Das ERP als Daten-Engine für die E-Commerce-Plattform der iba ag

18. Januar 2018 um 11.10 Uhr
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Die Mitarbeiter der iba ag haben ein klares Ziel: Sie wollen die Erwartungen ihrer Kunden übertreffen und mehr Freude in den Arbeitsalltag bringen. Ein enormes Sortiment an Bürobedarfsartikeln und kompetente Beratung sind der Schlüssel dazu. E-Commerce ist für das B2B-Handelsunternehmen von zentraler Bedeutung. Dank des Schnittstellenmoduls tosca.connect übernimmt das ERP-System tosca die Rolle als Daten-und Prozessengine für Drittsysteme wie PIM-Lösung (Hybris) und Webshop.

Erfahren Sie…

… weshalb Datenschnittstellen für die Prozessdigitalisierung wichtig ist.

… wie sich ein ERP mit anderen Systemen verbinden lässt.

Seit 1939 bietet die iba AG Produkte und Dienstleistungen für sämtliche Bedürfnisse rund ums Büro. Mit rund 190 Mitarbeitenden ist das in Bolligen BE domizilierte Unternehmen heute der führende Schweizer Bürobedarfsanbieter für Firmenkunden. Das Angebot wird laufend erweitert. So bietet die iba neben Bürobedarf mittlerweile auch Outsourcing-Lösungen für das gesamte Verbrauchsmaterial, Geschäftsdrucksachen, Büroeinrichtungskonzepte und Managed Print Services an. Das Sortiment im iba Online-Shop umfasst 13’000 Artikel, davon können mehr als 8000 direkt ab Lager geliefert werden. Zum Angebot der iba ag gehören aber auch zahlreiche Dienstleistungen wie die Beschaffung von Geschäftsdrucksachen oder Werbeartikeln, spezielle Druckerlösungen für KMU oder Beratung bei Büroeinrichtungen und der Optimierung von Arbeitsabläufen.

Kundenfreundlich, modern, durchdacht: Die E-Commerce-Plattform der iba ag basiert auf dem flexiblen Datenaustausch zwischen ERP, PIM und Webshop.

Ausgangslage

Modernste Technik und effiziente Logistikprozesse bilden die Grundlagen der iba ag, um die Kunden rasch und individuell zu bedienen. Dazu gehört auch der 2017 neu lancierte Webshop, welcher den Kunden nicht nur ein einzigartiges Shoppingerlebnis ermöglicht, sondern auch ein wichtiges Element der E-Commerce-Strategie darstellt. Die Datengrundlagen dazu liefert das vorhandene, bewährte ERP-System tosca. Es versorgt das Produktionsinformationssystem (PIM) und den Webshop der iba mit aktuellen Informationen und übernimmt die online generierten Kundenbestellungen für die weitere Auftragsbearbeitung und Logistikprozesse. In Zusammenhang mit der Einführung der neuen E-Commerce-Plattform musste die Datenschnittstelle ebenfalls überdacht und neu konzipiert werden.

Zielsetzung

Primäres Ziel des Projektes war, das bestehende ERP-System tosca und den Webshop möglichst eng miteinander zu verzahnen. Dabei sollte der Datenaustausch so effizient und reibungslos wie möglich erfolgen. Die bestehende Verbindung musste ersetzt werden, wobei gleichzeitig mehr Flexibilität und eine höhere Performance gegenüber der aktuellen Situation angestrebt wurden. Um redundante Daten zu vermeiden und aufgrund der grossen Artikelvielfalt musste das ERP zwingend die Rolle als zentrale Datendrehscheibe für die umliegenden Drittsysteme übernehmen.

Vorgehen

Gemeinsam mit dem langjährigen ERP-Systempartner dynasoft wurde eine passende Lösung gefunden. «Im Gespräch mit den Spezialisten von dynasoft wurden wir auf eine neue, integrierte Komponente unserer ERP-Software aufmerksam gemacht. Mit tosca.connect lassen sich Drittsysteme anbinden und Daten austauschen», erklärt René Walther, Leiter IT-Applikationen, bei der iba ag. Bei der Konzeption, Realisierung und Installation der Schnittstelle zwischen ERP und dem neuen iba-Shopsystem stand dynasoft ihrem Kunden mit Rat und Tat zur Seite. Die Implementierung erfolgte zeitgleich mit dem Relaunch des neuen Webshops. Die Koordination der involvierten Lösungspartner übernahm iba-Teilprojektleiter René Walther und sein Team. Dank des Engagements aller Beteiligten konnte die Schnittstelle termingerecht und zur Zufriedenheit der Anwender in Betrieb genommen werden.

