Wenn die Standardversion des ERP ganz easy passt

24. Juli 2017 um 10.27 Uhr
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Digitale Wissensvermittlung in Form von E-Learning wird immer beliebter. Ein Boom, der sich auch im anhaltenden Wachstum der easylearn schweiz ag zeigt. Doch dem Erfolg des führenden Schweizer Unternehmens integrierter Bildungslösungen stand ausgerechnet ein digitales Problem im Weg: das komplizierte Zusammenspiel von drei unterschiedlichen ERP-Teilsystemen. Mit Opacc fand man eine neue Gesamtlösung mit überzeugendem Funktionsumfang und ausgezeichnetem Preis-Leistungsverhältnis. Dabei liessen sich die hohen Ansprüche der Anwender ganz «easy» mit der Standardversion abdecken.

Erfahren Sie…
… wie flexibel die Standardversion eines ERP-Systems die individuellen Kundenanforderungen erfüllt.
… weshalb Schulung und Wissenstransfer wesentliche Erfolgsfaktoren bei der Softwareeinführung sind.

 

Die 30 Mitarbeitenden der easylearn schweiz ag sorgen mit OpaccERP «ganz easy» für zufriedene Kunden.

Die easylearn schweiz ag in Obfelden bei Zürich ist bekannt für ihre Anwendungen in den Bereichen E-Learning-, Know-how- und Bildungsmanagement-Software. Das Schweizer Unternehmen beschäftigt rund 30 Mitarbeitende in der Softwareentwicklung, in der Kundenberatung sowie bei der Umsetzung und Realisation von Ausbildungskampagnen. Mehr als 500’000 Anwender bilden sich mit Easylearn weiter. Das Unternehmen bietet ein umfassendes Dienstleistungsangebot an, von der Erstellung einzelner E-Learning-Kurse bis zur Realisierung von betrieblichen Gesamtlösungen. Kunden sind über 500 mittlere bis grössere Betriebe und Organisationen, die für ihre betriebliche Weiterbildung die Vorteile von e-Learning nutzen. Branchenschwerpunkte bilden dabei das Gesundheitswesen, öffentliche Dienste, Blaulichtorganisationen sowie grössere Dienstleistungs- und Industriebetriebe. Das Motto dabei: easylearn – einfach einleuchtend und einleuchtend einfach.

Ausgangslage

Bei easylearn waren seit längerem drei verschiedene ERP-Teil-Systeme im Einsatz. Das führte zwangsläufig zu ineffizienten Abläufen, inkonsistenten Daten, Friktionen, Medienbrüchen – und dementsprechend zu mehr Aufwand. Für die Unternehmensleitung war klar, dass die bestehenden Anwendungen die Weiterentwicklung des Unternehmens erschwerten und durch ein einheitliches ERP-System ersetzt werden mussten. Dazu wurde ein ambitiöser Zeitplan entwickelt: Nach dem Entscheid für eine neue Gesamtlösung sollte die Umstellung in wenigen Monaten erfolgen. Damit sollte die Grundlage geschaffen werden, dass sich das Unternehmen künftig erfolgreich und flexibel weiterentwickeln konnte. Gesucht wurde ein modernes ERP-System, welches alle relevanten Standardfunktionen zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

Ziele

Auf der Suche nach einer passenden Unternehmenslösung verfolgte die easylearn schweiz ag zwei Hauptziele. Einerseits sollte die neue Business Software die künftige Firmenentwicklung flexibel unterstützen, andererseits wollte man damit konkrete Verbesserungen in den aktuellen Geschäftsprozessen erreichen. So sollten etwa die Medienbrüche zwischen den abzulösenden Applikationen eliminiert und die Arbeiten dadurch effizienter und kostengünstiger werden. Zudem musste sichergestellt sein, dass alle Abläufe lückenlos im neuen System abgebildet werden konnten. Damit dazu keine zusätzlichen Softwareanpassungen nötig waren, zeigte sich die easylearn bereit, ihre bestehenden Arbeitsabläufe bis zu einem gewissen Grad anzupassen. Wichtig war, dass man mit einer einheitlichen Datenbasis für alle Unternehmensbereiche die Qualität der Kundenbeziehungen verbessern konnte, die Transparenz von Informationen erhöhen und verlässliche Kennzahlen gewinnen konnte.

