ERP/CRM-Branchenlösung für die IT-Profis der BAR Informatik AG

16. Mai 2017 um 15.05 Uhr
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Wie kaum eine andere Branche ist die Informatik einem konstanten Wandel unterworfen. Neue Technologien und Produkte, aber auch sich verändernde wirtschaftliche und gesetzliche Rahmenbedingungen machen IT zu einer permanenten Herausforderung. Die Walliser BAR Informatik AG beherrscht ihr Metier perfekt. Mit Steps Business Solution für IT-Unternehmen setzt man auf eine leistungsfähige Branchenlösung, entwickelt von Profis für Profis.

Erfahren Sie…

… weshalb eine Branchenlösung den Einführungsaufwand reduziert.
… wie ein integriertes ERP/CRM-System die Prozesse eines IT-Dienstleistungsunternehmens unterstützt.

Seit über 25 Jahren ist die BAR Informatik AG in Brig-Glis VS ein zuverlässiger IT-Gesamtdienstleister für zahlreiche Unternehmen und Haushalte im Oberwallis. Typische Kunden sind Krankenkassen, Verbände, Treuhandbüros, Gemeinden, Tourismusorganisationen, Anwaltskanzleien und Private. Als unabhängiger Provider in der Region bedient die BAR Informatik ihre Kunden sowohl mit eigenen Leitungen als auch über Partnerinfrastrukturen und verfügt mit ColoBrig über das einzige private Rechenzentrum im Wallis. Da man den grössten Teil der Infrastruktur selber betreibt, erhalten die Kunden alles aus einer Hand und sie profitieren von sehr kurzen Reaktionszeiten. Ein motiviertes, gut ausgebildetes Team von 15 Mitarbeitenden realisiert anspruchsvolle IT- und Web-Projekte und gewährleistet jederzeit kompetenten Support. Als offizieller Lenovo- und HP-Partner vertreibt und unterhält die BAR Informatik eine optimal aufeinander abgestimmte Palette von Hardware und Peripheriegeräten und liefert vom einfachen Internetanschluss über die Website bis zum komplexen Serverhosting schlüsselfertige Lösungen aus einer Hand.

Die BAR Informatik nutzt die Branchenlösung von Step Ahead

Die BAR Informatik AG unterstützt ihre Kunden, die Herausforderungen des digitalen Wandels zu bewältigen. Die Grundlagen dazu liefert Steps Business Solution als Branchenlösung für IT-Unternehmen

Ausgangslage

Im Jahr 2015 schied der Gründer und Besitzer der BAR infolge Pensionierung aus der Firma aus. Die BAR Informatik AG setzte bis zu dieser Zeit auf eine Eigenlösung des ehemaligen Geschäftsführers, welche über 25 Jahre aufgebaut worden war – diese war aber definitiv nicht mehr zeitgemäss. Die alte Software entsprach gleich aus mehreren Gründen nicht mehr den aktuellen und künftigen Anforderungen des Unternehmens. Einerseits war der Aufwand für den Unterhalt, die Wartung und die nötige Weiterentwicklung zu hoch und stellten aus Sicht des von extern kommenden neuen Geschäftsführers ein betriebswirtschaftliches Risiko dar. Andrerseits ging durch den Weggang des pensionierten Geschäftsführers viel Know-how verloren, welches mit seiner Person verknüpft war und mühsam intern wieder hätte aufgebaut werden müssen. Ausserdem entsprach die Software nicht mehr den funktionalen Bedürfnissen eines modernen Unternehmens. Die damaligen ERP/CRM-Anwendungen glichen eher einem Flickenteppich: Viele verschiedene Programme und Tools ohne direkten Datenaustausch.

Ziele

Als Schweizer Softwareunternehmen legte die BAR Informatik Wert darauf, sich auf einen hiesigen IT-Partner verlassen zu können, dessen ERP-System eine Ablösung möglichst vieler der verschiedenen Insellösungen durch eine einzige Software ermöglichte. Dass die künftige Lösung dabei alle helvetischen Eigenheiten wie Währungsproblematik, Schweizer Mehrwertsteuer usw. problemlos beherrscht, setzt man voraus. Aus funktionaler Sicht hatten Angebot- und Auftragsverwaltung, Buchhaltung, Mahnwesen, Ticketsystem, Lager-Warenverwaltung, Zeiterfassung und Reporting erste Priorität. Danach folgten Themen wie Ressourcenplanung, Ferienplanung, Webshop, Marketing, Generierung von PDF-Rechnungen sowie ein Portal, wo sich die Kunden über Angebote, Aufträge, Infrastruktur, Tickets, Rechnungen usw. informieren konnten. Schnittstelle sollten dafür sorgen, dass sowohl das vorhandene Kundenportal als auch der Hauptdistributor Alltron ans ERP angebunden werden konnte. Für das Hosting der neuen Lösung war zwingend das eigene Rechenzentrum ColoBrig (www.colobrig.ch) vorgesehen.

