Die Arnold AG ist bestens vernetzt dank digitaler Zeiterfassung

4. Juli 2017 um 11.45 Uhr
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Die Netzspezialisten der Arnold AG sind gefragte Experten, wenn es um Energie, Telecom und Verkehrsinfrastrukturen und Wasser geht. Mit ihrem Know-how tragen sie dazu bei, dass Unternehmen und Privathaushalte in der ganzen Schweiz jederzeit auf eine leistungsfähige, zuverlässige Netzinfrastruktur zählen können. Vor Ort beim Kunden zu sein, gehört zum Alltag der Mitarbeitenden. Mit AbaCliK begleitet sie eine moderne IT-Lösung, mit welcher sie Arbeitszeiten schnell und gesetzeskonform erfassen können. Bestens vernetzt, das gilt bei der Arnold AG auch in Sachen Business Software.

Erfahren Sie…
… welche Vorteile eine digitalisierte Zeiterfassung bietet.
… weshalb eine Anwendung mobil und lokal zur Verfügung stehen sollte.

Mit rund 1000 Mitarbeitenden und vier Tochterfirmen zählt die Arnold AG zu den grössten Netzdienstleistern der Schweiz. Klar fokussiert auf Dienstleistungen für die verschiedenen Netzinfrastrukturen in den Bereichen Energie, Telecom, Verkehr und Wasser baut und unterhält das Unternehmen die Lebensadern der modernen Zivilisation. Die 1947 durch Franz Arnold gegründete Firma hatte seine Haupttätigkeit beim Kabel- und Freileitungsbau im Strombereich. Im Laufe der 70jährigen Firmengeschichte wurden die Tätigkeitsfelder stetig ausgebaut. Heute umfasst das Angebot der Arnold AG, welche seit 2001 Teil des BKW Energie-Konzerns ist, Gesamtdienstleistungen rund um Energie, Telecom, Verkehr und Wasser. Schweizweit werden Kunden in den Bereichen Energie- und Stromnetze, Wasserversorgung und -entsorgung, öffentlicher Verkehr, Strassen- und Schienenbau betreut.

Egal, wo sich die Spezialisten der Arnold AG befinden, dank AbaCliK können sie ihre Arbeitszeiten und -leistungen jederzeit direkt ins zentrale ERP-System einspeisen.

Ausgangslage

Als Netzdienstleister ist die Arnold AG in der ganzen Schweiz ein gefragter Partner für den Bau und Unterhalt von Netzdienstleistungen. Dank ihres Könnens und Fachwissens leisten die Arnold-Spezialisten einen wesentlichen Beitrag, dass in der Schweiz zu Hause und am Arbeitsplatz elektrische Geräte funktionieren, sauberes Wasser zur Verfügung steht, Abwasser entsorgt wird, der Internetzugang gewährleistet ist und der Verkehr auf Schienen und Strassen rollt. Die meisten Mitarbeitenden sind dazu täglich unterwegs zu Kunden, Infrastrukturanlagen oder zu Baustellen. Arbeitszeiten, Leistungen und zusätzliche Daten wie Reisekosten oder Spesen müssen laufend erfasst und abgerechnet werden können. Die herkömmliche Verwendung von Rapportformulare war für die Arnold AG stets mit grossen Nachteilen verbunden: Das Ausfüllen und Verschicken der Formulare für die Mitarbeitenden war umständlich. Die entsprechenden Angaben mussten von der Administration mühsam im bestehenden Abacus-System erfasst und bei unleserlichen oder unvollständigen Einträgen bei der jeweiligen Person nachgefragt werden.

Ziele

Der Handlungsbedarf war offensichtlich: Einerseits sollten Effizienz und Genauigkeit bei der Erfassung von Arbeitszeiten und -leistungen verbessert werden, andererseits musste die Zeiterfassung auch den geänderten Gesetzesvorschriften entsprechen. Dazu wurde eine Lösung gesucht, welche sich auf der Basis der bestehenden Organisationsstrukturen der Arnold AG umsetzen und gleichzeitig in die vorhandene Abacus Business Software integrieren liess. Dabei sollte Abacus weiterhin das führende System bleiben. Basierend auf diesen Vorgaben wurden klare Ziele formuliert, welche Samuel Hasler, verantwortlicher Projektleiter der Arnold AG, wie folgt zusammenfasst: «Wir wollten die manuelle Stundenerfassung durch eine effiziente, digitale Lösung ersetzen. Diese sollte es ermöglichen, Arbeitsleistungen mit effektiven Zeiten und entsprechender Projektzuordnung zu erfassen. Der damit verbundene Aufwand musste für alle Mitarbeitenden möglichst gering sein.»

