Abacus-Software optimiert Klinikverwaltung

1. Juni 2017 um 9.50 Uhr
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Fortschrittliche Medizinalunternehmen sind ständig bestrebt, ihre administrativen Abläufe zu optimieren. Bei der Schweizer Privatklinikgruppe Swiss Medical Network ortete man in den Bereichen Human Resources und Lohnverarbeitung Verbesserungspotenzial. Mehr Selbständigkeit für die Abteilungsleiter und Mitarbeitenden in den HR-Prozessen war das Ziel. Erreicht wurde es mit der Einführung der Plattform MyAbacus und der Unterstützung durch BDO als Abacus Vertriebs- und Implementierungspartner.

 

Erfahren Sie…
… wie sich administrative Prozesse im Bereich Lohn/HR digitalisieren lassen.
… welche Vorteile ein HR-Selfservice-Portal sowohl einem Unternehmen als auch den Mitarbeitenden bietet.

Swiss Medical Network ist eine der beiden führenden Schweizer Privatklinikgruppen mit Kliniken in der Westschweiz, der Deutschschweiz und im Tessin. Hier bekommen Patientinnen und Patienten aus der Schweiz und aus dem Ausland erstklassige Spitalbehandlung, Betreuung und Pflege. Die Gruppe zeichnet sich aus durch die Qualität ihrer Dienstleistungen, ihre herausragende Infrastruktur in der Medizin und der Hotellerie sowie einem angenehmen Umfeld. Swiss Medical Network verwaltet zurzeit 16 private Einrichtungen in der Schweiz, in denen 1782 Ärzte und Ärztinnen respektive rund 3000 Mitarbeitende tätig sind. Ein erstes Brustzentrum, das aus einer in der Westschweiz zertifizierten Gruppe von Privatkliniken entstand, eine spezialisierte Schmerzklinik in Basel, ein führendes Fachwissen und modernste Ausrüstung in der Onkologie sowie anerkannte Geburtskliniken tragen die medizinischen Kompetenzen der Swiss Medical Network Kliniken weit über die Grenzen hinaus.

Ausgangslage

Allein über 2500 Geburten verzeichnen die Swiss Medical Network Kliniken jährlich. Eine Rundumbetreuung der werdenden Mütter und eine 24-Stunden-Bereitschaft des Klinikpersonals sind dabei eine Selbstverständlichkeit. Nicht nur in den Geburtsabteilungen, sondern in allen medizinischen Bereichen sind damit auch ungeplante Einsätze und unregelmässige Arbeitszeiten verbunden. Rund 3000 gut ausgebildete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedensten Berufsgruppen wie Pflege, Technik, Hotellerie und Verwaltung kümmern sich engagiert um die Patienten. Administrative Tätigkeiten sind dabei unumgänglich. Aufgrund der Grösse der Klinikgruppe summieren sich Verwaltungsarbeiten zu einem beträchtlichen Aufwand. Swiss Medical Network ist daher bestrebt, jedes Optimierungspotenzial in den Verwaltungsprozessen konsequent zu nutzen. So wurde beispielsweise die HR-Verwaltung der meisten Westschweizer Swiss Medical Network Kliniken in Echandens VD in der Nähe von Lausanne zentralisiert.

Zielsetzung

Swiss Medical Network setzt mehrere Module der Abacus Business Software ein, welche 2016 bei allen Westschweizer Kliniken und Einheiten der Gruppe integriert wurde. Die Einrichtungen in der Deutschschweiz und im Tessin folgten im Januar 2017. Die Anwendungen von Abacus erlauben es Swiss Medical Network unter anderem, die Verwaltung im Bereich Human Resources und der Lohnverarbeitung zu verbessern. Die komplexen Strukturen der landesweit verteilten Klinikgruppe stellen hohe Anforderungen in diesen Bereichen. Hinzukommen die teilweise unregelmässigen Arbeitszeiten von Mitarbeitenden sowie Veränderungen bei deren persönlichen Daten wie Adresse, Zivilstand usw. «Ziel war es, den Abteilungsleitern die selbständige und tägliche HR-Verwaltung in ihren Kliniken anzubieten. Zudem sollte den Mitarbeitenden eine erhöhte Eigenständigkeit bei der Führung ihres Personaldossiers ermöglich werden“, erklärt Diane Cotting, Leiterin HR Westschweiz von Swiss Medical Network und zuständig für die Implementierung der Abacus-Projekte.

