Dank modernem ERP den Weg in die digitale Zukunft freigeräumt

30. Oktober 2017 um 8.07 Uhr
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Nicht nur Männeraugen beginnen zu leuchten, wenn sich die XXL-Baumaschinen der Probst Maveg AG in Bewegung setzen. Hier dreht sich alles um Bagger, Walzen Radlader, Strassenfertiger, Geländekrane und andere Spezialmaschinen. Für das harte Geschäft mit den tonnenschweren Arbeitsgeräten setzt das Schweizer Unternehmen erfolgreich auf das ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Gemeinsam mit dem IT-Partner Acommit haben die «schweren Jungs» den Weg in die digitale Zukunft freigeräumt.

Erfahren Sie…

… weshalb ein IT-Lösungsanbieter nicht nur technisches Wissen, sondern auch Branchenkompetenz braucht.

… welche Vorteile der Wechsel von einer veralteten Software auf ein modernes ERP-System bringt.

Immerhin 58 kg bringt der für die Bodenverdichtung benötigte Stampfer auf die Waage, über 100’000 kg Gewicht kann es beim Grossbagger sein. Dazwischen gibt es eine Vielzahl unterschiedlichster Baumaschinen. Die 1945 gegründete Probst Maveg AG hat für jedes Anwendungsgebiet das passende Modell. Mitte der 1990er-Jahre wurde aus der «Maveg Maschinen Vertriebs-Gesellschaft» durch die Fusion mit einem Mitbewerber die Maveg-Notz Baumaschinen AG. 1999 entstand daraus die Probst Maveg AG. Heute beschäftigt das Unternehmen an seinen Standorten in Crissier VD und Lyss BE rund 100 Mitarbeitende. Dem Geschäft mit den Baumaschinen ist man treu geblieben. Mit Produkten der Marken Bomag, Hitachi, McCloskey, Tadano, Montabert und Grindex sowie einem schweizweiten Servicenetz mit zwei weiteren Stützpunkten in Embrach ZH und Osogna TI ist die Probst Maveg AG bestens aufgestellt. Sie ist Teil der Probst Group Holding, zu der seit 2003 auch eine Firma in Frankreich gehört, die ebenfalls im Baumaschinenhandel tätig ist. Im Jahr 2016 hat die Gruppe weiter expandiert und die Wagner + Betontechnik AG mit Sitz in Sursee übernommen.

Mit der Umstellung auf Dynamics NAV 2016 und der Unterstützung durch den IT-Partner Acommit hat die Probst Maveg AG ihren Weg in die digitale Zukunft geebnet.

Ausgangslage

In Sachen ERP ist die Probst Maveg AG kein unbeschriebenes Blatt. Seit 2003 hatte man Dynamics als Branchenlösung im Einsatz. Allerdings hatte die damalige Version zwei gravierende Nachteile: Erstens wurde die Lösung ursprünglich für die Anforderungen einer anderen Firma entwickelt und entsprach so nicht ganz den Idealvorstellungen. Andererseits wurde die spezielle Anwendung aufgrund ihrer individuellen Funktionen nur in Teilen weiterentwickelt. Damit hinkte die Lösung der offiziellen Standardversion von Dynamics NAV nach, was über die Jahre immer deutlicher spürbar wurde. Fehlende Kompatibilität mit Office 2013, die Beschränkung auf Windows-2007-Clients, aber auch mangelnde Funktionen wie etwa die Möglichkeit von SEPA-Zahlungen, die mobile Unterstützung des Aussendienstes oder die Integration eines Webshops bremsten die Anwender im Tagesgeschäft und das Unternehmen in seiner Weiterentwicklung. Angesichts der Dynamik der Handelsmärkte wurde die interne IT-Situation vom Management als zunehmend kritisch beurteilt.

Zielsetzung

Grundsätzlich war man mit dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV bei der Probst Maveg trotzdem zufrieden. Die Anwender nutzten die vorhandenen Möglichkeiten des Systems so weit als möglich. Insgesamt zeichnete sich jedoch immer mehr die Notwendigkeit ab, auf eine modernere Lösung zu wechseln. Nicht zuletzt auch deshalb, weil die Anforderungen im Baumaschinenhandel seitens der Kunden, aber auch der Hersteller immer anspruchsvoller wurden. Angesichts dessen wurde die «digitale» Stagnation für die Probst Maveg zu einer immer grösseren Belastung. Da man schlussendlich keine Möglichkeit sah, die Software auf einen neuen Stand zu bringen, entschloss man sich, eine Alternative zu suchen. Erklärtes Ziel war es, ein System zu evaluieren, welches künftig mehr Entwicklungsfreiraum und Unabhängigkeit bieten sollte. Funktional sollte sich die neue Lösung möglichst nahe am bestehenden Dynamics NAV-Standard orientieren, welcher ja grundsätzlich sehr gut auf die Geschäftsprozesse abgestimmt war.

