So smart kann das Erfassen von Arbeitszeiten und Spesen sein

24. März 2017 um 8.44 Uhr
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Wie in vielen Unternehmen haben bis vor Kurzem auch die Mitarbeitenden der Pensionskasse Graubünden ihre Arbeitszeiten und Spesen mittels Excel erfasst. Nicht mehr zeitgemäss, war der einhellige Befund. Mit der Einführung von AbaCliK, der neuen Smartphone App von ABACUS, machte man nicht nur einen Schritt in die Zukunft, sondern bekam den Fünfer und das Weggli obendrein. Eine mobile, Smartphone taugliche Lösung mit perfekter Integration in die bestehende ABACUS Systemlandschaft.

Erfahren Sie…
…weshalb sich das Smartphone für die Zeiterfassung besser eignet als Excel.
…wie einfach sich Spesenbelege im Aussendienst erfassen lassen.

 

Die Pensionskasse Graubünden ist eine selbständige, öffentlich-rechtliche Anstalt des Kantons Graubünden mit Sitz in Chur. Sie versichert die Mitarbeitenden des Kantons, seiner Anstalten, der Gerichte und vieler Gemeinden und Gemeinde- und Schulverbände gegen die wirtschaftlichen Folgen von Alter, Invalidität und Tod. Seit ihrer Gründung im Jahr 1902 als «wechselseitige Alters- und Versicherungskasse für die Beamten des Kantons und der Kantonalbank» hat sich die Pensionskasse erfolgreich gegen Widrigkeiten von zwei Weltkriegen sowie einigen Wirtschafts- und Finanzkrisen behauptet, die wirtschaftlichen und sozialen Entwicklungen der Nachkriegsjahre durchlebt und sich zu einer modernen Pensionskasse entwickelt. Heute gehören ihr rund 11’500 aktiv Versicherte und über 170 Arbeitgeber an.

Ausgangslage

So gar nicht zu den Ansprüchen eines zeitgemässen Unternehmens wollte die manuelle Zeit- und Spesenerfassung der Mitarbeitenden passen. Als Hilfsmittel diente eine Excel-Tabelle, in welche jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter seine Präsenzzeit einzutragen hatte. Die Listen wurden monatlich dem Vorgesetzten zur Kontrolle vorgelegt. Dieser prüfte die eingetragenen Werte und visierte die Liste mit seiner Unterschrift. Waren Auswertungen gewünscht, wurden diese mittels Excel-Formeln berechnet. Ein mühsames Ritual, das sich Monat für Monat wiederholte und viel Zeit in Anspruch nahm. Besonders für die Mitarbeitenden, welche im Aussendienst für die verschiedenen Immobilien der Pensionskasse verantwortlich sind, war das dezentrale Erfassen von Präsenzzeiten und Spesenbelegen umständlich.

AbaCliK ist die mobile Lösung für Erfassung von Arbeitszeiten

Die Arbeitszeiten und Spesen werden mobil erfasst

Ziele

Bei der Pensionskasse Graubünden war man sich im Klaren, dass die Handhabung der Zeitabrechnung und Spesenerfassung mittels Excel nicht mehr dem heutigen Standard entsprach. Einerseits fehlte die Integration mit der Finanz- und Lohnsoftware, andererseits bedeute die manuelle Erfassung einen nicht unerheblichen Aufwand für die Mitarbeitenden. Zudem war die Flexibilität der Auswertungsmöglichkeiten aufgrund der eingeschränkten Funktionalität unzureichend. Um diese Mängel zu beheben, entschloss sich die Pensionskasse, mit einem neuen System für die Zeit- und Spesenerfassung einen Schritt in die Zukunft zu machen. Die künftige Lösung sollte den Mitarbeitenden die Erfassungstätigkeit erleichtern und gleichzeitig den gesamten Prozess – von der Erfassung über die Freigabe bis zu der Auswertung – deutlich effizienter machen. Die Mitarbeitenden im Aussendienst sollten zudem die Lösung auch mobil nutzen können, unabhängig von ihrem jeweiligen Standort.

Vorgehen

Vor diesem Hintergrund wurde man auf das Produkt AbaCliK aufmerksam. Die Lösung stiess auf das Interesse der IT-Verantwortlichen der Pensionskasse. Gemeinsam mit Spezialisten von ABACUS und dem Lösungspartner OBT wurden die Möglichkeiten geprüft und die Software genauer unter die Lupe genommen. Das Resultat war eindeutig positiv und entsprach vollumfänglich den Kundenanforderungen an die Zeit- und Spesenerfassung. Da bei der Pensionskasse Graubünden schon verschiedene andere Applikationen von ABACUS eingesetzt wurden, passte AbaCliK als weiteres Modul perfekt in die bestehende Systemlandschaft. Da man sowohl bei den Lösungspräsentationen als auch bei den Beratungsgesprächen stets ein gutes Gefühl hatte, verzichteten die Pensionskassenverantwortlichen auf eine weitere Evaluation möglicher Produkte. Für die Planung und Umsetzung der Softwareeinführung konnte man auf die kompetente Unterstützung durch den ABACUS-Partner OBT AG zählen. Dieser übernahm die Konzeption, Parametrisierung und Schulung der neuen Anwendung. Nach dem Projektstart anfangs April 2016 wurde die Lösung konzipiert und eingerichtet. Bereits im Folgemonat konnten fünf Mitarbeitende das neue System ausführlich testen. Aufgrund ihrer Rückmeldung wurde von der OBT ein «Feintuning» vorgenommen, bevor auch für die übrigen Anwender die Freigabe von AbaCliK erfolgte. Seit Ende Juli ist die Software bei allen Mitarbeitenden im Einsatz. Sicherheitshalber wurde die Zeiterfassung noch zwei Monate doppelt geführt, doch seit Oktober gehört die Excel-basierte Zeiterfassung definitiv der Vergangenheit an.