Vorgehen

Die Suche nach einer passenden Lösung begann mit der Analyse der Geschäftsprozesse und der benötigten Anforderungskriterien. Unterstützt wurde die Arnold AG dabei durch Spezialisten des Beratungsunternehmens Delta Office AG. Basierend auf dem Bedürfniskatalog wurde eine Marktanalyse durchgeführt, um eine Auswahl möglicher Anbieter zu erhalten. Anhand von deren Lösungspräsentationen und dem Vergleich mit dem Anforderungskatalog entschied sich die Arnold AG für die Zeiterfassung mittels Abacus bzw. für die mobile Anwendung AbaCliK. Die von Abacus entwickelte Applikation erfüllte die Kriterien optimal, insbesondere die Integration in die bestehende Business Software. Den konkreten Nachweis der Praxistauglichkeit holte man sich in einem Vorprojekt, bei dem zusammen mit der Abacus-Partnerin Delta Office AG ein Testsystem implementiert und während zwei Monaten auf Herz und Nieren geprüft wurde. Nach erfolgreichem Abschluss wurde das Produktivsystem eingerichtet, welches von einer ausgewählten Geschäftseinheit unter realen Bedingungen getestet wurde. Nachdem auch diese Pilotphase zur Zufriedenheit aller Beteiligten verlief, erteilten die IT-Verantwortlichen grünes Licht für das zweimonatige Rollout von AbaCliK im gesamten Unternehmen inklusive Schulung aller Benutzer.

Lösungskonzept

Das sorgfältige Vorgehen bei der Evaluation und Einführung der neuen Zeiterfassungssoftware hat sich gelohnt. Die Mitarbeitenden in den Büros können ihre Arbeitszeit heute direkt im Abacus-System erfassen. Für die Monteure und die Mitarbeitenden ohne PC-Zugang steht mit AbaCliK die mobile Version zur Verfügung. Die Arbeitszeiten werden direkt auf das entsprechende Projekt rapportiert und können umgehend für die Leistungsverrechnung genutzt werden. Alle Daten gelangen so ohne Medienbruch direkt ins zentrale ERP-System, wo sie anschliessend weiterverarbeitet oder ausgewertet werden können. Wer mobil unterwegs ist, hat die Wahl, ob AbaCliK auf einem firmeneigenen Smartphone – in diesem Fall das äusserst robuste Samsung XCover 3 – oder auf dem eigenen Handy zum Einsatz kommen soll. AbaCliK steht sowohl auf iOS- als auch auf Android-Geräten zur Verfügung. «Wir haben besonders darauf geachtet, dass die Integration in die Business Software von Abacus reibungslos funktioniert», erklärt Samuel Halser und ergänzt: «Dabei ist der Entscheid bewusst auf eine noch relativ junge Applikation aus dem Haus Abacus gefallen. Einerseits konnten wir so eine sehr zukunftsorientierte Anwendung bei uns einführen, andererseits haben wir volles Vertrauen in den Softwarehersteller, dass allfällige Kinderkrankheiten noch beseitigt werden.» Zudem steht mit der Delta Office AG ein erfahrener, kompetenter IT-Partner zur Seite. Noch ist das Potenzial von AbaCliK nicht vollumfänglich ausgeschöpft. Sobald die neue Lösung etabliert ist, sollen laut Samuel Hasler noch weitere Anwendungsmöglichkeiten wie etwa Employee-Self-Service geprüft werden.

Fazit

Derzeit konzentriert man sich bei der Arnold AG vorerst auf die digitale Zeiterfassung. Dank der Umstellung auf AbaCliK gehört das Abtippen von Rapporten der Vergangenheit an. Die doppelte Erfassung von Daten wurde erfolgreich eliminiert; alle Angaben werden direkt ins System eingegeben. Dabei werden auch die gesetzlichen Vorschriften wie z.B. Von-Bis-Zeiten eingehalten, welche notabene nicht nur Pflicht sind, sondern intern gleichzeitig auch die Transparenz erhöhen. Ein Vorteil, den Samuel Hasler besonders hervorhebt: «Die Daten sind dank der mobilen, einheitlichen und zentralen Erfassung sofort im System verfügbar. Dadurch können wir einerseits die Leistungen unserer Mitarbeitenden schneller verrechnen, andererseits aber auch aussagekräftigere und aktuellere Auswertungen erstellen.» Bei der Arnold AG legt man seit jeher Wert auf zuverlässige Verbindungen aller Art – dazu gehört seit Kurzem auch das Zeiterfassungssystem AbaCliK. Es fügt sich nicht nur nahtlos in das Gesamtsystem von Abacus ein, sondern bietet aufgrund der mobilen, webfähigen Technologie eine ideale Grundlage für moderne, kunden- und leistungsorientierte Unternehmen.

Anwendertipp

«Bei der Einführung von Teilapplikationen, wie zum Beispiel bei einem Zeiterfassungssystem, muss die Kompatibilität zu bestehenden Lösungen und Geräten hinsichtlich Schnittstellen und Versionen sorgfältig geprüft werden.»

Samuel Hasler, Projektleiter, Arnold AG

IT-Konkret

Anwender Arnold AG
3380 Wangen a.A. www.arnold.ch
Mitarbeiter 1000
User 550
Lösung AbaClik, www.abaclik.ch Aba_Logo-07_cmyk_business-s
Anbieter Delta Office AG
8604 Volketswil www.deltaoffice.ch
 
Branche Dienstleistung im Netzbau
Thema Zeiterfassung

Das PDF zu Fallstudie