Lösungskonzept

Swiss Medical Network hat dazu in Zusammenarbeit mit dem Abacus Vertriebs- und Implementierungspartner BDO die bestehenden HR-Prozesse in der Abacus-Software analysiert und ein Konzept für die Einführung des neuen Portals «MyAbacus» ausgearbeitet. Auch bei der Umsetzung standen die BDO Spezialisten mit Rat und Tat zur Verfügung. Heute verfügen alle Mitarbeitenden über einen persönlichen Web-Zugang zu MyAbacus und können dort gewünschte Anpassungen ihrer Angaben jederzeit selbst vornehmen. Dazu gehören: Adressänderungen, Zivilstands- und Namensänderungen, Geburtsanmeldungen, Anträge für Kinder- oder Ausbildungszulagen, Anpassungen von Bank-/Postkonti, Angaben zum Partner und dessen Beschäftigung, Einbürgerung oder Änderung der Aufenthaltsbewilligung, Meldungen von Langzeiterkrankungen oder Unfällen.

Dank MyAbacus lässt sich jederzeit auf das persönliche HR-Dossier oder die eigene Lohnabrechnung zugreifen. Dadurch sinkt der administrative Aufwand und die Mitarbeitenden können sich vermehrt auf ihre Arbeit konzentrieren.

Eine weitere bedeutende, durch die Einführung der Abacus-Software gewonnene Verbesserung ist der Versand der Lohnabrechnungen. MyAbacus ermöglicht es den 2450 Mitarbeitenden der Gruppe direkt auf ihre persönlichen Abrechnungen zuzugreifen. Dank dem SuisseID-System, das nach dem Modell der E-Banking- Verbindungen arbeitet, ist jede Abfrage vor fremdem Zugriff abgesichert. Die elektronische Übermittlung der Lohnabrechnungen verringert den Papierverbrauch, den administrativen Aufwand und dementsprechend auch die Kosten. «Die Vorteile dieses Systems sind zahlreich», bestätigt Cotting und fügt als Beispiel hinzu: «Nur schon für den Postversand der Lohnabrechnungen an die 350 Angestellten der Klinik im waadtländischen Genolier verbrachte der HR-Mitarbeiter bisher mehrere Stunden mit dem Kuvertieren. Heute wird dieser Arbeitsgang mit wenigen Klicks erledigt.» Sylvie Wüthrich, Vize-Direktorin und Leiterin bei BDO der Abacus-Produktlinie für die Westschweiz, ergänzt: «Alle sind heute auf der Suche nach Zeit. Sie ist unsere kostbarste Ressource und wir haben sie komplett ausgeschöpft. So versuchen Unternehmen ihre Prozesse stets zu optimieren. Abacus hat dies verstanden und schlägt Lösungen vor, welche die administrativen Aufgaben enorm vereinfachen. Dank deren Automatisierung ist es möglich, sich auf die Kernaufgaben seines Berufes zu konzentrieren.»

Fazit

Swiss Medical Network ist es dank der Einführung von MyAbacus gelungen, Zeit zu gewinnen, um diese an anderen Orten – zum Beispiel bei der Pflege und Betreuung von Patienten – sinnvoller einzusetzen. Die Mitarbeitenden müssen dadurch nicht mehr an die HR-Abteilung gelangen, um eine Adressänderung oder eine neue Bankkontonummer zu melden. Die Reduktion des Verwaltungsaufwandes bedeutet gleichzeitig aber auch eine Kostenersparnis. Nebst diesen Vorteilen sieht Diane Cotting aber noch weitere Pluspunkte: «Die Mitarbeitenden haben an Selbständigkeit und wir an Effizienz gewonnen, daneben konnten wir unsere internen Abläufe verbessern. Die Benutzung des Portals wird auch seitens der Mitarbeitenden positiv bewertet. Ein Teil unseres Personals hat unregelmässige Arbeitszeiten und auch Nachteinsätze. Jederzeit auf sein Dossier oder seine Lohnabrechnung zugreifen zu können, erleichtert die Organisation eines jeden. Die Vereinfachung der administrativen Aufgaben ist übrigens nur einer der vielen positiven Aspekte dieses Systems. Die Prozessautomatisierung hat den Mitarbeitenden insbesondere erlaubt, ihre Aktivitäten zu rationalisieren und sich vermehrt auf ihre Arbeit zu konzentrieren.»

Anwendertipp

«Moderne Business Software befähigt die Mitarbeitenden, ihre Arbeit selbständiger und effizienter zu erledigen. Jedes Unternehmen sollte sich Gedanken machen, wie sich dieses Potenzial erschliessen und nutzen lässt.»

Diane Cotting, Leiterin Human Resources, Swiss Medical Network

 

IT-Konkret

Anwender Swiss Medical Network, 1272 Genolier, www.swissmedical.net
Mitarbeitende 2948
User MyAbacus (2450), Lohnsoftware/HR (300), Archivierung/AbaScan (26), Business Process Engine (20), AbaReport (26), AbaAudit (1), AbaNotify (1)
Anbieter BDO AG

www.bdo.ch

Lösung Abacus Business Software
Branche Gesundheitswesen
Thema Lohn, Human Resources

Fallstudie als PDF