Vorgehen

Als Grundlage für die Evaluation der neuen Unternehmenslösung diente der Vergleich möglicher Produkte mit dem Funktionsumfang der bestehenden Anwendungen. Gemeinsam mit dem vorhandenen Know-how der Benutzer und deren Überlegungen zu den künftigen Systemanforderungen wurde so ein massgeschneidertes Anforderungsprofil konzipiert. Mit Opacc fand man schon nach kurzer Zeit den passenden Lösungsanbieter, welcher insbesondere die speziellen Kriterien des E-Learning-Business standardmässig erfüllen konnte. Die Implementierung funktionierte gut und schnell: Vom Projektstart bis zum Praxistest vergingen nur etwas mehr als 10 Wochen. Entscheidend war dabei, dass die bestehenden Daten reibungslos übernommen werden konnten – Daten aus dem Management-Informationssystem und dem Kundeninventar, aber auch Verkaufsdaten und Kontaktplanungen mussten übertragen werden. Hoch bewertet wurde bei der Implementierung vor allem der Wissenstransfer: Alle Mitarbeiter waren vorgängig an Standard-Kursen in der OpaccAccademy geschult worden. Nach der Installation wurden dann 1,5 Tage E-Learning zu spezifischen Themen durchgeführt, so dass sämtliche User am Tag des Produktivstartes das neue System beherrschten.

Lösungskonzept

Zum Einsatz kommen bei der easylearn schweiz ag die Standardmodule von OpaccERP in den Bereichen Adressen, Artikelverwaltung, Verkauf, Einkauf, Service, Management Information System (MIS) und Dokumentenmanagement (DMAS). Da OpaccERP bereits über alle benötigten Funktionen verfügt, konnte auf individuelle Anpassungen verzichtet werden. Mit dem Funktionsumfang des Lösungsstandards werden alle Bedürfnisse der Anwender in den Bereichen CRM, Verkaufsabwicklung, Leistungsmanagement, Projektnachkalkulation und Dokumentenverwaltung abgedeckt. Für Ernst Erni, CEO Easylearn AG, ist dabei der konkrete Nutzen für das Unternehmen essentiell: «Wir haben bei der Einführung Wert daraufgelegt, dass die Lösung auf unsere Art von Business passt und einen Beitrag zum Unternehmenserfolg leistet.» Die Vorteile von OpaccERP zeigen sich in verschiedenen Bereichen. Die gemeinsame Daten- und Informationsbasis von Opacc erleichtert die Zusammenarbeit über alle Abteilungen hinweg. Der Aufwand für Abklärungen ist deutlich minimiert worden. Gleichzeitig ist die Arbeitsqualität gestiegen – dank des Wegfalls von Fehlerquellen wie Schnittstellen und redundanten Daten. Für die Kommunikation mit den Kunden können die Mitarbeitenden der easylearn schweiz ag auf transparente, aktuelle Informationen zugreifen. Dazu gehören natürlich auch verknüpfte Dokumente. Marketing und Verkauf werden durch integrierte Kampagnen unterstützt und haben so ein effektives Werkzeug für ihre Vertriebstätigkeiten zur Hand. Vom Erstkontakt über die Leadbearbeitung bis zur Offerte und Auftragsabwicklung ist eine perfekte Durchgängigkeit gewährleistet. Die dabei anfallenden Daten werden zu aktuellen Kennzahlen verdichtet und stehen dem Management jederzeit zur Verfügung. Dadurch sei, so Ernst Erni, ein Gesamtsystem entstanden, welches eine «hindernisfreie Gestaltung der Unternehmensführung» fördere und gleichzeitig sämtliche Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit optimal unterstütze.

Fazit

Allein schon die Ablösung von drei Teillösungen durch eine einzige Gesamtlösung war ein grosser Erfolg für die easylearn schweiz ag. Mit der Einführung von OpaccERP als moderne, zukunftsgerichtete ERP-Software hat das Unternehmen an Agilität und Effizienz gewonnen. Dies zeigt sich insbesondere in bei der Pflege von Kundenbeziehungen sowie in den Bereichen Marketing und Vertrieb. Ermöglicht wird dies durch die einheitliche Daten- und Informationsbasis von OpaccERP und dessen breiten Funktionsumfang. Alle Unternehmensprozesse werden so unterstützt, wie man es sich bei der easylearn schweiz ag vorgestellt hat. Auch wenn das gesamte Vorhaben aufgrund der zeitlichen und inhaltlichen Vorgaben sehr ambitioniert war, konnte man dank des professionellen Projektmanagements seitens Opacc und der hohen Motivation der Anwender die Ziele wunschgemäss erreichen. Ernst Erni zieht eine durchwegs positive Bilanz: «Heute verfügen wir dank OpaccERP über eine ERP-Gesamtlösung, die uns nicht einschränkt, sondern den Weg frei macht für eine erfolgreiche Zukunft.»

Anwendertipp

«Es lohnt sich, den Projektfokus klar zu definieren und pragmatisch die dafür am besten geeignete Lösung zu suchen. Dabei spielen der Einbezug der Mitarbeitenden, der Wissenstransfer und die Schulung eine zentrale Rolle.»

Ernst Erni, CEO, easylearn schweiz ag

IT-Konkret

Anwender easylearn schweiz ag
8912 Obfelden www.easylearn.ch
Mitarbeiter 30
User 20
Anbieter Opacc
Industriestrasse 13
6010 Kriens
www.opacc.ch
opacc-extended-erp
Lösung OpaccERP
Branche Bildung
Thema ERP

Die Fallstudie als PDF