Lösungskonzept

Die 14 Mitarbeitenden erfassen heute ihre Arbeitszeiten mit AbaCliK über ihr Smartphone. So lassen sich Arbeitsbeginn und -ende sowie Abwesenheiten rasch und erst noch mobil festhalten. Die Zeiterfassung dient der Pensionskasse Graubünden zur Kontrolle der geleisteten Stunden bzw. von Absenzen. Das Rapportieren auf Projektebene wäre zwar in AbaCliK auch möglich, wird aber derzeit von der Pensionskasse nicht benötigt. Auch auf die Integration in die Lohnsoftware wurde verzichtet, da die meisten Mitarbeitenden auf Monatslohnbasis arbeiten, und die Lohnabrechnung durch das kantonale Personalamt erstellt wird. Ein grosser Vorteil für die Finanzabteilung ist, dass die Mitarbeitenden mit AbaCliK ihre Spesen nicht nur bequem selber erfassen können, sondern dass sich die Daten direkt in der Finanzsoftware von ABACUS weiterverarbeiten lassen. «Für uns war es wichtig, dass die Lösung einfach in der Handhabung ist, und dass sich unsere Mitarbeitenden mit dem neuen Produkt wohlfühlen», erklärt Patrick Bless, Leiter Zentrale Dienste bei der Pensionskasse Graubünden. Die mobilen Anwendungsmöglichkeiten wissen vor allem die Mitarbeitenden im Bereich Bau/Immobilien zu schätzen, da sie im Rahmen ihrer Tätigkeit viel unterwegs sind. Fallen dabei Spesenbelege an, können die Quittungen mittels Handykamera fotografiert und elektronisch im System hinterlegt werden.

Da die Pensionskasse Graubünden einige Besonderheiten bei der Zeiterfassung kennt, wie zum Beispiel verschiedene Kompensationsmöglichkeiten und Abwesenheitsformen, war man froh, dass sich AbaCliK einfach an die individuellen Gegebenheiten anpassen liess. Die monatlichen Statistiken wurden automatisiert und entsprechen heute ganz den Wünschen der Anwender.

Fazit

Die Bilanz nach der Einführung des neuen Zeiterfassungssystems fällt für Patrick Bless positiv aus: «Was AbaCliK besser kann als andere Lösungen, können wir nicht beurteilen. Uns haben das Preis-/Leistungsverhältnis und die tollen Möglichkeiten der zukunftsträchtigen App überzeugt. Auch die bisherigen positiven Erfahrungen mit der Software von ABACUS haben wesentlich zum Entscheid beigetragen». Die Mitarbeitenden der Pensionskasse Graubünden profitieren heute von den Vorteilen einer handlichen, modernen und mobilen Zeiterfassung mit dem Smartphone. Rückfragen in Bezug auf den Arbeitsbeginn oder das Arbeitsende gibt es keine mehr, denn AbaCliK rapportiert auf die Minute genau. Auch die Spesenerfassung mit fotografierten Quittungen erleichtert die Arbeit sehr. Eine wesentliche Erleichterung bringt die monatliche Mitarbeiterstatistik, die nun auf Knopfdruck erstellt werden kann. Die Vereinfachungen bei der Zeit- und Spesenerfassungen sowie bei den Auswertungen summieren sich insgesamt auf einige Stunden pro Monat.

Da es bei einem solchen Projekt nicht nur um IT geht, sondern insbesondere um die Menschen, die damit zu tun haben, war für Patrick Bless eine gute Zusammenarbeit aller Beteiligten besonders wichtig. Ein besonderes Lob geht dabei an die Firma OBT: «Sind Probleme aufgetreten, hatten wir die Gewissheit, dass diese sofort beseitigt wurden. Auch auf unsere Wünsche wurde immer eingegangen». Würde die Pensionskasse Graubünden heute nochmals vor der gleichen Entscheidung stehen, man würde nicht nur die gleiche Lösung wählen, sondern auch denselben IT-Partner.

Anwendertipp

«Schritt für Schritt und mit der nötigen Geduld, lautet unsere Devise, welche sich auch bei der Einführung der neuen Software für die Zeit- und Spesenerfassung bestens bewährt hat».

Patrick Bless, Leiter Zentrale Dienste, Pensionskasse Graubünden

IT-Konkret

Anwender Pensionskasse Graubünden
7000 Chur
www.pkgr.ch
pkgr
Mitarbeiter 14
User AbaCliK Mobile App (14), Finanzbuchhaltung (10), Debitorenbuchhaltung (4), Kreditoren (6), AbaImmo Immobilienbewirtschaftung (12), CRM (4), Leistungs-/Projektabrechnung AbaProject (16), Auftragsbearbeitung/Fakturierung (4), Archivierung / AbaScan (4), E-Business (1), Report Writer (4), Business Process Engine (20)
Anbieter OBT AG
9004 St. Gallen
www.obt.ch
obt_cmyk
Lösung ABACUS Business Software, www.ABACUS.ch
Branche Pensionkasse
Thema Zeiterfassung

Das PDF zur Fallstudie: itk_so smart kann das Erfassen von Zeit und Spesen sein