Lösungskonzept

Bei der iba ag übernimmt das ERP-System tosca die Rolle einer zentralen «Daten-Engine». Diese verbindet nicht nur die Umsysteme, sondern stellt auch die Datengrundlage und Funktionalität für die Geschäftsprozesse in den Bereichen Einkauf, Materialwirtschaft, Auftragsverwaltung und Buchhaltung zur Verfügung. Die in tosca abgespeicherten Artikeldaten werden mittels Datenaustausch an die PIM-Lösung Hybris übermittelt, wo zusätzliche Produktinformationen ergänzt werden. Danach gelangen die angereicherten Datensätze in den Online-Shop. Auf ausdrücklichen Wunsch der iba ag wurden ERP-System und Webshop bewusst als autonome Einheiten konfiguriert. Sollte eines der beiden Systeme einmal nicht zur Verfügung stehen, bleibt das jeweils andere trotzdem funktionsfähig. Bestellungen aus dem Webshop werden automatisch ins ERP-System tosca zurückgeschrieben und von dort aus weiterverarbeitet. Meldet sich ein Kunde neu im Shop an, werden seine Daten aus Sicherheits- und Bonitätsgründen zuerst geprüft und im tosca angelegt, bevor die Freigabe für den Online-Einkauf erfolgt.

Technisch basiert die Schnittstellen zwischen tosca-ERP und Webshop auf dem international anerkannten und weit verbreiteten Standard REST (Representative State Transfer) Protokoll. Damit bietet tosca.connect eine ganze Bibliothek von möglichen Datenabfrage- und Datenbearbeitungsfunktionen als Web-Services für die Kommunikation und den Datenaustausch mit Drittsystemen an. Im speziellen Fall bei iba kommen beim Datenexport vom ERP zum Produktionsinformationssystem (PIM) bzw. zum Webshop Standardkomponenten von tosca.connect zum Einsatz. Für den Import von Kundenbestellungen, geänderten Daten von Shop-Kunden usw. wurden von dynasoft individuelle, auf die spezifischen Bedürfnisse von iba zugeschnittene Programme entwickelt. «Ein grosser Vorteil der Lösung ist, dass tosca.connect in die Prozesse der tosca ERP-Suite eingebunden ist und einfach im Hintergrund läuft, ohne dass man speziell etwas dafür tun müsste. Zudem wurde keine zusätzliche Infrastruktur benötigt, da die ganze Infrastruktur von tosca bereits seit längerem bei uns erfolgreich im Einsatz ist», betont René Walther den Nutzen der neuen Datenverbindung.

Fazit

Die Kundenzufriedenheit steht bei iba an erster Stelle. Um dieses Ziel zu erreichen, wird eine technische Infrastruktur benötigt, welche höchsten Ansprüchen genügt. Für die iba ag war es deshalb wichtig, bei der Umsetzung der neuen E-Commerce-Plattform auf eine zuverlässige, effiziente und performante Lösung zurückgreifen zu können: «Im Gegensatz zur vorherigen Lösung lässt sich dank tosca.connect die Schnittstelle zwischen ERP und Umsystemen besser skalieren. Das hat beispielsweise den Vorteil, dass bei einer Massenmutation von Artikeln die Systeme nicht für längere Zeit blockiert sind.» Die gesamte Integration verlief hinsichtlich Budget und Terminen absolut planmässig. Der Betrieb von tosca.connect – und damit das Zusammenspiel von ERP und Webshop – hat sich von Anfang an bestens bewährt. Stabilität, Flexibilität und Zuverlässigkeit zeichnen die Schnittstelle aus. Eigenschaften, welche nicht zuletzt die Leistungen der iba gegenüber ihren Kunden repräsentieren.

Anwendertipp

«Angesichts zunehmend digitalisierter Prozesse übernimmt das ERP immer mehr die Rolle eines Datenmotors für die Umsysteme. Bei der Wahl einer Unternehmenslösung sollte man deshalb besonderes Augenmerk auf die Möglichkeit des integrierten Datenaustausches legen.»

René Walther, Leiter IT-Applikationen, iba ag

IT-Konkret

Anwender iba ag
3065 Bolligenwww.iba.ch
Mitarbeiter 190
User 140
 

Anbieter

dynasoft
4501 Solothurnwww.dynasoft.ch
Lösung tosca  
Branche Bürobedarf
Thema ERP, Handel, E-Commerce

 

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