatslohnabrechnungen hat sich laut Willi das anfängliche Misstrauen, Daten mobil zu erfassen, gelegt. Zudem konnten die Mehraufwendungen für Kontrollen und Korrekturen in der Lohnverarbeitung während der ersten Monate wieder reduziert werden.

Fazit

Bereits drei Monate nach der Einführung sei eine gewisse Routine in der Handhabung festzustellen, bilanziert Daniel Bienz, Geschäftsführer Finanzen bei Tegro. Seitdem konnten auch einige „Kinderkrankheiten“ behoben und der zeitliche Aufwand für die Erstellung der Lohnabrechnung massiv reduziert werden. Laut Bienz ist die AbaCliK-Einführung nicht zuletzt auch deshalb geglückt, weil nun im Lohnbüro die Formularflut kontinuierlich am Abflauen ist:  «Der ganze Prozess von der Datenerfassung durch die Merchandiserinnen über die Weiterverarbeitung der Daten bis zur Aufbereitung der Daten fürs Controlling lässt sich heute in ein und derselben Software-Lösung durchführen. Das reduziert unseren administrativen Aufwand erheblich». Nach diesem Erfolgserlebnis wird als nächstes ein erster Employee-Self-Service-Prozess integriert. Die Lohnabrechnungen sollen sich im Mitarbeiterinnen-Dossier abspeichern lassen, damit die Merchandiserinnen ihre eigenen Lohndaten über ihre mobilen Geräte abrufen können. Das spart den Weg zum Briefkasten und Tegro die Kosten für Frankatur und Papier. Schlägt auch diese Funktion ein, seien danach persönliche Änderungsmöglichkeiten bei Adresse, Konto, Zivilstand oder Ferienanträge vorstellbar.

Anwendertipp

«Mit der digitalen Erfassung auf den mobilen Geräten konnten Medienbrüche im Rapportierungsprozess ausgemerzt werden. Wir sind dadurch schneller und fehlerfreier in der Verarbeitung der Daten».

Marcel Willi, IT-Verantwortlicher Tegro AG

IT-Konkret

Anwender Tegro AG
8603 Schwerzenbach
www.tegro.ch
Tegro_neu_mit_MTS_vektorisiert
User AbaClik Mobile App für Arbeitszeit-/Spesenerfassung (40 Benutzer), Lohnbuchhaltung (4 Benutzer), Leistungs-/Projektabrechnung AbaProject (4 Benutzer), Report Writer (4 Benutzer)
Anbieter ABACUS Research AG
9300 Wittenbach-St. Gallen
www.abacus.ch
Aba_Logo-07_cmyk_business-s
Implementation brutsche consulting gmbh
8630 Rüti
www.brutsche.ch
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Lösung Abacus Business Software
Branche Handel
Thema Mobile ERP

Das PDF zur Fallstudie: tsm16-3_itk_Mobile Arbeitszeiterfassung ergänzt Lohnsoftware