Vorgehen

Mit einem ERP ist es wie im richtigen Leben: Eine bewährte Beziehung gibt man nicht so schnell preis. Nachdem man rund 13 Jahre lang mit Dynamics NAV gearbeitet hatte, verzichtete die Probst Maveg AG auf die Evaluation eines neuen Softwareprodukts. Stattdessen konzentrierte man sich darauf, die Anforderungen anhand der internen Betriebsprozesse zu analysieren und mit spezifischen Branchenkriterien zu ergänzen. Basierend auf diesem Fundament ging man auf die Suche nach einem möglichen Dynamics NAV-Partner, welcher den Umstieg auf die neuste Version und gleichzeitig auch individuelle Zusatzprogrammierungen übernehmen konnte. Natürlich wurde als erstes der bisherige IT-Lösungsanbieter Acommit AG angesprochen. Das kompetente, kundenorientierte Auftreten der Mitarbeitenden überzeugte auf Anhieb: «Unsere Anliegen stiessen bei den Spezialisten der Acommit AG auf offene Ohren. Innert kurzer Zeit waren konkrete Vorschläge für die Umsetzung auf dem Tisch. Wir waren positiv überrascht, wie gut sich Acommit in unsere Thematik eindenken konnte und wieviel man von unserer Branche verstand», lobt Thomas Burillo, Leiter Finanzen und Administration bei Probst Maveg, die Zusammenarbeit. Gemeinsam wurde festgelegt, dass in einer ersten Phase die alte Version von Dynamics NAV durch die aktuelle Version 2016 abgelöst und im operativen Betrieb stabil verankert werden sollte. Nachdem das System eingerichtet worden war, erfolgte die Schulung der Key-User nach dem Train-the-Trainer-Prinzip. Die Datenübernahme aller alten Daten war komplex, konnte aber dank kompetenter Hilfe durch Acommit erfolgreich durchgeführt werden. Acommit zeichnete auch verantwortlich für die Konzeption und Parametrierung des Systems sowie diverse individuelle Zusatzprogramme. Die definitive Umstellung erfolgte problemlos, so dass die neue Dynamics NAV-Generation vom ersten Tag an einwandfrei funktionierte.

Lösungskonzept

Das Kerngeschäft der Probst Maveg AG besteht im Verkauf und der Vermietung von Baumaschinen sowie in umfassenden Servicedienstleistungen. Speziell für den Aussendienst und die Servicetechniker brachte der Wechsel auf Dynamics NAV 2016 grosse Vorteile. Neu können sie ortsunabhängig sowohl über Smartphone als auch Tablets und Notebooks online auf das ERP-System zugreifen. Dadurch lassen sich Kundenbesuche optimal vorbereiten. Sämtliche Informationen über Umsätze, Maschinen inklusive Ausrüstung, Preise und Kundenhistory sind jederzeit abrufbar. Für das Unternehmen besonders wichtig ist der Service-Bereich, in welchem rund zwei Drittel der Mitarbeitenden tätig sind. «Wir wollen hier die Möglichkeiten weiter ausbauen und die Prozesse vereinfachen. Dank höherer Effizienz können wir auf den akuten Margendruck reagieren», erklärt Thomas Burillo. Mittels Rückstandsverwaltung bei den Ersatzteilen, dem Einsatz von Strichcodes in der Logistik und weiteren Massnahmen werden die Abläufe laufend optimiert.

Investitionsgüter wie Baumaschinen werden von Kunden häufig nur gemietet statt gekauft. Auch bei der Probst Maveg AG ist das Mietgeschäft von besonderer Bedeutung. Mit Dynamics NAV konnten die Anforderungen auf einfachste Weise umgesetzt werden. Eine Besonderheit beim Verkauf der Baumaschinen und -geräte ist die interne Identifikationsnummer, welche zusätzlich zur Seriennummer vom System vergeben wird. Jedes verkaufte Produkt wird als Variante des entsprechenden Artikels geführt. Aufgrund der einzigartigen ID können diese Varianten im ERP als eigenständige Artikel geführt werden. Dadurch lassen sich alle Vorgänge wie Services, Reparaturen, Ersatzteile usw. eindeutig einem bestimmten Produkt zuordnen. Bei einem allfälligen Rückkauf oder Weiterverkauf der Maschine kann so auf eine lückenlose History zurückgegriffen werden.

Fazit

Der Sprung in die digitale Zukunft ist der Probst Maveg AG mit der Umstellung auf Dynamics NAV 2016 vollumfänglich geglückt. Bereits geplant ist die nächste Phase der System- und Prozessoptimierung. Die Möglichkeiten mit dem neuen ERP seien noch nicht voll ausgeschöpft, so Thomas Burillo: «Wir haben bewusst nicht alles aufs Mal gemacht, dafür aber richtig.» Schon jetzt sei klar, dass sich der Aufwand gelohnt hat. Das System hat an Stabilität gewonnen, die Fehlerquote ist aufgrund der zusätzlichen Standardfunktionen deutlich gesungen, die Benutzerfreundlichkeit ist massiv verbessert und die Einsatzmöglichkeiten stark erweitert worden. In Sachen Transparenz und Genauigkeit, insbesondere im Finanzbereich und bei der Kalkulation, hat die neue Lösung die Erwartungen weit übertroffen. Fazit: Dank moderner Business Software und dem passenden IT-Partner hat man bei der Probst Maveg AG den digitalen Weg in eine innovative Zukunft erfolgreich freigeräumt.

Anwendertipp

«Zwei Erkenntnisse bei der ERP-Einführung sind wesentlich: Erstens sollte man nicht von Anfang an das Unmögliche wollen und jede Eventualität abdecken. Zweitens muss der Lösungspartner bzw. dessen Projektleiter zwingend etwas von der Branche des Kunden verstehen.»

Thomas Burillo, Leiter Finanzen und Administration, Probst Maveg AG

IT-Konkret

Anwender Probst Maveg AG
3250 Lyss

www.probst-maveg.ch

Mitarbeiter 100
User 60
Anbieter Acommit AG,
8810 Horgen

www.acommit.ch

Lösung Microsoft Dynamics NAV
www.microsoft.com
Branche Baumaschinen
Thema ERP, Service

 

Die Fallstudie als PDF