Vorgehen

Basierend auf ausführlichen Suchmaschinen-Recherchen im Internet evaluierte Stefan Soltermann, Teilhaber und Geschäftsführer der BAR Informatik, in Frage kommende ERP-Systeme. Dabei fand er mit Steps Business Solution eine Lösung, welche ihm von Anfang an gefiel und eine hohe Zielabdeckung versprach. Nach dem ersten gegenseitigen Kennenlernen erstellte die BAR Informatik ein Lastenheft mit allen wichtigen Kriterien und Anforderungen, welches anschliessend vom Anbieter Step Ahead Schweiz beantwortet wurde. Anhand von konkreten Prozessabläufen und Datenbeispielen wurde ein gemeinsamer Workshop durchgeführt, um die Software in der praktischen Anwendung zu erleben. Der anschliessende Entscheid für Steps Business Solution hatte klare Gründe, so Stefan Soltermann: «Nach dem Workshop war uns klar, dass wir die ideale Lösung gefunden hatten: Flexibel, KMU-orientiert und doch hochprofessionell. Dabei haben uns auch die fast unendlichen Möglichkeiten und Funktionen begeistert. Für jede Anforderung hatte Step Ahead Schweiz eine passende Lösung parat oder mindestens in der Entwicklerpipeline. Wir hatten den Eindruck, dass das System auf unsere Bedürfnisse massgeschneidert worden war.» Die Beratung während des Projekts durch die Fachleute der Step Ahead AG war für den Kunden sehr hilfreich. Zudem bot die Testumgebung den Key-Usern die Möglichkeit, Anwendungsfälle durchzuspielen, Produktwissen aufzubauen und Benutzeranleitungen zu erstellen, mit denen anschliessend alle Mitarbeitenden geschult wurden.

Lösungskonzept

Rund ein Jahr nach dem Entscheid für Steps Business Solution ist das System bereits rege im Einsatz und aus dem Arbeitsalltag der BAR Informatik nicht mehr wegzudenken. Die bei der Zielsetzung als höchste Priorität definierten Bereiche werden durch das neue ERP abgedeckt. Von der Offert- und Auftragsverwaltung über die Lagerwirtschaft und das Reporting bis zur Buchhaltung werden die Geschäftsprozesse des Walliser IT-Unternehmen heute durch eine integrierte, moderne Gesamtlösung abgedeckt. Das Anwendungsspektrum wird dabei laufend ausgebaut, z.B. durch die Ressourcenplanung und die Ferien- und Abwesenheitsplanung, durch die Einführung von PDF-Rechnungen oder den Webshop und das webbasierte User-Help-Desk mit Ticketsystem. Für die BAR Informatik war es dabei wichtig, dass der Fokus nicht auf einzelnen Funktionen lag, sondern auf einer ganzheitlichen Abdeckung der gesamten Unternehmensbedürfnisse. Als Branchenlösung für IT-Unternehmen brachte Steps Business Solution dazu optimale Voraussetzungen mit; die Software überzeugt als Gesamtlösung und nicht als Summe von Einzelfunktionen. Das hatte den Vorteil, erklärt Stefan Soltermann, dass man bei der Implementierung nicht sonderlich viele Probleme lösen musste: «Die Software konnte praktisch 1:1 so eingesetzt werden, wie sie Step Ahead entwickelt hatte. Wir haben die Prozesse der Software angepasst und nicht umgekehrt.»

Fazit

Parallel zur Einführung des neuen ERP/CRM-Systems hatte die BAR Informatik nebst dem Tagesgeschäft auch noch einen Umzug der Büroräumlichkeiten und einen Geschäftsführerwechsel zu bewältigen.

Stefan Soltermann befürchtete, dass die Mitarbeitenden mit den vielen Veränderungen überfordert würden. Zum Glück waren die Bedenken unnötig. Die Vorteile der neuen Business Software haben wesentlich dazu beigetragen, dass alles reibungslos verlief und das ERP-System schneller akzeptiert wurde als gedacht. Im ersten Jahr mit Steps Business Solution erzielte die BAR Informatik den höchsten Umsatz in ihrer Firmengeschichte. «Ich denke, dass Steps einen sehr grossen Anteil daran hat. Die Arbeitsabläufe sind effizienter, weil sie durch eine Lösung aus einem Guss unterstützt werden. Dadurch haben die Mitarbeitenden mehr Zeit für andere Aufgaben.» Ausserdem bietet Steps die Möglichkeit, alle Tätigkeiten lückenlos zu erfassen, was sich natürlich positiv auf die Fakturierung auswirkt. Auf die Frage, was er rückblickend heute anders machen würde, meint er schmunzelnd: «Ehrlich gesagt, nicht viel. Wir haben das Projekt termingerecht und ohne Kostenüberschreitung umgesetzt.» Die Betreuung durch das Projektteam von Step Ahead war entscheidend. Der Projektleiter war immer erreichbar und hat auch in vermeintlich «heissen» Situationen stets kühlen Kopf bewahrt.

Anwendertipp

«Bei der Einführung eines ERP-Systems braucht es intern einen Projektleiter, der gut koordinieren kann. Details lösen sich oft von selbst, aber das grosse Ganze muss stets im Auge behalten werden. Schliesslich führt man eine Gesamtlösung ein, die sich in jedem Winkel des Betriebes einnistet.»

Stefan Soltermann, Teilhabender Geschäftsführer, BAR Informatik AG

IT-Konkret

Anwender BAR Informatik AG
3902 Brig-Glis
www.barinformatik.ch
Mitarbeiter 15
User 15
Anbieter Step Ahead Schweiz AG
5420 Ehrendingen
www.stepahead.ch
logo_stepahead_transparent
Lösung Steps Business Solution
Branche Informatik
Thema ERP, CRM

Das PDF zur Fallstudie: ITK_stepahead-barinformatik